浅析甘肃省食药系统科研经费财务管理精细化

■/滕 蕾 雷 虹

甘肃省食药系统（以下简称“系统”）自成立以来，一直担负食品药品技术监督、承担实验方法研究和建立、标准制订和完善、标准物质研制和开发、质量评价技术体系建立和提高、应对公共突发事件技术支持以及培养专业人才重任。2014年，中央巡视组巡视报告中列示“科研单位的科研经费管理均存在问题”的结论，系统高度重视科研经费合法合规的管理问题，以“精细化财务管理视角下甘肃省食药系统科研经费管理研究”视角进行立项，进一步规范系统科研项目资金管理机制，加强科研资金风险防控建设。

一、系统科研经费管理概况

2014年以来，系统努力实施“科研兴检”战略、全面提升科技水平，科研工作量逐年增加，趋势见图1。

图1 系统2014-2017年度科研项目工作趋势图

目前系统省本级和各下属单位经费由省局财务部门总盘管理及划拨，下属单位财务部门以“多口进，单口出”的模式负责本单位财务收支活动。具体到相关管理部门工作职能分布见图2。

图2 系统科研项目管理工作职能分布图

在明确工作职能的大前提下，各单位科研经费管理隶属于专项资金大类进行管理，具体按照参与部门的职能划分管理职责，如：科研管理部门牵头组织制定本单位科研管理办法并负责组织实施；财务部门负责科研经费的日常收支核算工作；项目组负责科研项目的运行、进度、项目预算的编制以及科研经费使用控制等。

二、系统科研经费运行管理现状

（一）存在的问题

鉴于行业科研资金有其独特之处，我们认真总结了系统科研项目特点：涉及面广，民生项目多，公益性强，精细度要求高，研究周期长，资金管控难度大等等。实际运行过程中也发现不少问题。

1.项目筹备阶段--科研资金的预算环节。

通过对管理部门调研了解到，项目组人员财务知识局限，预算观念不强，普遍认为项目申请书中预算的编报只是争取科研经费的一道手续；经费到位使用过程中，多未结合实际可研进度制定资金使用计划，工作是自控的、资金使用是随机的；管理部门无法结合需求动态督导项目进度，导致后续服务较为混乱，诸多课题组均出现过变更或调整预算情况。

自筹备期开始，科研项目相关资料均应纳入档案管理范围，包括预算调研、费用测算方案等等，避免资料丢失、整理归类不到位、资料被私自篡改、泄密风险。实际工作中部分单位存在科研项目资料管理不健全现象。

2.规划阶段--科研经费的分配环节。

（1）各项目资金规模缺乏考量。按照相关规定，项目申请依据每年特定科研领域与项目的申请指南，重点倾斜国家重大需求项目，立题角度、科研质量优劣、研究周期与科研经费规模的分配没有具体、详实的标准和考量。

（2）配套资金落实困难。据了解，系统2014年以来承接的科研课题配套资金全部到位率非常之低。主要原因还是项目组对专项资金认知不足，个别项目申报时可能存在提高立项成功率、虚增科研规模行为，后期在课题执行过程中，表现为配套资金到位不及时、到位率低甚至不提供配套，用课题占用的房屋、仪器设备原值、水电暖、耗材等列入配套的做法来弥补。

3.执行阶段--科研经费的支出环节。

以系统某一部门级课题为例，它是2016年批准立项，立项当年全额预拨科研经费20万元，此项目周期为2年，该项目实际支出明细见表1：

表1 项目支出明细表

表中，外协费所占比例最大为50%，其次是实验测试费用45.75%，材料费只占1.15%，依据该单位参照《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》规定之“间接费用实行总额控制，500万元及以下部分为20%，用于支付管理费及绩效等”条款要求，该项目明确应该列支的管理费为0，资源占用为0，设备费为0，项目鉴定费为0，与常理不符，支出结构存在问题。

调研中还发现部分项目存在科研经费使用与项目实际进度不相符，存在前松后紧或结题时突击花钱现象，说明对科研经费的过程管理缺乏科学控制，预算、核算管控方式存在问题。

4.完成阶段——科研经费的结算环节。

（1）未结题项目过多。以下属单位为例，2014-2017年的承担的29个科研项目具体结题情况见图3。

图3 2014-2017年度科研项目结题情况统计图

这种现象长期存在必然导致大量闲置资金沉淀，也掩盖了实际支出过程中存在的不合规问题，应及时提醒所属单位关注，视情况分类展开督导，及时结项结题。

（2）绩效评价指标不明晰。系统科研经费效益评价包括经济效益、技术效益和社会效益三方面，评价以获批准项目的“立项申请书”、“技术开发合同”为主要依据，目前对完成技术效果、社会效益评价以定性要求居多，具体操作过程中缺乏公正、公平、明晰性。

（3）科研资产管理缺位。课题组购置的科研固定资产，结题后大部分单位没有对这部分资产采取有效管理措施，制度上也没有就其使用范围窄、专业领域特定、使用期限较短的特殊性完善相应规定，多采取跟单位的其他固定资产同样的管理方式，无法实现资源共享、循环利用，造成科研经费的浪费，降低科研经费的使用效率。

（二）原因分析

1.管理流程存在断点。

通过查阅项目资料、对业务流程跟踪调研，发现所属单位项目管理部门间存在“各司其职”现象：科研管理部门注重组织申报、争取项目数量和规模，资金管理部门侧重于收支合规合法，项目组注重科研质量和进度，整个过程中采购部门、纪检参与较少，项目、经费、合同三方管理衔接不够紧密，忽略了项目进度推进、流程管理、经费使用及预期效益的管理，总体没有形成完整、统一、协调、联系机制，往往多在收支合理性、结题决算环节出现问题。

2.内部审计环节缺失。

根据相关内审条例规定，系统内部审计是指系统内部审计机构和审计人员对本系统、本单位实施的一种独立客观的监督、评价和咨询活动，通过运用系统、规范的方法，审查和评价业务活动、内部控制和风险管理的适当性和有效性，以促进单位完善治理，提升管理水平和服务能力。通过对资金管理资料和审计频率调研，发现对科研项目资金内审及监管没有专门的、专业的综合监管部门，导致相应研发阶段无法结合科研资金专项管理要求开展事前项目预算及对外协单位资质、能力选定、外协费用预算、合同签订的审定、事中资金使用进度及采购等安全审核、事后资金使用效益综合监督，各相关职能部门缺乏有效手段，只能是马路警察各管一段，常态化监管模式缺失，所以发现问题多在项目成果评审环节，没有整改机会。

3.财务管理职能弱化。

通过财务部门数据和图表的综合分析，可以看出由于相关制度不完善，相关政策宣贯、专业知识培训不够，存在项目报销不严谨，绩效标准不统一，或大量购买办公耗材、燃油，或少列、虚列成本、加大计提比例，项目承担者预算意识和资金规划能力不足，导致财务部门、项目组在执行项目管理过程中不能很好的履行项目资金监管、服务职能。

4.管理模式有待更新。

由于每笔科研经费多元化的来源，同一笔科研经费，不同岗位理解都存在很大的差异，这就需要科研管理部门或项目负责人提供详细的项目预算计划与信息，目前所属单位部门间信息难以共享，还没有纳入账务系统，无法将科研项目数据与信息、预算计划、研究状态对应到相关的项目实现同步管理，相关部门要做大量的重复工作，不仅浪费人力物力与时间。随着科研经费总量的与日俱增，经费来源多元化及数据量的不断加大，依赖这种传统管理方式己经不能适应现阶段科研经费管理的要求。

四、完善系统科研经费管理的措施

（一）统一思想，提高认识

加强系统科研经费管理目的不是应付审计检查、不是自找麻烦，而是查漏补缺，完善组织机构、完善内控制度、强化岗位培训与整合，切实提高科研经费使用和管理水平，保证预算合理、政策一致、使用合法、管理合规、人力设备资源共享，最终实现服务与管理兼顾的动态平衡。

（二）明晰项目运行部门责任

层层明确科研相关管理部门业务分工协作及项目负责人的权责界限，明确跨部门的业务分工与协作，尤其是跨部门间信息传递链中涉及到的工作任务必须细化分工，结合科研资金经济管理活动每一细节的核算、监督要求，对相关环节、部门职能程序化、标准化，便于准确、及时地沟通、反映、协作，避免管理断点。科研项目运行与项目资金使用流程见图4。

（三）健全科研经费内审机构

为保证科研经费管理规范化、长效化，应依据《中华人民共和国内部审计条例》《甘肃省内部审计工作考核办法》相关规定成立专门的内审机构，对部门履职、项目执行、经费使用、预算执行的合理性、规范性进行定期核查，建立主管部门日常监督、研究机构内部控制、审计部门事后监督各尽其责的三层监督机制，实现对科研经费进行全面监管，杜绝管理漏洞。

（四）建立项目管理共享平台

针对目前科研资金管理现状，单纯的单位内部管理或外部管理、事前、事中或事后监管都不完全适合系统实际，应结合系统科研经费特点和管理需求，以“细化”“务实”“精致"为基本原则，对科研项目资金管理流程进行全面梳理，查漏补缺，利用互联网和大数据技术尝试在系统现有信息平台上进一步开发，以项目组发起组建信息库为核心，通过科研项目负责人、科研管理部门、计划财务部门、设备管理部门、物资采购部门、纪检监督、内部审计部门全程参与课题从申报到结题过程，由被动式管理转变为主动式服务，由审计监督变为日常精细化管理，实现对科研经费的全过程服务，使科研活动的各个参与方沟通更加顺畅、信息更加透明、协作更加密切。

图4 科研项目运行与资金使用流程

期间，我们尝试针对一个单位进行了试点，在专业工程师指导下，把对科研项目管理的各项要求转化为功能模块，与正在建设的LIMS系统业务软件进行有效衔接，设置预算预警、提示系统，设定流程，有效实现项目、管理以及财务核算的技术融合，部门工作信息共享，实时动态管理与监督，实现各部门相互协调、相互依托、相互渗透、相互监督、相互制约，规范工作流程，促进科研经费精细化管理上一个台阶。通过试运行经验，证明在LIMS建设开发基础上着手构建贯穿科研项目立项、执行、结题全过程，涉及事前、事中、事后全过程管理的一体化科研管理信息平台是可行的、有效的。