浅谈高校教学秘书工作

杨睿

教学秘书作为高校教学工作的执行者和监督者，是高校管理不可或缺的一部分。高校教学工作能否切实有力地开展，教学秘书发挥着重要作用。本人对教学秘书的工作职责和特点进行了总结，并对教学秘书队伍存在的问题进行了分析，提出了相应的建议。

一、工作职责

（1）日常教学运行管理。教学秘书的基本工作是维持整个教学过程的正常运转，确保每天的教学活动能按照课表和教学大纲正常有序地进行。从根据人才培养方案制定每学期的教学日历，到安排上课教师，编排课表和征订教材都是日常教学管理非常重要的环节，教学秘书日常教学常规工作按照每学期可形成一个循环管理。详见下图日常教学工作流程图。每一个环节环环相扣，如在一个环节出错，可能会导致下一个环节的工作无法正常开展。例如，在教材的征订过程中，如果教学秘书与任课教师沟通有误，发生教材征订错误的情况，将会对即将开展的课程造成一定的影响。另外，与学生密切相关的考务工作，也是日常教学运行管理中非常重要的一环，期末考试、补考、重修考试以及教育部组织的计算机等级考试、英语等级考试的通过直接关系到学生能否顺利毕业，因此，教学秘书在通知考务工作时也肩负着通知必达的重任。

（2）教学材料归档管理。由于教学秘书工作的繁杂性，在教学管理过程中会产生大量的材料，这需要教学秘书对各学期所产生的文件材料进行梳理和归档，以便于更好地保存材料和后续查阅。材料的归档可按照教学日常运行管理、学生学籍学习管理和教改课分为三类。教学日常运行过程中所积累的材料和文件，包括教学日历、教学大纲、授课计划、教学检查记录和总结、教师调停课申请及听课记录表等教学活动相关的材料，这些材料能真实地反映学院对学校布置的教学工作的执行情况，并为学院领导了解、监督和检查教师的教学活动和总结教学工作提供一定的参考数据和参考信息[1]。学生学习相关的材料，其中包括学生学籍管理材料，学生名单、学生证书获得情况、试卷、毕业论文等相关材料，这些材料既可反映学院的教学水平，也可作为教师教学工作的参考资料。课程改革、教学改革及教师带领学生参加各类项目和竞赛的材料可作为学院综合教学水平的参考依据。

（3）沟通桥梁。教学秘书除了要管理好日常的教学活动和材料档案外，同时也是连接领导与教师、教师与教师以及教师与学生之间的纽带，起承上启下、协调上下的作用[2]。教学秘书需要将学校和教务处等上级教学管理部门所下发的各项规定和通知即时、准确地传达给学院领导、各个教研室、各位教师和全院学生，确保学院的教学工作能够按照学校的要求有条不紊进行[3]。除了做到“上令下达”外，教学秘书还要做好“下情上报”的工作。教学秘书在传达通知前应提前对通知的内容和要求进行熟悉和理解，以最简单直接的方式告知教师和学生，对教师和学生提出的问题和意见进行整理，并梳理出需要反馈的信息给学院领导或学校教务处等上级教学管理部门，教学秘书对文件和通知的领悟程度将直接关系到通知传达的效率和执行度。正是因为这个定位的特殊性，教学秘书既是组织者，也是管理者，同时也是服务者，兼顾多重身份，这也要求我们需要拥有更加严谨的工作态度以及更加高效的工作方式。

二、高校教学秘书的工作特点

（1）重复性。从文中所列的教学日常教学运行管理主要内容，不难发现教学秘书工作具有重复性的特点，每学期教学秘书的基本工作内容都是相同的。这也要求教学秘书能在重复工作中提炼工作重点，发现规律，提升工作效率，做到快、准、精。

（2）繁杂性。教学秘书的工作既涉及与教务处和学院领导的沟通，又与学生和教师密切相关。教学秘书要根据上述的基本工作内容，保证正常的教学工作，其繁杂性显而易见。

（3）服务性。教学秘书的主要工作任务是服务教学，服务师生，在实际工作中需要辅助教学院长处理各项日常教学事务，安排学院教学工作的具体事宜，保证各项工作的落实，有效地运用沟通手段，协调各院之间、教师和学生之间的关系[4]。

三、教学秘书队伍中存在的问题和建议

随着高等教育事业的超常规发展和教育教学改革的深化，高校教学管理工作复杂性、专业性不断增强[5]，教学秘书队伍中存在的问题也日益凸显。如教学秘书岗位得不到足够重视，岗位人员的素质参差不齐、专业性不强；教学秘书几乎没有晋升空间，繁重的工作及不合理的利益分配导致教学秘书缺乏工作积极性；教学秘书在忙于工作的同时很少有空余时间能进行学习和研究，这不利于队伍整体素质的提高。

為切实有效地解决教学秘书队伍中的问题，高校应加强对教学秘书队伍的思想教育工作，强化以德育人的理念，增强教学秘书的使命感和责任心；制定完善教学秘书培训体系，只有不断学习思考才能不断进步，通过对教学秘书在思想、职业道德和素养、业务能力技能等方面进行系统培训，有助于提高教学秘书的思想境界和业务水平，达到事半功倍的效果；建立完善相关的激励政策，适当提高教学秘书待遇，在职称评定、职务晋升等方面给予同教师同等的机会，充分调动教学秘书的工作积极主动性。

四、小结

教学秘书的工作渗透于教学管理的各个方面和环节，是高校教学管理水平的重要体现，高校理应在充分认识教学秘书工作的职责和特点的基础上，正确看待教学秘书队伍中存在的问题，积极采取相应的对策，结合学校实际发展情况建设好这支队伍，充分发挥其在提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。

参考文献：

[1]何 兢，张黎黎.高校教学秘书工作的一点思考[J].教育教学论坛，2017（20）：232-233.

[2]吴小川.做好高校教学秘书工作的几点体会[J].文教资料，2008（24）：162-163.

[3]黄 兰.提高高校教学秘书信息管理能力之我见[J].成都纺织高等专科学校学报，2010（2）：72-73，76.

[4]薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009（3）：316-319.

[5]柳靓南，尚庆为.关于高校教学秘书现状的思考与建议[J].商业经济，2010（13）：118-120.