学校档案信息化的问题与对策

郭伟

摘 要 档案管理的相关工作是所有学校教学工作的关键构成部分，而在档案管理工作当中实行信息化则各大学校构建信息化系统的关键构成部分。本文就学校档案管理相关信息化体系的构建情况，并且就其信息化建设进程提出相关解决措施。

关键词 档案信息化；产生的问题；应对策略

中图分类号：G632 文献标识码：A 文章编号：1002-7661（2018）09-0072-01

伴随网络的广泛推广以及信息科技的不断发展，中国已经步入信息化年代。对于一家公司抑或是单位而言，档案都是一种珍贵财富，而档案管理的重要性则更加突显出来。所以我们在实际工作当中，需要在档案管理时需要借助现代化的网络科技与信息技术进行改造，势在必行。本文综合当前各大学校档案信息化组建情况，再结合个人的具体实践工作，提出了相关的解决措施，以供参考。

一、学校档案管理信息化建设的现状

学校档案一般都是学校教学与教育工作中的重要材料，同时，也为教学改革以及提升教育事业提供了珍贵的材料。伴随学校规模与师资力量的不断提高与发展，档案信息数量迅速增加，再加上对档案标准与要求的复杂化，在这种情况下，唯有借助现代化的网络与信息技术才能完成如此大工作量，保障学校档案信息管理工作的正常有序进行，以便于可以更好的为教学与教育工作提供良好服务。然而由于全国各地各个学校的情况复杂多样化，其在信息建设过程当中，出现了不少问题，主要体现在以下几个方面。

（一）学校投资力度不够

受地区经济等因素的影响，全国各地各个学校在信息化建设过程当中，学校的投资力度，有很差异，对于有些地区而言，因为受到生源以及招生方面的限制，其资金投资力度不足，导致其在进行档案信息改造过程中，心有余而力不足。

（二）没有统一化的标准与规范

因为当前我国还未制定相关的统一的学校案管控信息组建标准与规范，导致其档案讯息保存格式差异化较大，不能使其充分进行共享。此外，国家还没规定统一的档案分类标准与编码标准，每个学校各自为战。这些因素都严重制约着其信息化程度，阻碍着学校间的档案共享与交流。

（三）档案信息资源匮乏

学校要组建其档案管理信息化系统，需要投资大量的资金用来购置硬件设备以及应用软件，不过因为学校资金的相对紧张，导致其投入资金较少。所以，导致学校相关档案馆信息化建设程度相对较低，更不可能把原有纸质材料转变化电子化信息，导致其能够利用的信息化来源相当少。这就出现档案管仅能起到档案保存作用的现象，限制了档案资源应有价值的充分发挥，导致其利用率的低下。

（四）安全性相对较低

对于各个学校而言，其档案讯息都是保密的，不许随便外泄，所以其安全性十分重要。不过，因为档案相关信息化管理都是应用计算机以及网络来达到传输目的，在传输过程中，就加大了其外泄风险，此外，网上充斥的病毒以及黑客也会造成重要的安全隐患。

二、学校档案管理信息化建设的相关对策

（一）转变管理观念

学校需要主动拥抱时代变化，转变相关档案管理观念，从传统人工方式操作思维当中转变过来，借助现代的网络与信息科技带来的便利，来积极主动的提高档案管理效率。然而随着学校硬件条件的有所好转，各个学校都在逐渐实现其信息化建设，但是学校相关管理人员还需要从其传统的管理思维中走出来，积极学习先进的管理模式，适应时代的变化。

（二）在档案信息建设进程中需要关注标准化

学校实行信息化建设，可以有利于学校间的交流与资源共享，但须有一个前提，就是其所使用的信息格式是统一的，如此，才能实现跨地区，跨部门间的交流与共享。所以，学校在进行信息化建设时，关注其标准化程度。其一，在最大程度上使用国际通用标准，同时需要结合国家、教育领域以及各地标准；其二，确立以标准化为主体的管理，并利用制度加以强化与规范。

（三）增加檔案资源，提高其丰富性

档案相关信息资源是进行档案信讯息化建设进程中的主要因素与必要构成部分，在其建设进程中，需要把现存的纸质档案完全电子化与数字化，同时还需要注意对零散档案信息的收集与整理，因为对于档案信息而言，其完整性是十分重要的。另外，学校还需要构建关于学校师资方管控方面的数据库，将所有在校教师信息记录进数据库，为提高学校的教学质量，提供必要的数据支持。

（四）增强专业人才的培育

建设档案信息化需要更高的人才，其不但要具备计算机技能以及互联网技术，而且还需要具有相关的档案管控能力，而目前状况是，学校比较缺乏这样的专业人才，所以，需要增强专业人才的培育。学校进行信息化建设时，不但需要提升其硬件先进性，还需要提高学校专业人才等软实力，所以不能一味追求硬件的先进性，而忽视专业人才培养的重要性。为了做到这一方面，其可以利用良好薪资待遇引入高级专业人才；其二，提升对现有相关工作人员的培训力度，使其尽快掌握新技术，以胜任其工作。

三、结语

档案信息化是学校现代化的关键构成部分，组建并运用好这样一个管理讯息体系，首先要转变相关工作人员的传统观念；其次，必须借助现代化的信息科技，体现人才优势，融合各种档案讯息资源，以实现其长久稳定发展。

参考文献：

[1]陈丹.高校档案信息化建设研究[J].信息与电脑（理论版），2016（13）：245-246.

[2]智通海.高校档案信息化建设中的问题与对策思考[J].盐城工学院学报（社会科学版），2011，24（02）：88-91.