高校档案管理工作中的电子档案管理

摘 要：隨着信息时代的到来，信息技术被广泛地应用到了各个领域，信息技术以其现代化、信息化的特点和优势对高校的档案管理工作进行了创新性的改革，电子档案管理集合了信息技术的优势，在很大程度上提高了高校档案管理工作的效率。本文主要针对如何提高高校电子档案管理工作的质量进行了简单的探讨，希望能够为提高高校档案管理工作的水平有一定的帮助。

关键词：高校档案管理；电子档案管理；措施

一、 引言

档案管理工作在信息技术的应用和发展下也转为现代化发展的趋势，传统的档案管理常常因为纸质档案、因为经常翻阅或者是其他原因出现破损的情况降低工作效率，为了维护纸质档案的管理学校需要加强对人力和物力的投入，相关人员的工作量因此加重，并且维护需要大量的资金，这是纸质档案管理比较突出的问题。电子档案与纸质档案相比，不仅存储量大，而且不易受外界因素的影响，不会轻易地因为人为原因损坏，而且借阅的方式和流程简单，相较于纸质档案管理，在很大程度上提高了工作的效率。虽然电子档案管理有着诸多的优点，但还是存在一些问题，比如安全问题、管理人员的职业素养问题、电子档案管理的规范问题，高校应针对自身的实际情况，有针对性地去解决这些所存在的问题，提高档案管理工作的质量。

二、 对高校档案管理工作中加强电子档案管理有效方法分析

（一） 应对高校档案管理工作中的电子档案实行规范化管理

只要实行规范化的管理才能确保电子档案形成系统化，才能更好地为教师教学以及科研任务等提供及时准确的资料和服务。所以，在高等院校的电子档案管理工作中首先就应施行规范化管理机制，在具体的电子档案管理工作过程中必须严格依据有关法规和条文来落实具体工作。对于高校电子档案管理工作相关人员，要求其自身应具备较强的电子档案管理意识，认真负责爱岗敬业，以免发生由于人为因素致使高校电子档案发生丢失和破坏等情况。由于高等院校档案在每个学期都会发生很大变化，在档案的日常维护管理、变更以及存储和传输等多个方面导致档案管理工作量非常繁杂。对电子档案管理应严格依据相关管理规定和办法实现档案管理工作流程的规范化，继而有效提升高校电子档案管理工作效率和档案使用率。

（二） 提升电子档案管理人员管理意识

在高校档案管理工作中通常都会存在部分具有重大价值的教学资料，这些资料档案如果不能获得及时的归档管理造成档案资料的遗失和破损，那么将会对以后的教学以及科学研究工作产生重大损失；还有一些不具备使用价值或价值较小的档案资料，如果相关人员没有做好档案的甄选鉴别工作随意地进行归档和保存，那么将会导致电子档案使用价值的下降。所以，要求高校电子档案管理工作相关人员自身，应具备较强的档案安全管理意识以及档案管理工作专业素养，并且能够熟练使用电子档案管理软件对档案进行数字化管理。同时创建高校电子档案目录数据库，通过数据分类技术把教师和学生上传的电子信息档案目录数字化。同时还应依据高校档案管理工作需求，调动高校所有教师和学生主动参与到学校的电子档案建设过程当中来，保证存在价值档案资料能够获得及时归档管理，从而保证电子档案资料成为促进教学质量提升和师生学习研究的重要资料充分发挥其价值和作用。

（三） 完善电子档案管理的管理系统

电子档案管理工作是需要有成熟的管理系统作为支撑的，计算机和网络是电子档案管理工作实施基础平台构件，而电子档案管理系统包括硬件系统和软件系统。高校应针对维持电子档案管理工作的基础平台来完善其必备的软件系统和硬件系统，基本的查询功能、管理功能，以及输入、输出、存储等，这样才能保证电子档案管理系统的完善。管理要根据查阅需求来设置查阅档案的权限，完善电子档案管理的制度，提高工作人员的安全意识，规范电子档案管理工作，严格地遵守相关的法律法规，重视对电子档案的管理，提高电子档案使用以及存储工作的效率，对电子档案进行规范的收集、整理、保存、更改，重视工作的规范性，避免出现疏忽导致的安全问题。

（四） 采取有效措施保证电子档案安全保密性

高校电子档案管理是通过计算机终端、互联网以及相应的软件系统共同组合实现的，在利用计算机和网络具体展开电子档案管理工作过程中，存在信息遗失、破损以及遭受网络病毒入侵等问题和风险。所以，为了保证高校电子档案数据的安全性和保密性就应采用有效的安全防护手段，来确保电子档案数据的安全性及保密性。可通过制定健全完善的计算机系统安全预案、设置访问权限、杀毒软件、设置防火墙以及通过硬盘备份等多重措施予以实现。还可以通过电子文档数据加密和身份验证等方法有效防止电子档案数据出现丢失和破损的问题。另外，电子档案管理工作人员也应逐渐形成档案数据资料备份的习惯，可通过云文档备份的方法来保证重大价值电子档案数据的安全保密性。

（五） 高校档案管理工作加强电子档案管理的同时也应重视纸质档案资料的管理

随着信息技术的在高校档案管理中的普及和运用，切实推动了档案管理工作的发展切实提高档案管理工作效率，提升档案利用率是档案资料的作用和价值得到充分发挥和体现。然而，实现了对档案资料的数字化管理，电子档案相对纸质档案更加具有优势和特点。需要注意的是，在高校档案管理工作中在加强电子档案管理的同时也应重视纸质档案资料的管理，因为纸质档案自身具备直观表现资料内容、储存时限长以及安全保密性高等独有特征，这些都是电子档案无法取代的。所以，在高校档案管理具体工作中应兼顾电子档案理和纸质档案管理工作，将纸质档案进行详细的分门别类、编制代码目录再利用计算机技术将纸质档案与电子档案进行紧密结合，从而在数字化档案管理模式中实现档案资料的快速查找，从而切实提升管理工作效率和档案资料利用率，促进高校档案管理工作水平的全面发展和提升。

参考文献：

[1]刘长杰.高校电子档案管理中存在问题及对策[J].中国科教创新导刊，2013（19）：216.

[2]姜楠.论高校电子档案管理中存在的问题及对策[J].市场周刊理论研究，2013（8）：35-36.

作者简介：王玲，河北省唐山市，华北理工大学。