浅议企业应收账款日常管理

文| 李红红

应收账款，是指企业在生产经营的过程中，由于劳务提供时间和产品销售与收款时间之间的不同步而造成的资金占用。赊销是形成应收账款的直接原因。赊销提高公司收入的同时，也会给公司带来坏账的风险。因此，加强对应收账款的管理在目前情况下显得尤为重要。

事前控制

确定合理的信用政策

1.深入调查客户信用，构建资信档案：进行客户的信用调查，加以合理评价并搜集有关的信息资料。调查人员通过当面询问、观看、采访、记录等方法获得信用资料；把客户及其它单位保存的相关原始记录和核算资料作为基础，获得客户盈利能力和偿债能力信息。信用部门为每个客户建立信用档案，详细记录有关资料。

2.评估客户资信：企业根据建立的客户档案以应收账款风险定性分析为主，同时结合定量分析对每位客户进行分析。分析评估后再交由上级部门进行审核批准。客户资信评价时应遵循：首先是集中原则，客户资信数据库的集中建立，有利于客户风险评价。其次是授信总额度控制原则，企业授信额度占用总额不能突破信用额度控制线，当触及控制线时，应即刻停止授信交易。有足够的授信额度被收回时方可继续，特殊情况需报管理层审批。同时还有“一笔一清”原则，前次授信交易未完成，禁止开始新的授信交易(滚动账期的不能超过信用额度)。最后是动态关注，定期更新原则。资信政策应规定有效期，有效期终止前一个月，信用部门需要重新获取客户资信资料，分析客户在授信期内的表现，对客户资信重新做出评估。

3.确定信用期限和额度：付款期限是企业允许客户从购货到付款的时间间隔，企业应制定合适的付款期限。根据业务的变化，将三个相互矛盾的方面协调好，最大化企业利益；提高销售到最大；使应收账款的机会成本降至最低；使坏账损失降至最低。如果改变后的信用政策所包含的风险损失可以被其增加的利润所抵消，信用部门就应提出信用政策改变方案，并交由上级部门审批。信用额度是综合评估客户资信后确定的赊销额度。

注重合同管理

企业的供货业务（现金收入除外）都要签订合同，销售部门收到经信用部门审核签字后的赊销申报单后，根据审批意见并与客户意见达成一致的情况下签订销售合同。

销售合同的要素必须齐全而且符合国家法律规定，特别是付款形式、账期和延期付款的具体违约责任都应清楚、准确，最好采用统一的合同范本。

事中控制

事中控制是指赊销业务经有关部门和人员审批后对在企业内部发出商品、办理赊销手续过程中制定有效的应收账款监督、追踪管理制度。

发货管理

按双方确认的订单发货，财务按仓库部门出具的出库单开具送货单，仓库和门卫凭财务开具的送货单的出门联放行。承运人送货时必须带送货单，要求客户在回执联上签字并盖章，盖章应与送货单上的客户单位名称相符。由财务部每月负责送货单回执联的收回工作。回执收回的期限一般不超过两个月，财务部每月逐份核销回执后，若发现承运人有部分回执未按时交回，通知经营部门催收。财务部对超期未收回的送货单回执每月发送经营部门，由经营部门专人进行催收，并对承运人进行罚款。

开票管理

销售员或销售内勤把当月的发货明细与客户确认后，上交财务开具发票。发票由专人邮寄，经办人跟踪客户入账，万一遗失，经办人及时到税务部门办理丢失增值税专用发票已报税证明单和发票记账联复印件，让客户入账。超期未开票的应收账款清单每月发送经营部门领导，以此督促销售员及时联系客户开票，对不能及时开票销售员说明原因，对不能说明原因又不处理的销售员实行惩罚制度。

建立赊销申报制度

企业信用部门对应收账款加强管理，应建立健全赊销申报制度，严格控制超期应收账款的发生。如客户要求延期付款时发货系统锁住时，销售人员须说明要求赊销金额、赊销期限、有无担保等，信用部门在对客户资信情况调查后，作出赊销决策，在赊销申报单上签署意见，并报领导同意签字后或同意邮件回复后，系统才可发货。应收账款列账后，申报部门的负责人及经办人员就成了该笔款项的责任人，并在信用部门的配合、监督下对款项的回收负全责。

超期应收款管理

在日常管控中针对固定账期应收款的催收落实设专人负责，每月月初制定相应的回款计划，月中监督回款计划执行情况。次月初财务部门编制账龄分析后，经营部门针对超期应收款形成原因进行具体分析，并由经办人提出具体收款计划和整改措施，并在下月财务报表出来后，对行动计划进行考核。发生难款、呆账时，经办人应提出书面申请报告，并复明载明难款、呆账产生的原因与请求事项，并经领导批示同意后报法务部诉讼处理。

交易单据管理

交易单据的完整性至少应该包括：合同、订单，客户收货时的有效签收证明（送货单回执联）以及发票底联；合同和订单是证明交易发生法定依据；送货单回执联或客户收货确认书是履行合同义务的主要依据，同时又是主张债权时的强有力证明；发票底联则是财务处理环节中的有效证据；公司内部使用的各种管理单据。这些单据是保证应收款余额的一致性的基础，同时也是为了诉讼追讨时的法律上呈堂证据，由相关部门每年进行存档。

事后控制

对账单管理

截止对账日有余额的单位，每年至少发放一次对账单。对账单由财务部门负责填写。如果与单位业务往来的，收回的对账单必须加盖对方单位的财务专用章、公章或其他有效印章；如果是与私人业务往来的，必须由客户本人签名、按手印，并附有客户本人身份证复印件（签名与手印的真实性由对账单责任人负责）；对客户确认有差额的对账单，对账单责任人须对差额找出原因，进行说明。对经营部门确认无效对账单及未收回对账单，需要业务部门负责人签字确认并详细说明原因,并对所经办的对账单责任人进行处罚。同时对未收回对账单的客户，经统计整理，财务应予快递再次与客户核对，并在快递详情单上注明“对账单”号码等情况，并对快递底单予以存档保管。财务部门每年对对账单及相关资料进行存档。

加强考核，落实责任

企业内部应形成责、权、利相结合的考核机制，将责、权、利有机统一来控制应收款的风险。首先从组织方面划定权限和明确责任层级，并按层级规定其要达到的目标和相应的经济责任。其次建立与经济责任相结合的考评制度，以便对各层次（或责任人）考核评比，正确评价责任人的工作业绩。将回款任务与业务负责人及职工工资薪金挂钩，加强应收款回收管理。

结论

综上所述，加强应收账款的核算和管理，关系到企业的资金周转，甚至影响到企业的生死存亡。因此，企业应把应收账款作为一项长期的、制度化的工作来抓，使各项措施落到实处，力求将应收账款控制在合理水平上，把坏账降到最低。而实践经验也表明，越是制度完善、管理良好、措施得当的企业，应收账款的问题也就越少，应收账款的风险小，坏账损失也少；反之，问题也就越多，坏账损失发生率也就越高。