档案信息化建设的“滨湖经验”

周梅 吴烨宁

自2013年起，无锡市滨湖区档案局正式将档案信息化作为工作的重心，以便捷、高效、实用为目的，努力探索档案信息化建设新思路。2015年，滨湖区档案局顺利通过了江苏省5A级数字档案馆的评估，成为无锡市首家省5A级数字档案馆的区级单位。2016年，无锡市档案信息化工作会议在滨湖区档案局召开。2017年3月，在省档案信息化工作会议上，滨湖数字馆被列为会议学习考察场所之一，时任省档案局局长谢波带领全省各市、县区档案局主要负责人组成的调研组一行160余人，来我馆进行实地参观，并表示我馆的做法走出了一条档案信息化建设的“滨湖经验”，值得在全省范围推广。此后，档案信息化建设的滨湖经验被列入2017年省档案系统创新成果评选。

档案信息化建设的滨湖经验是怎么形成的？具体做法是什么？它给档案工作带来了怎样的变化？有什么样的启示？我们在思考过程中形成了如下体会。

一、档案信息化建设的基本做法

在实现实体档案数字化之前，我们就对滨湖区的档案信息化有了初步的设想：首先要搭建自己的数字档案馆平台，其次要建设基层单位数字档案室，最后形成档案信息资源区域内的网络化覆盖，以达到档案信息化的目的。

1.数字档案馆建设

在“科技兴档、科技强档”先进理念的指导下，“十二五”期间，我们对软、硬件系统和馆藏档案数字化投入了一定的人力和财力。

（1）搭建平台，加快数字档案馆的一体化建设。为有效实现区域内档案资源整合，使得查询利用更便捷，我们在确保信息安全有效的前提下，依托互联网、局域网、政务专网搭建了三个网络平台，积极开发符合要求的管理平台与应用系统。

利用局域网建立数字档案馆系统。我们的数字档案馆综合应用管理系统独立运行于局域网，与外界物理隔离，是档案馆的内部业务管理系统，是档案信息收集、加工、整合、利用、存储的中心场所，实现了档案馆内业务工作的网络化。系统总体构架可分为：基础设施层、数据层、应用支撑层、应用层和接入层五个层次。原文检索时间小于3秒，准确率达到99%以上。

利用政务网建立数字档案室系统。政务网与因特网物理隔离，在此平台上建成的数字档案室管理系统，可以将全区机关立档单位、基层档案室连成网络，实现了档案资源在线进馆、资源共享、网上业务指导等功能。目前，全区进馆单位已有20余个接入运行。

利用互联网建立档案信息发布查询平台。滨湖区档案信息网上设有开放档案资料目录及政府公开信息目录的查阅功能。于2006年开通以来，社会反响较好，目前正在进行网站第四次改版，优化网站结构模块，增加信息利用率。

（2）全文数字化，扎实做好数字档案基础资源建设。我局的馆藏档案数字化工作起步于2009年。目前已有案卷级117539条、卷内文件级1018095条、一文一件级90073条，共计约123万个条目，涉及民生的专题目录数据库20个。2014年我局通过政府招标，有重点地对馆藏所有文书档案以及利用率高的各类民生档案（婚姻、上山下乡知青、独生子女等）、照片、视频档案进行数字化加工和挂接工作，共计113个全宗，65838卷、141005件、照片16126张、视频142分钟，目前已累计扫描640多万页，挂接目录100多万条，馆藏档案数字化率达90%，重要民生档案100%数字化，总数据容量约为10T。

通过这几年的努力，我馆已建成包含5台服务器、总容量达60T的磁盘阵列、5台核心交换机、1台专业防火墙、UPS不间断电源、双机冗余热备系统等硬件设备的档案信息中心以及滨湖区档案馆核心数据库管理系统。同时，对局域网服务器配备了防火墙、入侵检测等网络安全设备，实现了电子文件收、管、存、用过程中的真实性、完整性、安全性和可用性要求。

如果把网络平台比作高速公路，那么数字化的档案就是汽车，而其他软硬件则是高速公路运行的保障措施。有汽车，没有高速公路，那么汽车跑不快；有高速公路，没有汽车，那么高速公路形同虚设；有了汽车，有了高速公路，那么汽车才能跑得快，但是存在着安全的隐患；给高速公路标上了指示，对行车人制定规则，有了这些保障措施，汽车就能跑得既快又好。正是有了对这三者关系的正确认识，我们信息化工作才没有跑偏，少走了很多弯路。

2.分步推进数字档案室创建

在通过省5A级数字档案馆验收后，档案利用服务愈发高效便捷，在服務中心、服务民生、服务社会中发挥突出作用，为后续数据库建设及服务网络的打造打下了坚实的基础。根据自身信息化的需要和省、市档案局的要求，我们将创建基层数字档案室摆在了工作首位。

针对区政府机关、乡镇街道各立档单位档案室而建立的数字档案室，是档案信息化工作的重要组成部分。前期，我们主要针对数字档案室的硬件设备进行调整和测试。2014年2月份，我局对数字档案室系统进行前期的服务器测试及初期框架搭建工作。由于我区大部分机关单位不在同一地点，为保证网络连通，我局向电信申请了一条区政务OA专线，与档案馆机房的防火墙相连接。与此同时，根据我区实际，改进数字档案室原系统模块，使应用范围涵盖各种门类档案目录的管理、归档电子公文及数字化后的影像档案管理，包括文件收集、文件整理、档案接收、数据导入、业务指导等，共18个分类模块，兼具各立档单位电子文件收集、鉴定、保存、发布的各项功能，使得电子档案的整理、移交以及档案信息资源的利用更为方便、快捷。

2016年，区档案局在前期工作的基础上，确立总体布局和实施步骤。依托电子政务网建设，制定了“先试点，抓典型，后铺开”的三步走计划，统筹规划、循序渐进，逐步开展基层数字档案室试点工作。当年12月，区环保局、山水城管委会率先通过测评验收，分别成为无锡市区级机关部门和街道层面首家拥有省4A级数字档案室的单位。

2017年，我们加快了数字档案室的创建步伐。一方面，我们优化数字档案室系统功能，与OA办公系统对接实现电子文件在线归档，并对全区60多家单位2011—2016年室藏档案进行数字化加工，为数字档案室创建提供基础保障；另一方面，稳步推进基层数字档案室建设，有2家单位通过了省5A级，5家单位通过了省4A级数字档案室评估，太湖国家旅游度假区和区委组织部以高分获得评估组的肯定，成为全区立档单位的典型，为今后数字档案室的创建工作增添了更强的信心。

下一步，按照滨湖区委、区政府下发的《关于2018—2020年滨湖区档案信息化建设实施意见》的文件精神，我们将以数字档案室创建为抓手，充分利用现代信息技术，实地调研、统一部署、分步实施，到2020年末，分三年全面完成全区机关、镇、开发区、街道的省A级数字档案室创建工作，建成以区档案馆馆藏为核心，各部门单位数字档案室相结合的档案信息资源共建共享体系，推进全区档案信息资源的整合，实现全区档案事业各类基础业务的全面提升和现代化。

为了大面积地种植，先要进行盆景试验，然后再入田试种，最后再大规模量产，这是种植业的经验，也是我们信息化工作的经验。近几年，我们以点带面，稳步推进，在馆室信息化方面做出了有益的尝试，并已经看到了网络化的曙光。

二、档案信息化建设中遇到的问题及推进的措施

1.思想认识不够到位——思想统一。很多单位满足于传统的档案移交、整理和利用方式，对于档案信息化的意义、作用和产生的效果还不理解，积极性不高。为此，我们一方面加大宣传的力度，在“6·9”国际档案日开展档案信息化宣传教育活动；在微信公众号“滨湖档案”以及网站上实时更新数字档案管理、区局各项档案信息化工作、档案查询利用效果等信息；建立包含各单位档案员的QQ群，相互分享档案信息化带来的便利，帮助他们实时解决遇到的问题。另一方面，实践先行，先通过调研，选取几个基础好、思想觉悟高的基层单位，帮助他们创建，让其他单位看到试点单位在推进档案信息化建设后，档案移交、查询和利用上的便利。通过上述举措，档案信息化在全区受到了越来越高的重视，截至目前，已有近50家单位完成了2011—2016年室藏档案的数字化，加入运用数据档案平台行列中的立档单位也不断增加。

2.畏难情绪客观存在——攻坚克难。档案信息化作为档案行业的新兴事物，是各基层单位没有接触过的，它涉及内部机构之间的协作、数字信息技术的采用、相关专业人才的培训、安全保密保管等多方面的问题，而且还需要硬件采购、软件开发维护、接口开发、传统载体数字化、人员配备等各方面的费用。档案信息化的“高深”“烧钱”让基层单位无从下手，而且投入大，甚至认为就算干了，也会成为无底之洞。对此，我们也为基层单位多方考虑。一是深入建设单位进行细致指导，并通过电话、微信等跟踪他们的建设进度，答疑解惑。二是我们根据试点，测算了基层数字档案室的建设费用：达到省档案二星级标准的基层档案室在创建数字档案室的过程中，大约需要5万元的投入，而达到三星级的基层档案室只需要约2万元的投入——这并不是一个高不可攀的费用。我们将这个测算告诉了各个单位，他们如释重负，创建的热情陡然高涨。

3.专业人才相对缺乏——培训提升。互联网在机关事务中的运用越来越广泛，但无论是我们区档案局还是基层各单位都缺乏相关专业人才，特别是在基层单位，传统的档案管理模式根深蒂固，很多基层档案工作人员不愿主动探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上档案信息化的建设速度。为满足数字档案馆（室）建设和运行的需求，完善人才队伍建设迫在眉睫，为此我们专门向区委、区政府报告，并得到区委、区政府领导的高度重视，区委、区政府专门召开协调会，由区编办专门研究在保管科挂牌成立信息技术科。近5年来，区委组织部和区有关部门克服编制瓶颈，每年都给我馆增添一名相对专业的人才。在基层档案信息化方面，我局定期面向各单位档案员以及分管领导开展业务技能和信息化技能的培训，并将培训内容制作成PPT和信息化手册以供后续学习巩固。梯度人才结构的逐渐完善，使得我们信息化建设工作越来越得心应手。

三、信息化带来的档案工作新变化

1.信息化建设为查档利用增添便捷。馆藏查档效率明显提升。馆藏档案全文数字化以及平台搭建完成投入使用后，平均时长从原来的20分钟缩减到现在的3分钟，对于馆藏中没有的档案，现在一键检索，马上可以确定。我们的工作量变少了，群众的认可度反而上升了，2017年全年，我馆接待查档2882人次，调阅案卷2895卷，为历史最高。基层查档摆脱条件限制。滨湖区的有些乡镇、开发区，档案室离办公大楼较远，客观条件的制约导致档案员查档很费周折，十分不便。有了数字档案室系统，输入关键词，点击查询，档案员在办公室就能轻松地查阅所需要的电子档案。档案信息化能够为利用者提供快速、准确、便捷的查档服务，提升了机关行政效率和公共服务能力。

2.信息化建设为档案存储提供保障。档案的安全保管是研究利用的前提。在档案信息化建设过程中，我们将馆藏、室藏档案全文数字化扫描，对于档案信息安全，我们一方面使用CA数字证书、电子签名、封装、双机热备等技术，并定期将馆藏档案异地备份；另一方面，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密事件的发生。档案信息化很大程度上实现了档案资料的安全，防止因人为因素、自然因素而导致的破坏，能够有效规避风险，不会因为实体档案文件的损毁而失去利用价值，这是原始的档案保管方式很难做到的。

3.信息化建设为编研工作释放潜能。在档案信息化之前，为了编史研究，从浩繁的文字中查找相关信息非常困难，现在只需关键词检索，就能方便、快捷、完整地查阅到馆藏全部相关档案。2015年末，滨湖区政协文史委员会会同我局成立编委会，着手编写的《滨湖渔史》一书，已于近日由凤凰出版社正式出版发行。该书共计约37万字，通过馆藏数字化平台查阅了大量的档案资料，节约了人力、时间，提高了效率。档案信息化使得档案在“存史、鉴今、资政”方面的作用得到充分发挥。

4.信息化建设为资源共享创造可能。我馆的档案信息化建设已全面铺开到基层，各基层单位可通过数字档案室系统查询其已进馆的档案，减少了开具介绍信及到馆查询的繁琐，与简化办公流程，提高机关工作效率的要求不谋而合。馆室一体化也为异地查档奠定了基础，我们实现了机关单位之间的档案信息资源共享，但還未能做到让群众就近查档。随着档案信息化建设的不断深入，档案利用服务网络的延伸拓展将成为可能，我们对未来信息化建设的设想是：实现全市跨馆异地查询档案，并将部分民生档案的利用延伸到区各街道（社区），方便老百姓就近查阅利用档案资料。

四、档案信息化建设带给我们的几点启示

1.各方支援是必要保障。从2013年开始，我们全局统一了认识，认为档案信息化是档案工作未来发展的趋势，我们也认识到档案信息化建设是一项系统工程，没有各方面的支持是不可能成功的。我们专门向区委、区政府报告了档案信息化建设的必要性，获得区委、区政府的高度肯定，无论是资金还是机构设置、人员补充都有了很好的保障，为整项工作的开展打下根基；与项目乙方，我们一直认为是合作关系，而不是单纯地认为他们是为了挣钱，大家都放在一个共同办事的平台上，我们才能在各方面进行有效的沟通，信息化工作才能顺利推进；我们作为下级局，省局、市局对我们一直予以精心指导，在立项、实施、扫尾直至验收的每个环节都给予了到位的服务，使我们的信息化工作没有走弯路，更没有走回头路；数字馆建成后，我们秉承服务的宗旨，与机关部门、乡镇街道反复沟通，目前已经有超过1/3的单位运用我们的平台进行档案查阅、在线指导，更大地发挥了数字馆的功能，也更好地服务了基层。八方支持，协力同心，这是信息化建设的支撑。

2.借鉴经验是最好方法。档案信息化建设所面临的新情况、新原则与新理论是以往的档案工作所没有的，与其闭门造车、事倍功半，不如寻求先进经验的支援。在确立档案信息化建设的目标要求之后，我们先后到杭州临安区、上海松江区、南京栖霞区、常州市、青岛市、南京建邺区等多个市、区、学习借鉴他们在档案信息化方面的优秀成果、经验教训，并与我馆的实际相结合，取长补短、灵活运用，开创了一条滨湖特色档案信息化之路。他山之石，可以攻玉，这是信息化建设的捷径。

3.服务利用是终极目标。从事档案信息化建设既是为了完成上级任务，更是为了有利于服务和利用，根据这样的思路，我们在信息化建设的所有环节中，都把方便利用放在更加靠前的位置，放在更加重要的位置。从立项到平台搭建，我们以利用为出发点和立足点，倒推各个环节的方案制定和技术要求。利用靠前，重在服务，这是信息化建设的生命。

近几年来，滨湖区档案局档案信息化工作在省、市档案局以及区领导的关心下，取得了一些“滨湖经验”，在这里与大家分享。对于我们来说，走的每一步都是新的起点，档案信息化建设永远在路上，我们会不断总结、完善、提高，拓展思路，提升标准，努力把档案信息化水平推向一个新的高度。