以创建数字档案馆为引领实现档案信息化工作新跨越

刘春华 冷春燕

近年来，丹阳市档案局以创建数字档案馆为契机，创新思路，积极探索，勇于实践，推进了档案信息化和档案综合管理现代化的建设。

一、目标明确，科学规划，全面优化发展环境

档案信息化建设是一项系统性工作，必须结合本地实际情况明确发展思路，从经费、队伍、技术等各方面完善保障机制，全面优化发展环境。

1.制定规划。根据《江苏省“十三五”档案事业发展规划》精神，数字档案馆建设是全省各级综合档案馆在“十三五”期间的主要任务。丹阳市档案局审时度势，迅速启动了数字档案馆创建工作。在学习考察的基础上，结合丹阳的实际情况，提出“数字档案馆五年建设规划”，循序渐进地推进数字档案馆建设——2016年创建江苏省4A级数字档案馆，2018年创建江苏省5A级数字档案馆，2020年前创建“国家示范数字档案馆”。2016年10月，丹阳市档案局以高分通过了江苏省4A级数字档案馆测评验收。目前，该局正全力创建江苏省5A级数字档案馆。

2.经费保障。丹阳市委、市政府高度重视数字档案馆建设工作。2007年起，馆藏档案数字化经费被列入年度预算。2016年2月，丹阳市数字档案馆建设工作被列入《丹阳市国民经济和社会发展第十三个五年规划》和《丹阳市“十三五”重大项目》，省4A级数字档案馆还被列入“2016年度丹阳市百项重点工程”。2016年起，市政府将数字档案馆建设作为推动档案信息化工作的核心工程和“智慧丹阳”建设的重要组成部分，列入财政预算逐年投入，总预算为1000万元，分5年实施完成，确保了数字档案馆建设的顺利推进。

3.队伍建设。档案信息化工作涉及多学科知识，人员队伍建设尤为重要。丹阳市档案局在2006年3月，经市编办同意，在局内增设“电子文件中心”，主要负责全市的档案信息化工作。通过公务员考试招录专业人员定岗定职，构建信息化工作的人才基础。积极组织局（馆）工作人员参加各类高校档案业务知识培训班、省“151工程”学术论坛，让大家在学习交流中开阔眼界，获取知识。以定期培训、現场指导、示范引导的方式提升基层档案工作人员的业务技能。针对部分依靠自身力量，短期内无法完成的工作，采取服务外包方式，借助社会力量，与专业化档案服务机构合作开展。

4.技术支撑。随着科技兴档战略部署的深入，丹阳市档案局依托前沿科技力量，大胆开展创新，档案科技成果喜人，被省档案局评为“全省档案科技工作先进单位”。2015年，与扬州大学合作，结合自身近年来在档案信息化方面的理论研究和实践探索，确立了“云计算环境下档案管理联盟平台关键技术”研究课题，并列入2015年度国家档案局科技项目计划。这也是丹阳市档案局课题项目首次入选国家档案局科技项目计划，该课题已于2017年底圆满结题。

二、项目推动，构建平台，夯实信息化建设发展基础

丹阳市档案局自数字档案馆创建工作启动以来，对照《江苏省数字档案馆评估细则》，认真开展自查工作，强根基、补短板，档案信息化基础设施、软件平台及电子数据等方面得到了明显改善。

1.加强数字档案馆硬件设施建设。丹阳市档案局先后投入近300万元用于档案馆信息化硬件设施的建设。2015年起，按照国家电子信息系统机房B级标准对局（馆）电子机房进行彻底改造，将机柜组件、冗余电源、核心数据机柜和动力环控操作室重新隔断，电子机房由原先50平方米增至100平方米。配备必须的服务器、磁盘存储、防火墙及交换机等设备。局域网与政务网系统均采用全光纤双机冗余热备，局域网磁盘采用双活存储及备份一体机，机房实施24小时环境监控，保证了软件系统不间断运行和磁盘数据的安全稳定。

2.精心打造数字档案馆应用软件平台。档案信息化软件平台是数字档案馆和档案信息化建设的一项基础性工程。近年来，丹阳市档案局按照国家档案局《数字档案馆建设指南》要求，以科学、高效、服务为宗旨，以满足档案管理者及利用者的需求为目的，大力推进建设网络化、一体化的全新数字档案馆综合管理系统。2016年，该局开发完成了“丹阳市数字档案馆综合管理平台”。该平台涵盖了档案工作的各个环节，包括数字档案馆管理系统、数字档案室管理系统（电子文件中心）、查档接待管理系统、多媒体档案管理系统、远程便民查档系统和核心数据库管理系统。在构建局（馆）局域网的基础上，依托电子政务平台，完成档案室与档案馆之间的数据交换，并依托互联网实现更广范围的信息发布与交流服务。总体上，基本形成了完全物理隔离的“三网四库”架构模式。在全市范围内，实现档案收集、整理、保管、利用、统计等方面的集中式管理和科学化利用。

3.逐步完善档案资源总库建设。档案资源数字化是档案信息化工作的重要基础，也是数字档案资源体系的主要内容。丹阳市档案局在这方面起步较早，从2003年起，该局即按照“利用优先、分步实施”的原则，积极稳妥地推进以档案馆为中心的集中式档案数据库建设。迄今共录入馆藏档案目录近150万条，扫描量逾800万页，约占馆藏总量的80%。其中馆藏民国档案、谱牒档案、婚姻档案、复退军人档案等珍贵、重要及利用率较高的档案已全部建成了全文数据库。在积极推进集中式数据库建设的同时，还以全市各档案室为对象，强化分布式档案数据库的建设。2003年起，在全市各立档单位统一推广了江苏省档案局开发的永乐一体化文档管理系统（2016年更新为“丹阳市数字档案室软件平台”），保证了进馆数据格式符合统一标准。2007年，通过市委、市政府专门下发《关于市级机关、人民团体向市档案馆移交档案工作的实施意见》，对到期进馆档案作出了必须同步移交机读目录和全文电子数据的规定。馆外档案数字化扫描的覆盖面已扩展到2016年，转换为电子数据的纸质档案达200万页以上。目前，总量近10T的丹阳市数字档案资源总库已初步形成。

4.扎实推进档案数据校核。档案信息化工作都是基于档案数据开展的，档案数据的正确性和准确性直接影响到后期档案的管理和利用。目前，电子档案数据的准确率偏低一直是困扰各级各类档案局馆的普遍性问题。2017年5月，省档案局陈万田副局长与镇江市档案局徐策局长专程来丹阳调研指导数字档案馆建设工作，尤其针对档案数据准确性的问题提出了指导性意见。根据领导的建议和局馆现状，丹阳市档案局从2017年开始，准备用3年时间对馆藏所有档案实体与电子数据进行全面校核，逐卷、逐件、逐条、逐页进行地毯式检查，确保无盲区无死角全覆盖。在具体实施中，坚持高标准严要求，引进监理机制，全程把控质量标准，确保档案信息数据完整、准确、可用、安全。

三、整合资源，拓展功能，服务社会和谐发展

数字档案馆建设的出发点和落脚点，就是将档案信息资源集聚和整合起来，提升档案公共服务能力，实现档案资源社会共享，为各级党委政府、社会民众提供更为规范、安全、高效的服务，主动融入社会经济发展大局。

1.远程查档惠及民生。丹阳市档案局以服务民生为重点，不断加大民生档案资源整合力度。针对社会各界对档案利用的不同需求，建立了婚姻、退伍、知青、干部任免、地籍等22个民生专题目录数据库（总量达57万多条），建立了总量达250万页的民生档案全文数据库，为广大民众查阅民生档案提供了极大的便利。2018年，丹阳市档案局进一步整合馆藏涉民档案资源，本着“让数据多走路，让群众少跑腿”的原则，将开发完成的远程查档系统推向全市，在各乡镇设立远程查档终端，查档范围涵盖婚姻、退伍及知青等民生档案。以往，市民查档需前往市档案馆，费时费力，而通过远程查档系统，市民只要到就近的镇政府办公室，出示个人有效证件，通过简单的流程即可查阅到所需档案。目前，丹阳市档案局已在部分乡镇成功试点，预计2019年将覆盖全市各乡镇。

2.馆室档案数据共享。2016年，“丹阳市数字档案室管理软件系统”正式上线开通。该系统依托电子政务网络，在各立档单位铺设终端，搭建馆室一体化智能管理平台。通过在线指导、业务交流，实现了档案局馆对各级立档单位的监督管理；通过电子档案在线归档移交，建立全市统一、标准规范的档案资源数据库；通过馆室之间的互动，拓展档案利用渠道，打造全市档案信息资源共享利用服务平台，向基层档案室提供更为高效化、智能化、人性化的查档服务。

3.档案网站功能齐全。2003年，丹阳市档案局立足“突出地方特色、传承丹阳人文精神、促进丹阳经济和社会发展”这一指导思想，在互联网上建立了具有独立域名的“丹阳市档案信息网”。2015年9月，在广泛征求意见的基础上，网站进行了改版重建。改版后的网站从社会利用需求出发，以服务为导向，严格参照上级政府网站绩效评估指标体系，对总体功能模块进行了全面升级，着力打造档案信息资源共享、檔案业务受理和档案文化宣传三位一体的服务平台。在内容模块方面，网站设置了“工作动态”“查档服务”“政务公开”“档案文化”“政策法规”“网上展厅”等9个一级栏目，突出了服务性和互动性的特点，以丰富的内容吸引了较多的点击者，成为为公众提供更方便、更快捷档案服务的又一个新平台。

四、健全机制，多措并举，强化信息安全体系

安全体系建设是档案工作三大体系建设的一个重要组成部分，也是档案工作的红线。丹阳市档案局在推进档案信息化建设过程中，始终把安全作为一项重要工作，同步规划、同步建设。

1.强化安全意识。强化全局工作人员安全意识，凡是涉密岗位人员一律签署《保密协议》。从思想上提高了处理网络信息安全突发事件的能力，从制度上保证了档案信息安全建设有章可循。切实重视档案安全，保证资金投入到位，馆内安装了楼宇整体安防监控、电子门禁系统、智能消防系统、库房恒温恒湿控制系统等相应的安全管理设施设备。

2.实施安防措施。库房是存放档案的重要场所，库房的整体环境是否达标直接关系到档案的保存年限。2017年，丹阳市档案局安装了库房环境监控管理系统，并与档案管理系统成功对接，通过统一监控管理平台达到对库房温湿度、防盗报警、防火报警、视频监控等多种数据的监测，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的转变。2018年，通过开展信息系统等级保护测评工作，增强档案信息系统安全保护的整体性、针对性和实效性，提高了局馆信息安全保障工作的整体水平。

3.完善备份机制。为确保数据安全，丹阳市档案局认真开展了档案数据的异质异地备份工作。2014年起，与省档案馆捆绑将湖南省档案馆作为异地异质备份基地，按照规定开展定期备份工作。2018年，在原先磁盘存储及移动硬盘备份的基础上，引进蓝光光盘库，实现了电子档案信息三种介质备份，进一步提高了档案信息存储的安全系数。

随着数字档案馆创建工作的稳步推进，丹阳市档案局档案信息化工作跨上了新台阶。该局将以此为新的起点，抢抓机遇迎接挑战，继续以建设数字档案馆为主要任务，加快推进档案信息化建设与档案服务体系建设的深度融合，促进档案资源体系和档案安全体系建设的良性互动，不忘初心，坚定信心，撸起袖子加油干，不断开创丹阳档案事业科学发展新局面！