大数据时代政法干警人事档案管理探微

赵子墨 林华东

近年来，为了适应政法体制改革和档案管理模式转变的需求，培养和建设一支正规化、专业化、职业化的高素质政法干警队伍，政法系统坚持政法干警人事档案管理工作走科技强警之路，同时充分发挥大数据信息技术和警务人事档案数字化的作用，警务效能得到进一步提升，政法干警人事档案管理信息化水平有了大幅提高。

一、政法干警人事档案管理的基本情况

人事档案是政法干警个人成长历史的真实记载，是选拔任用和管理监督干部的重要依据。人事档案是“集中反映个人经历、品质才学、工作表现的历史记录，凡是记录个人经历及其社会实践活动，反映个人政治面貌、思想品质、业务能力、工作业绩、技术专长、学术水平、奖惩情况等方面的人事材料，都属于人事档案的收集范围。”[1]目前，从存储介质区分，政法干警档案可划分为纸质档案和电子档案两种类别。

纸质档案主要是指每位干警都有一个独立的纸质档案正本，按照档案整理要点分类装订入册。电子档案是指在档案管理系统中输入每位干警的各类信息，其内容均来源于纸质档案，电子档案信息为警衔系统、警务人事系统、公务员信息系统、党员信息系统等各类系统提供了准确和便利的检索条件。

人事档案主要是以个人作为立卷的单位，通常都是采用每人一卷的方式建立个人档案。政法干警的人事档案也是如此，他们的人事档案按其内容一共可以分为十大类。通过查阅政法干警的人事档案，可以更好地全面客观了解与掌握其工作与学习的历史状况，为将来的选拔任用提供基础性的档案资料依据。

政法干警的人事档案信息化系统是连接纸质档案和公务员信息系统、党员信息系统、警务人事系统、警衔系统等各种常用系统的纽带。作为信息最全面最准确的警务人事系统，为目前警务效能的提升提供了便利，系统中每位干警的信息包含了基本情况、学历、简历、家庭成员以及社会关系、年度考核、衔称信息、职务子集、培训信息等等，这些信息的准确性均来源于档案管理系统。

以“职务子集”为例，这项内容在档案管理系统里对应的是职务变动，上面涵盖了任职时间、免职时间、任职单位职务、任免职文号、职级，所有档案在职务变动情况里形成电子文件。查询和核对信息时无需再翻阅纸质档案，入职以后的所有信息都会一目了然，和职务子集逐条呼应，这为职务调整、晋升、工资晋级、警衔晋升等都提供了基础数据。再比如，每位政法干警的基本信息，特别是我们常说的“三龄两历”，这是档案审核的重中之重，年龄正确与否直接影响到退休时间。以某单位为例，在2015年做的全国干部人事档案专项审核中，按照《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》（组通字[2014]32号）要求，共排查出十多位干警的年龄出现问题，并及时作出了核实与修正。

二、大数据下的人事档案管理系统的特点及优势

大数据条件下人事档案管理系统的特点主要表现在：

一是人事档案的数字化存储。在大数据时代，“网络将成为档案利用的重要手段，通过网络提供档案利用服务，就必须实现馆藏档案的数字化。”[2]政法干警人事档案的信息化过程，是将不同的档案数据信息用文字图形等诸多方式进行外显，借助电脑编程进行读取和识别，并进行相关有效整合，生成个人的人事档案数据库信息，实现人事档案分类的系统化与信息化，以便于档案查询和检索。

二是人事档案的网络化传输。人事档案的内容借助数字化的网络传输工具，可以较好地实现数据信息网上传递与交流，成功跨越了时空限制，有效地连结了档案信息提供方、存儲方和使用方，在快速的档案信息传递过程中，能够有效发挥信息数据的利用绩效，较好地提升警务管理的效能。

三是人事档案的智能化查询。警务人事档案实施计算机大数据管理以后，将档案信息进行数字化存储，统一录入到警务人事系统的数据库之中，这将为今后查询与检索警务人事档案提供了非常便捷的通道；此外，警务人事档案实施计算机大数据管理后，还会大大地减少档案室手工检索的时间、降低劳动强度、极大提升人力资源管理的工作效率。

通过上面我们对大数据条件下人事档案管理系统的特点的描述可以看出，在大数据条件下计算机人事档案管理系统具有明显的优势。

第一，它有利于提高档案管理效率，降低管理成本。传统的人工操作，存在易出错、难保管、查询方式繁琐、耗费人力物力等问题，难以达到高效率的人事管理工作要求。而使用大数据计算机的人事档案管理系统能够快速地处理大量的数据，在处理档案信息时具有绝对优势。传统的警务人事档案在保存载体方面基本是采用纸质材料，这就导致了其成本高，占据的空间较大，长期保存所需的物理条件也十分苛刻，而运用计算机大数据进行档案的保存，其成本则远远低于传统的纸质文档。

第二，它有利于拓展档案信息形式，提高数据利用率。“随着档案信息化建设步伐的不断加快，档案数据也由原来的单一形式向电子文件、影像、音频、多媒体等全方位拓展，数据存储量也以几何级方式不断增长。”[3]建立了人事档案的数字化管理系统之后，对大量的人事档案数据进行比较分析、甄别遴选就会非常简单，而当这种新型的档案资料数据关系模式建构以后，必然会导致传统的档案资料由纸质档案向音视频等多媒体扩展，极大地提高了整个数据的利用价值，将原来“死档”变为“活档”。建立云档案平台后，在云档案平台上可以根据涉密等级，为不同职务、不同职级的政法干警设置不同的管理权限，使其浏览与之对应的电子档案，从而大大提高了档案信息的利用率。

第三，它有利于领导科学决策，提升服务质量。在政法干警提拔任用过程中，上级领导往往需要汇集相关人员的全面信息。传统的纸质档案，往往被动地呈现出单一的信息链，而通过警务人事档案管理系统就能够提供全面的人员基本信息、历年奖惩考核情况以及日常履职表现，可以通过该系统灵活筛选信息，充分发挥档案工作价值，为领导选拔任用干部便捷地提供参考依据。

第四，它有利于降低档案存储风险，提高档案存储的安全性。传统的纸质文档在传输过程中，存在着损毁、遗失、泄密等风险，即便存储在专用档案室中，也会受到火灾、地质灾害等威胁。在云档案平台数据信息安全的保障方面，“云档案平台采取了多种安全技术控制书库的存储、访问、传输和利用，确保这些档案信息的完整性、保密性。”[4]大数据、云计算下的警务人事档案管理系统为了保障平台上数据信息的安全，往往也会采取多种安全技术证书来控制存储、访问、传输和利用，确保警务人事档案信息的完整性与保密性，甚至对这些档案信息进行两套平台的存储和备份，一套数据存储于资源库中，而另一套则存储于应用库中，两套系统同步备份和更新，确保档案信息的安全。

三、大数据时代警务人事档案管理面临的问题

随着信息社会的飞速发展，警务人事档案管理也要改变其传统的手工编制作业等落后方式，迎接信息技术革命的挑战，在其转型过程中必然会面临以下诸多问题。

1.原始档案不真实、可靠性饱受诟病。目前的纸质档案整理都应该严格按照将来要扫描成电子档案的模式来进行，届时将全面实现干部人事档案信息化。2009年7月，中共中央组织部印发了重新修订的《干部人事档案材料收集归档规定》，此后，又于2010年1月27日，专门组织召开全国组织系统信息化建设工作座谈会，会议明确要求必须继续抓好干部档案的内容建设，更好地服务于干部人事工作。可是，现在的干部档案却存在诸多不真实情况，履历造假、学历造假、年龄造假屡见不鲜，因此，要持之以恒地抓好干部档案的审核工作，对干部档案涂改造假等不正之风应该制定操作性更强的惩治办法，建立保证干部档案质量的长效机制，从源头上确保档案信息的真实可靠。

2.档案管理部门专业人员的业务素质有待提高。从各个单位招录的档案管理人员的专业而言，极少有与档案管理相关的，即便是现在从事档案管理的工作人员，大多数也是兼职，没有经过专业的培训，导致很多的档案管理人员在最初开始从事此项工作时，无法快速适应岗位要求，或多或少地影响了工作效率，在一定程度上阻碍了档案信息化管理工作的开展。信息化的档案管理需要具备较强的现代信息技术知识素养，具备利用现代信息技术对传统档案信息进行处理的能力。因此，现有的档案管理人员只有不断提高业务技能，才能满足大数据时代对档案管理人员的要求。

3.人事档案管理的技术手段薄弱。政法干警的人事档案管理系统在信息化建设中普遍存在着认识理念的偏差和管理技术手段相对落后等现象。受到传统观念固化的影响，从事政法干警人事档案管理的工作者对信息技术在人事档案管理中的重要作用认知不到位，总认为人事档案管理工作只要做好档案的移交、编目立卷、入库、查阅等工作就算完成任务，没有看到数据库信息技术在人事档案管理中的强大功能。这与政法干警人事档案的数字化信息技术建设要求还有较大的差距，更遑论政法干警人事档案管理技术的创新。

4.档案管理信息化的规范性与安全性脆弱。一方面，安全性是人事档案管理的第一要求。计算机配置系统与网络运行中的多种风险都会对人事档案管理的信息安全带来隐患，如果人事档案信息管理工作人员缺乏安全意识，更会加速人事档案信息安全问题的爆发。另一方面，规范性也是人事档案管理工作的重要要求。人事档案的种类纷繁复杂，而政法系统各个单位都有自己的人事档案归档方法，无论是管理标准还是管理的形式都不统一，严重阻滞了人事档案管理的信息化进程。

四、完善大数据时代政法干警人事档案管理的对策建议

随着科技的进步以及干部人事管理工作的需要，对政法干警人事档案进行信息化管理是今后政法干警人事档案管理工作的必然要求。在大数据时代背景下，要完善提高政法干警人事档案管理工作需要从以下几个方面精准发力：

第一，强化“大数据”“云计算”的管理理念，加速数据资源融合。人事档案是政法系统档案的重要组成部分，全面记录了政法干警的基本信息。要求档案管理人员打破传统的管理理念，树立敏锐的档案管理意识，把干警信息与人事管理以及警务效能的提升有机结合起来，在实现资源有效合理配置前提下，全面推动政法系统政治工作和队伍建设的顺利开展。比如，针对警衔晋升干警开展培训方面，在确定好上课时间、地点以后，就可以通过警务人事系统数据进行信息筛选，一方面可以将符合晋升条件的人员筛选出来，另一方面可以依据课程学分和已训课程，科学设置本次培训的班次和培训课程，为干警的內部教育培训提供准确的决策依据。

第二，构建大数据综合应用平台，实现警务人事管理的集约化。“档案的信息化管理是现代信息技术时代的必然趋势”。[5]在当前政法系统人事档案管理中，未能将干警的日常考勤子系统、表彰奖励子系统、绩效考核兑现子系统与人事档案系统并联，干警的休假审批、呈报表彰、绩效评定无法实现信息互动，仍然要靠重复录入甚至是纸质文档的逐级审批，极大地影响了警务效能的提升，与当前大数据时代的信息应用普及极不相称。因此，要构建真正的大数据管理平台，将政法干警的个人档案信息全部放在这个平台上，实现警务人事综合信息的有效整合，且有利于个人信息的纵向对比，从而使政法干警队伍建设更加科学化。

第三，明确数据管理目标，统一数据标准。“制定和实施档案工作标准和规范是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。”[6]在大数据时代，对数据的运用应该搞清从大数据中要获取哪些方面的内容，从而设立一个明确的数据管理目标。目前，政法系统在创建干警人事档案过程中，尚未建构出相对统一的标准，评估的指标体系也没有明确定位。因此，需要对干警的人事信息大数据结构进行解读，制定出相对统一的人事档案评估指标体系，防止政出多门、各行其是。比如分析干警队伍工资历年来的涨幅变化情况，就要先设置一个普遍标准来规范干警个体的工资数据，然后通过整合分析进而准确掌握历年来的工资变化幅度和趋势方向，为对干警的激励工作打好基础。

第四，积极探索政法干警的档案数据分析方法，提升档案管理质量。政法系统的档案管理机构要积极寻求大数据开发公司的支持，对政法干警人事档案进行数据资源的挖掘、分析、应用，在提升政法干警档案管理质量的同时，也有利于提升政法干警队伍的管理水平。例如，通过对干警“八小时”以外的数据进行分析，可以全面了解干警的“生活圈”和“社交圈”，做到防微杜渐；通过分析干警的日常考核扣分、宿舍和工作地点出入记录等，可以预测干警履职的风险点，以利于有效给予提醒并防范；通过分析干警的休假情况、食堂消费卡的使用情况，能够了解哪些干警存在生活困难，进而更好地开展特困帮扶工作。另外，干警身体健康、心理健康、社保情况都可以移植到人事档案系统中，通过信息公司的技术支持，更好地服务于政法干警队伍保障工作。

*本文系国家社科基金青年项目“百年中国城乡规划法律问题研究”（13CFX035）和江苏省社会风险评估与治理法治化研究基地部分研究成果。

参考文献

[1]肖秋惠.档案管理概论[M].武汉：武汉大学出版社，2009：256.

[2]黄世喆.档案管理学[M].北京：高等教育出版社，2016：168.

[3]黄正鸿.云计算在档案信息化领域的应用启示[J].中国档案，2011（5）：61- 63.

[4]连伊娜.广东省高校档案信息化建设中的云计算应用[J].兰台世界，2017（16）：40-42.

[5]王慧.有关监狱档案信息化管理的问题及其措施探究[J].办公室业务，2015（19）：38.

[6]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2014（01）：83-84.