浅谈淮化集团人事档案存在的问题

许金燕

【摘 要】人事档案工作是各单位组织人事工作的重要组成部分，它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。本文结合事实实际提出人事档案日常工作中存在的问题和解决问题的思路及对策。

【关键词】淮化集团；档案基础建设；自身建设

一、淮化集团人事档案管理的基本现状及沿革

1.淮化集团人事档案情况说明

安徽淮化集团有限公司是皖北煤电集团控股的大型煤化工企业，为全国“五一”劳动奖状获奖单位、全国守合同重信用企业、中国企业1000强、中国肥料制造业30强、安徽省工业企业50强。截止2018年4月现有职工3525人，在岗职工2934人，含领导219人、管技363人，倒班1437人，白班及其他913人。不在岗591人，含内退385人，大病人员27人，二线47人，待岗及其他132人。另还有退休职工4457人。在职职工档案、退休、离职、去世员工、无头档案及其他等共11183份，分别退休职工档案2687份，职工离职档案1349份，去世人员档案558份，无头档案2670份等分别由2个管档单位管理，多的单位有近1万多卷，少的只有几十百卷。

2.我单位人事档案管理主体的沿革和实际情况

历年随着我国各项改革的不断深入，安徽淮化集团有限公司自建厂至今已近60多年了，随着公司逐年发展变革，人事管理制度和用人制度的改革，厂房从吉林康乃尔到内蒙古西北能化、还有宁夏润夏有限公司，还有支持皖北煤电总部借用部分人员，也相应给本单位人事档案管理工作带来了新的变化，多级管理不便、多地管理不通、人档案不在一地等等实际出现的问题和情况。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员人员更替频繁，出现了部分领导不重视，并忽视人事档案管理现象，影响了人事档案管理工作，从日常工作中发现目前还主要存在以下问题：

1.硬件设施解决补差。部分领导不重视这项工作，对人事档案管理必备的条件解决落实差，没有专用档案配套机器，因老企业各类别档案多、档案到狭窄、潮湿、无法整齐排放柜内、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀等现象，甚至影响档案的美观、整洁、完整。

2.材料收集不便，缺损严重。

由于至2004年起皖北煤电集团控股入住淮化，也有了14个年头，管理体制发生了变化，而且分别在全国各地成立各个子公司等等，管理落实上有时会出现差错，推行人员竞争上岗，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，人事档案材料收集整理归档不及时。2004年淮化拥有各类专业技术人员1800余人，其中中高级专业技术人员960人，自现在人员流失严重，离职人员不及时转移档案留滞等现象。

据前段时间自查，档案材料不齐不全，特别入党材料、年度考核、工资变动、还有部分学籍材料等人事档案齐备率不高。

3.管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员变动频繁，新手占60%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门领导与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自的方便，违反人事档案相关规定，故个别人钻空子，抽取个人材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、本人对单位人事档案管理的建议和思考

1.提高认识，加强领导。人事档案是做好国企其他工作的基本条件这一，借助人事档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待人事档案，把人事档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强人事档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。为此，必须提高各级各对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2.加强档案工作基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防资、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，为此，单位主要领导应关心正常生产的同时也关注一下人事档案工作及给予一定支持。

3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》第三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。

建议：1）市档案馆每年组织培训业务知识，需及时通知各企事业单位相关人员必须参加培训，务必使管档人员能及时政策，知晓管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

2）配备专职人事档案管理人员，落实管档人员相关待遇。人事档案管理的基本要求，就在外在形式的规范统一内容的完整、真实、精练、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务、安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

4.严格制度、推行责任追究制。万事得有个规矩，为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记、查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成人事档案泄密、涂改等人为因素，对人事档案管理中出现问题，实行责任追究。

5.收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，国企人事制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档材料的不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。特别是企业正值多事之秋，全国化工经济萧条，多处驻外公司距离本部较远，也增大了收集各类材料的难度。

建议：1）管档人员必须及时向有关部門电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。认真整理，保证人事档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管理好人事档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、尘等。如确因工作需要，可办续借手续。查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。

2）建立奖惩机制，细化考核监管。进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

四、结语

人事档案管理工作是好坏直接影响选拔干部及职工升迁工作的效率和质量，涉及到每个干部及职工的切身利益。希望本文为更好的管理好人事档案，更好的为公司职工服务，更好的为日后档案工作提供参考。