代理出口业务内部控制资金问题研究

李丹

【摘要】2002年7月布什政府出台《萨班斯——奥克斯利法案》，这一举措使内部控制信息披露问题得到肯定。2006年上海和深圳证券交易所先后颁布的《上市公司内部控制指引》，被一些媒体称为中国版“SOX 法”。2008年金融危机，部分外贸企业资金链断裂，资金管理出现问题导致企业破产。因此我国应加强对内部控制方面的重视，尤其关注作为内部控制的重点——内部资金控制使资金管理和业务管理紧密结合，相互促进，内部资金控制在支撑业务发展的同时，业务良性循环反过来提升资金的管理效率。本文将基于南北系统从传统模式和影响因素等方面对代理出口业务内部控制资金问题进行进一步分析研究，找出问题并寻求有效的改进方法。

【关键词】内部资金控制；外贸企业；南北系统

【中图分类号】F235.8；F234.3

一、外贸企业内部资金控制的影响因素

外贸企业内部资金控制的贯彻落实不仅有益于企业的管理和经营，而且有利于财务与业务的判断与决策，但是这一制度在执行方面仍存在诸多问题，严谨性和规范性还有待加强。而这些问题受到法律、监管者、自身管理、社会等多方面因素影响。

（一）管理层内部资金管理意识

许多外贸企业设置了资金管理中心，统一筹措管理资金，以此降低资金成本，提高资金的利用效率，节省企业经营成本。出口业务分成自营出口和代理出口。自营出口业务资金管控的节点主要在于采购合同预付款、尾款的支付节点、外销合同定金、尾款支付节点及退税款的使用。代理出口业务的重要资金节点在于国外收款、国内采购款及相应退税款的支付节点。

公司管理层应根据相应节点制定内部控制资金管理制度，明确关键节点的界限划分，配套相应审批管控流程。将代理出口业务的资金管理的风险纳入可控范围内。

（二）会计准则制度

会计信息披露制度规范了信息披露的三方面内容：如何披露、披露什么、怎样披露。只有客观、公允的会计信息，才能符合用户需求，具有一定价值。根据我国目前的会计准则制度来看，相关方面的问题还是比较突出，制度仍需进一步完善。

首先，制度是要应用于会计的实际工作中，而从我国现行的会计准则制度来看，制度并不能跟上实践的创新与变化，很多时候无法根据现有的会计准则制度做出合理的会计处理。此外，会计信息的要求是要真实且公允的，由于会计制度规范了会计处理的标准，从而在灵活性方面有所欠缺。

（三）监管法律体系

企业内部控制问题日益被市场主体所重视，基本规范与两部控制指引的相继出台，使得与之相关的法律法规不断得到完善。证券市场的信息具有多样性和复杂性，相关交易主体需要利用不同的信息做出决策。而内部控制信息就是其中非常重要的组成部分，但是证券法律体系仍存在许多问题。对于内部控制的立法层次太低，立法主体不明确。相关法律法规对于内部控制有所提及，如《证券法》、《审计法》等，但是没有明确详细的规定。例如上交所和深交所的两个《内控指引》虽提出信息披露的要求，但就具体的披露内容、披露形式没有做出统一、具体的规定。这就使得在披露方面，公司存在很大的主观随意性。没有严格的监管体系的制约，使其有空可钻。披露出信息的真实性有用性大打折扣。

（四）成本效益因素

一方面企业完善内部资金控制给信息需求者带来利益，但这也增加了企业的成本。例如：内部控制完善及评估成本、记录、测试成本等。披露的内部控制信息越具体，所需的成本和所受的社会监督越多，财务舞弊越少。因此，企业所耗费的成本与内部资金控制的详细程度成正比。

二、代理出口业务内部资金控制存在的问题

代理出口业务的基本原则是不垫资，对于垫资业务要进行相关风险评估，在有担保的情况下收取占用利息。但外贸企业就内部控制资金管理的具体细节问题及实际情况并没有做出合理详尽的规范指引，这也使得内部控制仍存在许多问题。

（一）经营模式的多样化导致资金层级的混乱

传统核算模式下，以业务员为资金管理的具体单位。內部控制的资金控制从而转化为内部控制单个业务员项下的资金控制。具体标准即以单个业务员项下的收支判断整体业务的资金使用情况，从而达到对该业务员项下的资金进行归集、核算、处理。

而在具体实务操作过程中，从平行关系划分，业务员的整体业务可能横跨两个记账部门，即A公司，B公司该业务员都有业务发生。而以传统模式的业务员核算就导致一系列弊端。如：A公司有国外客户打进款项10万美金，国内供应商暂时未到付款交货时间，B公司国内供应商已到付款交货期限，而国外客户结汇未到。此时以业务员为单位核算，整体资金有盈余，可以支付B记账部门项下的国内客户款。然而，整体来看B公司是占用部分资金开展业务的，从而存在一定业务敞口风险。

此外，单个业务员项下经营模式往往是多样的。存在代理出口、自营出口、自营内贸等多种经营模式。而在此类情况下，单单以业务员为资金归集核算的标准已不能满足实务的需要，以此判断的整体业务及业务员的资金情况存在偏差，无法为业务发展和财务核算提供精准支撑，存在一定弊端。

（二）线上模式的模块划分导致部分数据传递的滞后性

代理出口业务的整体业务核算原则是在保证不垫资的情况下开展业务经营。细分到具体运编号项下的内部控制资金管理，即为：在国外客户收汇已到的情况下，在此收汇的额度内支付国内供应商及相关出口的费用项目。而基于现行南北系统对于国外客户收汇情况的整体流程，账务处理如下：

1.资金管理中心收到水单，拍照上传系统。

借：银行存款

贷：预收外汇账款

2.业务员在业务系统中认领结汇。

3.资金管理中心根据业务科认领数据制证。

借：预收外汇账款

贷：其他货币资金——内部银行

4.核算组在自动收汇凭证系统制证。

借：其他货币资金——内部银行

贷：应收外汇账款

以上流程造成国外客户收款需要经过业务组认领及资金组制作凭证两个流程才能传递到最终核算组。业务科判断资金使用情况以水单为依据，而等数据传递到核算组会存在一定滞后性，导致业务端及财务核算端的数据衔接不及时。

此外，对于内部控制资金管理问题中的付款数据，如仅从财务核算端取数也会影响数据的及时有效性。现有模式下的付款从业务科申请、财务付款、银行统一带走水单、最后水单流转到核算员手上，有一个循环周期。由此造成该笔业务项下的付款数据不精确，从而影响整体业务内部资金管理控制。

（三）线下流程的传递影响内部控制资金管理的有效归集

对于代理出口业务，甲方往往对资金使用节点有着具体明确的要求，集中体现在对退税款的使用节点上。委托代理协议上会明确乙方应付甲方退税款时间。通常会采用两种模式：1.待税款足额退到账后，及时返还给甲方。2.如甲方提前索要税款，必须在相关报关单收回后方可办理，甲方须支付相应利息。税款垫付利息明确利率的选取及时间的界定（基本以三个月为标准）。而大部分的委托代理协议的退税款往往会采取第二种模式，由此对乙方的内部控制资金管理带来挑战。

甲方对于退税款可使用的界定标准为报关单及相关发票已全部交至乙方，才可完成退税申报工作。乙方财务核算则是在收到相关单据后，首先进行抵扣联的认证工作，再与相应报关单的品名、数量的配比及换汇成本的检验，从而具备可申报退税的条件。

而这一系列流程在传统模式中往往基于线下人工管控，不仅增加财务人员的工作量，且双方对于标准选取的不一致及时间界定点的模糊都会对内部控制资金管理带来一系列问题。

（四）代理资金管理模式混乱，跨运编号使用资金频繁

常年委托代理出口协议约定书委托方（甲方），通常是以个人的名义与受托方（乙方）签订。部分代理缺乏层级明确的职能部门和机构，内部管理较为混乱。对于资金及账务的往来不能及时分配及整理对账。

部分代理客户的国外货款由境外离岸公司汇入，资金组收到水单上传，由于代理客户暂时无法给出结汇的具体运编号分配，业务只能将结汇认领到预收外汇账款。后期代理支付工厂货款可能会占用部分预收外汇账款的资金，从而造成该代理客户整体资金盈余，而单个运编号资金占用的情况，跨运编号付款问题由此产生。

此外代理客户如与外商签订A、B两单出口合同。合同A已将全额外汇汇入企业，并且按合同规定付给工厂相应预付款，合同B只给付部分定金，国内工厂要求带款提货。此时，代理会挪用合同A的外汇支付合同B项下的国内采购款。给资金管理带来新的问题与挑战。

（五）授权体系不明确，财务人员全局意识待加强

经济的不断开放带来的信用风险也不断加大，国内外的信用水平受近几年金融危机的冲击而日益下降，我国目前社会信用体系建设的不健全也为进出口企业的经营带来巨大挑战。

代理出口业务内部资金控制体系，涉及到出口押汇的授权体系，在旧的审批流程是不包含核算员环节，核算员无法准确区分该业务项下收款资金分类。即哪些是国外客户真实外汇入账，哪些是出口押汇银行放押的款项。而关于出口押汇款项是否做信保，信保的比例对于核算员也是盲区，核算员作为内部控制资金管理的重要环节无法获取关键有效信息，无法真实准确反映此笔业务的真实资金情况，带来管理上的盲点。

此外，由于南北系统的及时性、系统集成性及远见性，对于财务人员的要求从数据整理者转变为数据分析者。日常工作也不仅仅局限于以往的账务处理。而是能从系统中获取数据、分析数据、为业务发展提供良好的财务支撑。这对财务人员来说也是一个巨大的转变和挑战。

三、完善代理出口业务内部控制资金管理的建议措施

上述列举的问题受多方面因素的影响，包括内部资金控制的管理意识、涉及到内部控制各职能部门的分工协作、科学有效的内部资金控制规范及相关授权体系等。针对以上的影响因素，提出了一些建议与措施。

（一）完善内部资金管理体系，设立明确层级明细

传统核算模式下以单个业务員为核算单位的内部控制资金问题归集已不能满足实务对于整体资金管理的要求。为更加明确有效的实行资金高效划分及管理，基于现阶段南北系统的整体核算规则及系统权限划分，现将业务员整体资金情况作了更加科学精确的层级划分。

首先，对于业务员跨记账部门的账务核算模式。资金管理要求为分账套及记账部门统计该业务项下的整体资金情况。即业务员的整体收支情况具体体现为：在A记账部门下的整体收支情况与在B记账部门下的收支情况。此外，对于多种经营模式下的资金管理，采取分业务组的具体核算方式。不同业务模式下分设具体的业务组进行核算，资金分业务组具体划分。对于业务员同时兼营代理出口、自营出口、自营内贸的经营模式下，可将该业务员在南北系统中分为三个业务组，实现业务模式的层级划分一一对应。

内部控制资金管理明确到根据经营单位的不同有效划分为分记账部门核算，根据业务员项下经营模式的不同划分为分业务组核算的模式，不仅摒弃了传统模式项下资金归集不合理不明确，也使得对业务员进行分模块划分，资金管理更加细分化精确化，不仅能从宏观角度了解整体业务的资金情况，更能细分到每个单元项下的资金收支情况。从而达到整体内部控制资金控制的有效管理，为财务提供精准的数据划分并且为业务提供有效的数据支撑。

（二）精确系统取数规则，规避部分数据滞后性问题

针对出口合作业务整体资金情况，主要涉及到以下几个关键数据的取数规则：

对于收汇情况的取数，为减少流程所造成数据传递的不及时，国外客户货款的取数由原先的业务对应核算员入账后取数，变更为业务科在收汇认领界面认领完成即可取到对应数字。由此缩减了前期流程中业务科认领完成后资金组做账的程序，使得资金数据的获取更加及时有效。

此外，对于累计申请付款，以传统模式的账务查询系统，所有付款信息数据的获取都要经过水单的传递及实付过程，最后到核算组的制证。整体流程下来对于数据及时性的影响主要体现在：1.银行电汇单开具到银行实际出账的时间流转；2.银行电汇水单在实付阶段的时间流转；3.核算在收到实付水单后制作凭证的时间流转。

综合考虑这三方面的因素，现将累计申请付款的取数规则明确到业务科按流程提交付款申请至生效状态，由此可以有效规避单据在流转过程的时间问题，也可以使业务发起端在第一时间了解此笔申请业务的实时资金状态。

（三）明确退税款界定时间点，完成线上线下的统一

基于现行南北系统的整体流程，业务部门每张发票都需要根据开票通知在系统进行相关信息登记，具体发票登记流程如下：

对于此笔业务是否已具备退税条件，主要从以下几个方面考虑：1.报关单、抵扣联是否已齐全；2.抵扣联的品名、数量、单位是否与报关单一致；3.各品名的换汇成本是否控制在税务局规定的合理范围内。

针对业务部门在南北发票登记的流程（见图1），首先发票与擎天数据的匹配过程，即检验是否满足退税标准的校验过程。南北系统在获取该运编号项下的整体出运信息后，按照业务科登记发票的顺序，系统自动识别该笔运编号下发票是否已全部匹配完全。并且在最后一张发票登记之后，根据擎天系统的对应退税率自动获取相关退税款数据。

付款申请表格中的相关运编号信息，退税款的取数即以该笔报关单中最后一张发票的登记为时间节点，按照对应产品的退税率计算退税款。南北系统对于退税款的精确界定，减少了以往模式线下操作的不确定性，包括时间节点的不确定性和选取退税率是否与擎天数据一致的不确定性。实现了线上线下的统一，增加了内部资金归集控制的高效性和准确性。

（四）制订跨运编号付款规则，将风险控制于制度体系内

外贸企业作为代理出口业务的乙方，无法完全杜绝跨运编号付款的现象，只能依据相关制度和审批将风险掌控在可以控制的范围内。首先，根据代理客户的业务规模、资产状况、资信调查及实际经营需要，制订对应代理客户的跨运编号付款的额度限制。上报公司领导层批准，金额较大的提交公司风险控制委员会审批决定。

根据实际业务管控需要，在南北设置取数规则及判断：

1.支付限额：

代理出口业务，部门属性配置中取“跨运编号付款额度”

2.已支付金额：

（1）财务系统中按运编号已实际入账的收付款统计各个运编号的资金结余数；

（2）各个运编号的在途退税：按照应收出口退税科目，统计余额在借方的运编号应退税额合计；

（3）入账金额：所有付款申请中已提交到财务核算员但未做账的金额合计；

（4）按照1+2-3计算出各运编号的资金结存金额，取金额为负数的运编号，并计算出合计数

3.超限：

超限=已支付金额-支付限额

南北高效自动化的大数据测算大大节省了日常的工作量，提高内部审批的效率，将跨运编号付款的风险量化为具体数字，使得代理出口业务内部控制资金问题有制度可依，有数据可查。大大提高业务及财务工作的科学性及严谨性。

（五）强化科学的授权管理体系，提高财务人员的专业素养

对于代理出口方面的业务，首先要具备明确权利和义务的相关合作协议。公司制定明确严格的授权管理规定，结合业务的实际情况，对外付款实行“先申请，后审批”制度，针对不同的对外付款事项，业务公司应向财务部门提供完整的业务单据，设置层级明确的审批权限及授权额度。以此进一步规范业务授权程序，简化审批手续，提高管理效率。

涉及到占用公司信用额度的押汇，首先明确押汇上限及额度，对应的押汇在财务及单证管理部门履行相关审批程序，及时备案和办理信保手续。对于银行已放押的款项，在具备已经出运的前提下，根据前期信保比例允许合作方使用相关资金开展业务。具体代理出口业务的押汇程序如下：

1.业务部门准备相关押汇单据，办理押汇申请；

2.单证部门确认押汇是否已投信保及具体比例，进行备案；

3.押汇申请及单证确认书交至财务核算登记；

4.提交资金管理中心进行押汇。

由于南北系统对于财务人员的要求及定位区别于以往模式，对财务人员来说既是机遇也是挑战。财务人员要具备全局观念及资金风险意识，对于相关业务付款尤其预付款，还需加强物流，票据流及资金流的控制，不能单单局限于眼前的财务数据。要加强相关法律知识、单证知识的储备。对于合同中的相关条款，要积极寻求法务专业意见，对于涉税疑点，及时咨询税务中心，了解最新财税知识，提高专业水平，加强职业素养，从而优化整体流程。

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