人事档案无纸化管理的思考

张英娇

[摘 要] 信息技术的迅猛发展和网络技术的日新月异，使办公自动化不断普及和应用，无纸化办公已经成为档案管理的发展趋势。无纸化办公作为一种新型的档案管理方式，以其高效、便捷对人事档案管理工作产生了重要影响。

[关键词] 人事档案；信息技术；无纸化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 070

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）11- 0160- 02

0 前 言

现在是计算机技术迅猛发展和网络技术日新月异的时代，信息技术的发展和应用，使办公自动化不断普及和应用，办公操作系统更加便捷。在网络环境下，无纸化办公已经成为人们日常工作的主要方式，同时，无纸化办公也给档案管理带来了新的挑战。原来传统办公过程中产生的档案文件，逐步从以纸质载体，朝着数字化、网络化方向发展。无纸化办公已经成为档案管理的发展趋势，作为一种新型的档案管理的方式，以其高效、便捷、节约等特点在多个方面对档案管理工作产生影响，尤其对人事档案管理工作产生了重要影响，在管理人事档案工作中探索无纸化是促进档案管理科学化、专业化、规范化的最好模式，是加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1 人事档案管理现状

从20世纪80年代开始，尤其是进入90年代，我国办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版、编辑、查询、检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，它改变了人们传统的办公方式，并促进了办公效率快速的提高。通过灵活方便的电子公文周转流程，大大简化了传统的人工传递流程，使公文處理能够更加快速、准确地传递到指定目标。通过将所有纸质办公文件扫描成电子文件或直接建立电子文档，并在办公自动化系统中进行流转，即可实现无纸化办公。这样，可以免去打印、装订、人工传递、档案保存等流转环节，大大节省了人力资源和办公耗材，大大节约了办公经费，受到广大管理人员和办公人员的一致欢迎。灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，无纸化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。所有收到的文件均可以通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，既节省了人力、财力，又提高了办公效率。

虽然在办公过程无纸化管理已凸显优势，但目前我国多数政府机关、企业事业单位和社会团体对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事管理工作中，虽然养老、医疗等保险业务已经基本实现了电子信息化管理，通过互联网平台，办理业务，查阅企业和个人的信息，避免了工作中的疏忽，同时方便办事人员不用往返各业务窗口办理相关手续，使办事更加公正、透明，使效率更加高速、便捷，但是人事档案管理基本没有实现无纸化，劳动者与用人单位仍需签订书面的劳动合同，并去劳动管理部门办理用工备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。管理存在手工和纸质化双重管理，合同签订手续是通过人工管理并留存纸制花名册，签订备案后，名册与纸制劳动合同由用人单位自己保存。退休金和失业金的发放要求必须提供原始纸质档案审查，失业人员与退休人员的档案存放在劳动保障有关部门，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2 人事档案管理存在的主要问题

人事档案是历史地、全面地考察了解和正确使用人的重要依据，事关人们的切身利，具有很强的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。

2.1 对电子档案归档的重要性认识不足。

随着办公管理的不断细化，需要管理的档案越来越多，然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着不认真的态度，使电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理并加以利用。

2.2 对电子档案的法律效力需要进一步完善。

人事档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性和有效性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质档案，真正发挥其档案原始性的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。而且，在实际工作过程中电子档案非常易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹上分辨出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这就造成了电子人事档案管理过程中的困惑。

2.3 档案管理人员的业务素养需要进一步提高。

人事档案的无纸化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要掌握先进的技术设备、管理水平及较高的信息文化素养。目前相当多的档案管理部门缺乏现代化档案管理人才，尤其是信息处理及档案无纸化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。

2.4 对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化。

电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但同时也欠缺安全性，从而影响其长期的保管及存储。如电子文件过度依赖电子设备不能直接进行读取，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。

3 人事档案无纸化管理的必要性

人事档案管理无纸化应该在遵循相关部门的规定基础上进行，因此人事档案无纸化管理十分严谨。它可以更加安全有效的保护档案信息，档案管理无纸化打破了传统的档案管理方式，集合了现代计算机技术，网络技术、信息化技术等对档案管理模式进行了创新，实现从实物管理模式向数字化，网络化模式进行转变。对于政府机关、企业事业单位和社会团体来说，档案管理无纸化的模式对电子档案、电子文件进行集中管理，符合现代化管理要求，通过对档案资料的无纸化采集、甄别、存档等过程，实现对人事档案管理信息化处理。

对档案进行科学、规范化和现代化的管理一方面可以使管理人员能够及时全面的了解企业的运行管理情况，另一方面能够让社会化信息更加公开公正。人事档案管理工作科学化、规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，是衡量一个企业人事管理工作的重要标志，人事档案记载着个人职业生涯发展史上的优秀成果，对科学发展选人用人提供了第一手资料，为企业发挥人才优势提供支撑保障。

4 有效提升人事档案无纸化管理的措施

4.1 加强人事档案管理的安全性管理

人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管电子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管系统鉴定、整理的不同范围，有权限的开放电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统也提供不同权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升級。

4.2 加强人事档案管理相关法律建设

目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。

4.3 探索并完善纸质和电子档案并行管理机制

纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，因此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。

4.4 提高档案管理工作者的职业素质与修养

在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在人事档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，人事档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。

主要参考文献

[1]蒋永香.无纸化办公与档案管理[J].湘潭师范学院学报，2006（4）.

[2]燕开良.在无纸化办公中加强档案管理[J].办公自动化，2006（4）.

[3]邢惠洁.浅析无纸化档案管理面对的新挑战[J].档案管理，2013（2）.