高校人事档案管理面临的新问题与改革路径

邓斐

[摘 要] 新时期人事档案已经成为各企事业单位选拔和任用人才的重要参考指标，人事档案的完整性、档案管理的规范化、档案的利用价值等是影响高校人事档案管理的重要因素。当前随着时代的发展，高校人事档案管理开始面临新的问题，这些问题主要为传统的工作模式不适应新时代的管理要求所产生，对此，文章通过调研和查阅文献等方法，对高校人事档案管理工作所面临的新问题进行了分析与总结，并对这些主要问题提出了相应的应对措施，以期为高校人事档案管理工作提供一定的指导性建议。

[关键词] 高校；人事档案；问题；改革

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 066

[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）11- 0152- 02

1 前 言

长期以来，高校的人事档案管理工作处于强势性工作地位，这种强势性工作模式使得高校人事档案管理工作将人事档案的管理主要集中在档案相对人自行转移档案上。同时，高校的人事档案管理流程和服务态度也缺乏人性化，往往让档案相对人在转移档案过程中反复奔波于各相关单位开具相关证明材料，这种工作模式，使得档案相对人在未充分意识到档案重要性的情况下，忽视了对档案的管理与转移，进而出现了“人档分离”和档案内容不全等问题，甚至进一步造成了高校的人事档案储备不齐全，档案管理不规范等问题。新时期人事档案开始发挥重要作用，高校的人事档案管理工作和档案相对人均应该对档案引起足够的重视，高校人事档案管理工作者更应该充分认识到新时期人事档案管理所面临的新问题，并对其进行有效解决。在此背景下，本文所研究的高校人事档案管理所面临的新问题和相关解决建议，对高校人事档案管理工作具有重要的理论和实践指导价值。

2 高校人事档案管理面临的新问题分析

2.1 “人档分离”的现象较为普遍

高校人事档案在高校人力资源管理工作中所体现的价值较小，主要以记录高校人力资源的个人基本信息和工作成绩为主。高校档案在人才管理工作中未充分体现出其应有的价值的情况下，高校人事档案在当前人才竞争日益激烈，人员变动日渐频繁的状态下，“人档分离”的现象较为普遍。高校教职工因为种种原因产生工作变动时，档案无法及时地跟随人员变动而变动，往往出现人员被调走后，档案还保存在原单位，或者人在原单位，档案在其他單位保存等。这种“人档分离”的问题使得高校人事档案储存不完整，从而直接影响了高校人事档案的规范化管理[1]。

2.2 人事档案管理工作服务性较差

长期以来高校的工作模式处于较为强势的状态，部分高校档案管理人员在高校毕业之后，直接进入高校从事档案管理工作，高校后勤服务工作长期以来的强势化的工作模式，使得高校档案管理人员也逐渐形成了缺乏服务意识的工作状态。在对学校人事档案进行管理时，往往仅站在高校工作节奏的角度，在相关人员入职高校后，才通知其返回原单位收集调档资料实行转档，而部分入职工作人员从较远的外地调职进入现单位，实行转档行为在工作时间等方面无法进行充分协调，因此给档案相对人造成较大的困扰。同时，高校档案管理工作本来完全可以一次性告知档案相对人收集齐全调档材料，却由于缺乏服务意识还会出现反复要求档案相对人返回原单位开具各种调档手续的现象，这样不仅给档案相对人造成反感情绪，还会使得档案迟迟无法及时归档[2]。

2.3 档案信息资源难以被充分利用

尽管信息化技术已经较为普及，但是高校的人事档案管理工作普遍还是采取纸质化存档和手工操作的方法。纸质化档案的管理与利用极大地降低档案自身的价值。纸质化档案录入数据库是一项较为庞大的工程，加上部分人事档案采取手写的方式填写相关信息，字迹的辨认对档案管理人员也具有一定的难度，甚至会造成档案信息录入不准确或失真。在这种情况下，高校人事档案的信息资源难以与人力资源管理或其他部门的工作相整合。部门之间信息交换所形成的壁垒使得各部门之间无法形成有效的沟通机制，从而使得部门在实现业务高效化和信息化的过程中必然会导致工作重复和资源浪费。

3 高校人事档案管理改革之路分析

3.1 提高档案管理服务意识

在新时代，良好的服务意识已经成为各行各业的工作要素之一。在服务行业、高新技术类行业等不断推陈出新新的服务理念和服务模式的情况下，新时代的人们对各行各业均具有一定的服务意识的要求。走在时代前列的各行业的企业在不断为人们提供优质服务的风尚下，高校现行的档案管理工作模式已经不适应新时代发展的要求，这种档案管理工作态度和低效的管理模式，往往给档案相对人造成困扰和麻烦，并引起他们的反感情绪。因此，高校应该从提高档案管理服务意识着手，在档案相对人需要产生转档行为时，提前与档案相对人进行沟通，对转档事宜给予充分细致的说明，让转档相关人员在其方便的时间内，以最便捷的方式收集完所有需要转档的材料，从而能够一次性完成转档事宜，避免转档当事人反复奔波于各种单位并处于收集各种材料的低效工作模式中[3]。

3.2 完善档案管理工作流程

高校的人事档案管理工作相比一般性企业而言更为严格，其完全按照高校制定的档案管理流程和制度来完成人事档案管理的相关工作。例如，高校人事档案管理工作中，需要档案相对人提供其上一份工作的离职证明，无论档案相对人上一份工作的就职单位现在是否还存在，都必须要求档案相对人办理该就职单位的离职证明，否则不予入档或调档。这种严苛的档案管理模式，使得档案相对人在办理转档事宜时，往往困扰重重。在档案转移过程中可能会遇到种种未预测事件，因此，高校档案管理工作流程应该根据各转档风险，制定更加完善的工作流程，将所有可以预见的问题提前制定应对方案，对实在无法提供离职证明的档案相对人，可以让其提供能证明其已离职的信息凭证，如银行流水、社保流水等信息，并签订相关责任厘清协议，既规避档案管理风险，又便捷了档案相对人的转档事宜[4]。

3.3 加快档案信息化人才建设

高校的人事档案管理主要还是以传统的纸质化人事档案管理为主，相关的档案管理人员在档案信息化管理方面，還缺乏较强的专业素质和综合素质。为了提高人事档案的利用价值，以及整合资源提高各部门的工作效率，需要将高校人事档案信息化，并为此培养相关的档案管理信息化人才。对于加快档案信息化人才建设，高校领导应充分认识档案信息化的重要价值，将档案信息化人才建设列入学校整体发展规划，并建立科学合理的档案信息化人才培养体系和人才储备机制[5]。根据学校现行的信息化建设和档案库，在信息化建设专业人才的指导下，采购相关扫描、摄录等硬件设备，并聘请计算机相关人才构建人事档案数据库，在计算机相关人才的指导与培训下，让档案管理人员熟练掌握信息系统的操作流程，以及纸质化档案电子化流程。并连同各个相关部门，授予各部门相关权限，让人事档案信息与各部门之间的信息进行整合，以提高档案管理效率和人事档案的价值。

3.4 实行档案相对开放化管理

在对高校人事档案进行信息化管理后，应对高校人事档案实行相对开放化管理。高校教师的人事档案除了其基本信息外，其所发表的相关论文、研究成果、所取得的教学成就等，是其人事档案中重要的信息资源。这些信息资源既是指导学生有效选择指导老师的信息，也是外部人员查看高校教师教学能力的重要信息[6]。因此，高校应对学校的人事档案实行相对开放化管理，将教师的重要联系方式及其他隐私信息等隐去，将教师的主要研究成果和教学业绩进行重要展示，使高校教师的档案信息既具有时代的特征，也更具有人性化特征。

4 结 语

综上所述，当前高校人事档案管理主要面临的新问题本文总结为“人档分离”现象较为普遍，人事档案管理工作服务意识不强和档案信息资源难以被充分利用。对于这些问题，本文针对性地提出了提高档案管理服务意识、完善档案管理工作流程和加快档案信息化人才建设三项主要措施。档案管理是一项基础性事务性工作，虽然所包含的技术性含量较低，但是对于高校的人才管理却起着至关重要的作用，是高校干部的选拔任用、人才的筛选录用等工作的重要参考指标。因此，高校应重视人事档案管理，并从制度和技术等方面着手来规范人事档案管理工作。

主要参考文献

[1]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013（6）：99-101.

[2]刘岁梅.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].才智，2016（8）：68.

[3]朱莉.高校人事档案管理面临的新问题与改革路径探讨[J].人力资源管理，2014（7）：282.

[4]潘娟.高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].人力资源开发，2015（10）：164.

[5]张雪花.高校人事档案管理面临的新问题与改革途径[J].湖北成人教育学院学报，2016（7）：78-80.

[6]扈妍珺.高校人事档案管理面临的新问题剖析与改革路径探讨[J].图书档案管理，2016（9）：25.