浅析人事档案管理机制对高校人才队伍的影响

魏娟

【摘 要】人才问题是学校各项事业发展的前提，是高校改革发展的最核心问题。所以，高校应当重点关注人才资源管理基础工作，促进优秀人才健康成长和发挥作用，实现学校事业创新发展。高校人事档案管理是高校人事管理工作的一部分。如何创新档案管理机制，使其更好地发挥为高校人才队伍服务作用是文章分析的核心所在。

【关键词】人事档案；管理机制；人才队伍

【中图分类号】G275 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）02-0297-02

1 高校人事档案管理工作机制创新的重要性和紧迫性

通常来讲，高校人事档案工作是指人事部门根据国家政策与教育方针，实现人才的培养及干部的选拔、任用，同时建立相关档案，详细记录教师、干部人员的个人经历、政治作风、工作实绩与表现等信息，从各方面反映教职工基本情况。人事档案管理作为高校人事管理不可分割的一部分，主要工作是负责收集、归档、保管教职工个人职业生涯成长有关的文档信息。中共中央、国务院针对档案工作明确表示：档案作为党与国家财富之一，能够真实再现历史发展轨迹。档案工作属于专门事业，为社会主义现代化建设、历史研究等工作奠定了基础，不但服务于现今工作，同时能有效维护党与国家历史底蕴。在高校快速发展过程中，人事档案管理工作的创新具有重要意义[1]。重点表现在以下几个方面：一是干部选贤举能与人尽其才；二是教师合理引进与综合培养；三是管理者特长充分发挥等。换言之，高校人事档案管理是否科学合理，会影响到高校人才自身潜能的开发、教学质量与整体素质水平的提高，乃至学校人员队伍全面、稳定、长期发展的方方面面，因此必须受到高度重视。只有结合人事档案，掌握人才各方面信息，如经历、特长、道德素养等，才能真正熟悉并成功吸纳人才。以此为前提，根据人才各方面信息进行综合评估，實现选贤举能、人尽其才。按照评估结果，为人才提供最合适的岗位，方可展现其价值，最终给学校建设提供助力。因此，人事档案管理工作对于促进学校全面、稳定、长期发展而言，意义重大。

根据人事档案管理现状来看，高校人力资源管理存在着诸多问题，还未达到人才强校战略规划相关要求。结合现状不难发现，大部分档案管理者思想守旧，一味考虑经费投入与设施修建，事实上，档案管理人员是档案馆的核心主体，其能力和综合素质决定了档案管理质量。面对新时代发展要求，高校人事档案管理必须和自身发展紧密关联，给社会提供更优质服务，通过强大人才资源作为后盾，培养核心竞争力，实现长期、稳定发展。所以，为解决当前面临的种种问题，高校人事管理应当创新人事档案管理机制，尽快融入高校综合发展的新形势中去。所谓管理创新，主要是以管理思想、观念创新为起点，遵从全新思想与理念、改革档案管理制度、优化师资结构、全面提升教师主观能动性、为优秀人才的吸纳及培养提供最理想的环境。只有注重人力资源开发与培养，探索人才特征，并根据人才特征，为高校人力资源发展提供指导意见，才能给高校发展提供更多的动力[2]。

2 高校人事档案管理机制存在的主要问题

人才引进、科研项目及师资培训是各高校投入最多时间与精力的工作，然而这些工作大多数都仅仅停留在诸如“拍脑袋想当然”“参考兄弟院校策略”或者“依据惯例”上，并未结合人才自身实际的情况。因此，如何发挥人事档案数据分析在其未来发展预测方面的作用，有着极其重要的现实意义。出现上述现象的原因归根结底在于高校人事档案管理中机制存在许多问题，具体如下。

（1）长期以来，高校对人事档案管理关注度过低，并不重视。从实际情况来看，大多数工作人员甚至相关领导在对高校人事档案管理的理解上过于片面，他们认为人事档案仅仅是一些基础的且不能为单位创造任何收益的事务工作，例如裁剪、装订、保管等工作与教学科研等工作之间不存在直接关联，仅仅是保管各类材料信息，做到保密保存，满足查档需求即可。正是因为这种片面的认知，导致人事档案工作得不到关注，在岗人员亦觉得工作本身缺乏意义；相关部门对此早已习惯，在工作内容上的拓展上缺乏热情、不主动，更谈不上创新改革，也无法为学校教学、教研及人才建设提供具有参考意义的资料，档案存在的意义得不到体现。

（2）人事档案材料缺失问题严重、出现问题并未主动处理。因为缺乏足够关注，导致人事档案材料的收集过于被动，主要体现在归档制度不完善、执行懈怠、被动接收材料等方面，档案人员几乎不会主动索取，也不会在有任何缺失的情况下对档案进行主动补充，更不愿做出任何改变与调整。所以，部分人事档案始终无法补齐，缺失现象比较普遍，导致人事档案的不完整，无法发挥其为人才队伍提供综合信息的作用[3]。

（3）管理效率不高，能力有限，技术相对落后。大部分高校人事档案依然处于纸质文档保管阶段，在科技水平快速发展的今天，始终未能真正达到电子化管理水平。即便许多人事档案室配置有电脑，但也只是为了打印档案目录，没有起到其他作用，不能用其对人员资料快速查询，也不能快速完成信息分类、汇总等工作。从整体情况来看，技术水平的普遍落后，使人事统计必须依赖人工处理模式，从而导致人力资源不合理利用，既提高资源成本，又给工作效率带来了严重影响。在学校决策期间，人事信息始终未能展现应有的价值，进而使人才建设受到诸多限制。

（4）缺乏强大的人事档案管理团队。因为关注度较低，许多高校为节约成本，并未安排专门的档案管理员，大部分从业者带有兼职性质，时间与精力有限。因此，这种情况导致高校人事档案建设始终未有起色，并带来一系列连锁问题。即便指派相关人员进行人事档案管理，但专业人员较少，档案管理知识不足，能力水平较低，对档案管理采用“想当然”手段来实施，也难以发挥档案信息的真正作用。因此，缺乏专业的档案管理团队，无论是对高校人事档案建设，还是对发挥人事档案管理的作用，均有百害而无一利。

3 高校人事档案管理工作创新的指导思想和措施

为推动高校人事档案管理事业取得更大进步，档案工作人员必须具备开创性思维，本着严谨务实的态度处理各项业务，方可展现档案管理价值[4]。高校人事档案管理应当将人作为主体，不断强化管理工作者自身能力与专业技能，加强管理队伍的建设，提升管理人员的综合素质水平，从而实现人才资源最大化的发展目标。

3.1 理念创新

规范化、科学化是档案工作不断走向成熟的基本前提，高校必须尽快完善人事档案管理相关制度，比如收集、保管等制度，并确保各项工作有序进行。

3.2 坚持以人为本

高校人事档案管理工作带有服务性质，直接面向学校所有组织机构与教职工。档案工作人员必须注重服务质量，给所有服务对象留下良好的工作印象，从而更好地体现岗位的意义和价值。为保证服务质量，发挥人事档案强大作用，必须做到“以人为本”。全面、充分发挥人事档案的作用，需要将优质服务理念始终贯彻落实在工作中，确保人事档案能够客观、真实地反映各类信息。只有这样，才能为学校各组织机构提供最准确、有效的人员信息数据。

3.3 遵循信息化发展理念，实现数字化建设

进入信息化发展时代，科技水平的发展日新月异。信息化建设不但影响人类历史发展速度，而且给人们各方面带来了翻天覆地的变化。随着网络环境日益成熟，电子文件快速发展与应用，档案也随之朝数字化方向不断完善[5]。在高校人事档案资源数字化建设过程中，必须提前完成相关规划，遵循长期发展思路，循序渐进达成目标，促使短期、长期目标能够充分协调，共同实现预期规划；必须尽可能开发人事档案的价值，根据实际需求建立强大的管理软件，使相关信息得到有效管理与维护；寻求电子档案创建通道，依托网络技术，在安全的网络环境下真正做到数据资源的快捷利用。例如，构建全国或区域联网形式的档案管理系统，促使人事管理工作上升至全新高度，使工作效率進一步提升，从而在各领域发挥更大作用。

3.4 科学合理地进行人力资源开发

人力资源是无形、有形资源融合的产物，也被叫做第一资源。通过对各类资源对比不难发现，人力资源具备基础性、战略性及决定性特征，一直以来始终占据着主导地位。在人力资源开发过程中，主要将人类智慧、知识等作为资源，经过深入挖掘与整合，全面发现、培养、使用、调剂人才，促使各方面资源发挥最大作用。人力资源开发水平与高校发展息息相关，提升人力资源的开发与利用有助于增强高校综合实力。近些年，人才竞争已成为当今时代重要标志。高校纷纷将重心放在教师与管理团队的建设上，人才引进的相关政策也越来越成熟。高校不仅需要吸纳人才，而且肩负人才培养重任，因此，人力资源能否得到有效开发，直接决定其核心优势能否形成。为达成人才强校战略发展目标，高校必须注重人力资源开发工作，结合自身特征、优势与需求，完成人力资源科学配置，给人才发展提供最理想的平台环境。考虑到自身发展需求，高校应当有针对性地培养一批综合实力过硬的教研人员，使他们成为创造型、传授型等方面的中坚力量，并借此形成与众不同的品牌形象，打开知名度，吸纳更多有志之士，让学校更具活力[6]。高校教研科技人才济济，在科教兴国方面扮演着重要角色，而人事档案则是人才资料“缩影”，对于人力资源开发有着重要意义。所以，高校人事档案资源必须得到合理的开发与充分的运用，只有这样，才能更好地发挥为各类人才服务的真正价值，进而给学校发展奠定基础、创造条件。

参 考 文 献

[1]吴建美.高校人事档案管理浅议[J].江苏开放大学学报，2006，17（6）：90-91.

[2]郑亚辉.浅析高校人才强校战略下的干部人事档案管理[J].安徽科技学院学报，2013，27（5）：119-121.

[3]赖凡.论人事档案管理在高校人才队伍建设中的运用[J]. 办公室业务，2014（19）：167-167.