浅谈人事档案数字化管理策略

朱莹

【摘 要】信息时代，纸质的人事档案已无法满足当前社会发展的需求。由于当前市场经济环境下的人才流流动性较大，纸质人事档案的时效上根本无法做到一致，而数字化档案则不同，提高了人事档案的利用水平。本文根据多年工作实践，对人事档案数字化管理策略进行探索，以期提高人事档案管理水平。

【关键词】人事档案：数字化管理；优势；策略

人事档案是对人才资源各项信息进行记录和反馈的主要途径，对于人才的合理使用及价值发挥具有重要利用价值。复杂性、多样性是人事档案内容特征，这点也决定了传统人事档案无法适应当前经济发展需求。需要加强推进数字化技术应用，从而实现更好的服务作用，提高档案管理效果。通过多年的工作实践发现，人事档案数字化管理工作是一项长期性的工作，不仅需要通过数字化管理系统对现有的人事档案信息进行有效的管理，同时还要根据发展的需要来对信息进行更新，并根据人力资源管理的需要对档案管理内容和方法进行优化升级。

一、人事档案数字化管理工作的优势

（一）保护档案，缩短查找时间

在进行人事档案管理工作时，人事档案信息经过扫描技术实现数字化处理，将人事档案信息上传至计算机系统中，形成副本。这样不仅对原始纸质档案的有效保护，而且也提高了人事档案的使用范围，为相关人员对人事档案信息的查找及更新提供了很大便利。

（二）备份存储，防止恶意篡改

人事档案经过数字化处理后，在日常使用主要利用其数字档案，保障了纸质档案的存储安全。人事档案数字化管理的实现，确保了数字档案与纸质档案信息的一致性，通过备份对比，可以及时发现是否更改档案信息。对于更改档案信息的，将分批次进行处理并异地存储，联动档案多个部门进行审核，确保人事档案的安全、真实性。

（三）一劳永逸，形成规范定式

实现人事档案的数字化管理，在纸质档案数字化转化过程中会对人事档案有一个系统的整理，进一步规范人事档案流程，实现人事档案记录流程的自动化，这样可以有效的实现人力资源的节约，全面提高人事档案管理水平。

（四）快速定位，方便人才调度

人事档案数字化管理的实现，单位在人员调度及部分转换工作过程中，能够快速对人事档案信息进行筛选，准确找到与要求相符合的人员信息。而且基于人事档案数字化管理的基础上，可以通过增设人才管理中心合理记录和反馈工作人员日常的情况，为人事档案数字化管理工作的开展提供更多的便利条件。

二、加强事业单位人事档案数字化管理的策略

（一）增强单位人事档案管理意识

当前事业单位各项改革工作的不断深入，这也使人事档案受到更多的关注。在当前人事档案数字化建设进程推动过程中，需要全面提高人事档案数字化管理的意识，加快档案管理理念的转变，在实际工作中能够严格按照相关政策和制度要求，做好人事档案信息的实时更新，强化对人事档案数字化管理工作的监督，为人事档案数字化管理的实现奠定良好的基础。

（二）构建科学、规范的人事档案信息数字化管理系统

人事档案信息数字化需要各种硬件的配合，其操作系统就是数字化管理的软件基础。根据操作系统及技术特征，在进行人事档案信息数字化管理系统选择方面需要注意其系统是否具备前瞻性及符合相关要求。操作系统主要包括两个内容，也就是硬件与软件设施，两者匹配程度影响到人事档案信息数字化管理系统的完整性。因此，在进行筛选信息数字化管理操作系统时，需要考虑原存储在计算机的数据信息是否被删除。由于计算机操作系统存在的差异性很可能会对人事档案信息的储存格式进行改动，那么这就会导致信息的部分缺失或者无法准确读出。为了预防此种情况的发生，应该注意充分考虑数据的丢失问题，是否被丢失、该信息操作系统是否有恶意插件或者带有病毒等影响人事档案信息安全的因素等。

（三）建立大型数据库

在人事档案数字化重审工作推进过程中，需要基于单位自身的实际情况，根据纸质档案的实际内容来实时编辑，并且建立人事档案数据库并将档案信息转化为数字化形式，实现纸质与数字档案信息的一致性，建立系统时由前台和后台共同组成的操作系统，后台主要为工作人员为人事档案信息的完整性进行修改，确保档案信息的收录和存储的完整性。前后系统则用于信息的检索和查询。在人事档案信息数字化建设过程中，大型数据库的建立是其必不可少硬件基础，实现信息的载入和存储，为人事档案管理工作提供更多的便利，可以全面提高人事档案信息的数字化化管理工作的效率和质量。

（四）建立健全档案管理安全机制

为推进事业单位人事档案管理的数字化建设进程，也应配备完善的安全管理机制。事业单位中涉及到很多保密的人事档案，管理人员应根据其需求，建立健全档案信息管理制度，提高档案管理安全保障系数，认真落實不同档案信息的备份工作，利用数字化技术，保障档案存储工作的安全性。同时，领导人员应适时进行法律法规等教育工作，让档案管理人员意识到工作的重要性，在应用数字化技术的过程中注意做好保密工作，加入专业的保护措施。此外，在进行档案数字化建设的过程中，应意识到使用互联网就会对档案管理工作产生相应的威胁，必须利用安全措施避免第三方攻击，避免信息外泄等问题，树立档案管理人员良好的职业道德，严格按照相关标准使用电脑、存储资料。

（五）提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理人同的综合素质对人事档案数字化管理水平的高低有着直接影响，当前事业单位的档案管理人员普遍存在老龄化问题，对新知识的接受能力比年轻人要差得多，给档案数字化建设工作的有序推进带来了较大影响。因此，加强档案管理人员的培训工作，通过开展系统的计算机应用技术及系统操作方法，并能够灵活应用各种新技术和新设备，全面提高人事档案数字化管理的效率和质量。

三、結束语

人事档案数字化是趋势，通过推进人事档案数字化工作，有效缩短人事档案查询时间，提高档案利用效率，同时积极转变传统档案管理观念，重视数字化档案管理人才培养，为有效推进人事档案数字化建设提供助力，推动人事档案管理工作的有序发展。

【参考文献】

[1]李雪海.做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科学.2016（13）.

[2]赵耀.事业单位人事档案管理工作的创新思考[J].决策与信息旬刊.2016（03）.

[3]余明富.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略[J].经营管理者.2016（21）.