信息化背景下企业内部控制路径创设分析

2018-07-14 02:17张淑芳
中国乡镇企业会计 2018年11期
关键词:背景部门监管

张淑芳

在当前信息化背景下,企业会计工作出现了较大程度改变,同时企业内部控制环境和流程也均发生了变化。信息技术在给企业工作提供便利的同时,也给企业内部控制带来了新的工作要求。现阶段,大部分企业已经全面普及会计电算化,在企业内控管理过程中也积极引入了信息技术,提高了管理效率,在企业运营发展中发挥着重要作用。但从现状来看,信息化背景下的企业内部控制仍然存在较多的问题,无法将内部控制自身作用充分发挥,导致企业内控水平不够理想。基于此,企业应该给予内部控制高度注重,结合信息化技术的优势,采取针对性的优化对策,完善内部控制体系,加强内部管理,提升企业整体管理水平,促进企业健康发展。

一、信息化背景对内部控制的影响

(一)由局部到整体控制

在信息化技术的作用下,能够让企业内部各个部门之间借助信息技术,实现信息数据的传递和共享,将各部门有机结合起来,内部控制工作也不再是局部单一控制,而是从企业整体角度出现,实现内部管理,注重各个环节内容的整合管理。

(二)由事后到实时控制

网络和信息化技术的广泛应用,给企业各个部门信息传递和共享提供了条件,实现了信息的实时传递,使管理工作不再滞后,能够使内部控制由之前的事后管理逐渐朝着事前、事中、事后的趋势发展,实现实时控制。

二、信息化背景下企业内部控制存在的主要问题

(一)内控体系不完善

在信息化环境下,企业内部框架以及运营方式上出现了一定的改变,在以往的内控过程中,主要采用人工方式开展内部管理,不能和信息化技术实现有效融合。为了保证内部控制能够在信息化背景下高效运作,构建完善的管理体系是非常必要的。当前,我国大部分企业已经构建了内部控制体系,但是从整体角度来说,依旧缺少整体性和全面性,也无法和信息技术形成有机融合。内部控制体系也较为零散,各部门间也没有形成协力。此外以往的内控工作只注重事后管理,把事后补救当作主体,这种内部控制方式较为滞后,亟待改革与完善。

(二)财务数据的安全性、真实性问题

信息化背景下,财务数据信息是企业内控的重要依据,但需要注意的是企业财务数据虽然有些是公开透明的,但有一部分信息涉及企业机密,这类数据与企业运营发展有着直接关联,对安全性也有着较高要求,一旦丢失将会造成不可估量的损失。除此之外目前公开、共享的财务信息其安全性、准确性也存在问题。各部门所上报的信息其准确性、真实性都可能存在问题,数据造假的情况屡见不鲜,在这种情况下,将无法保证内部数据的真实性和精准性,无法为内控提供有价值的数据信息。最后,部分企业在数据保存过程中主要在信息系统中保存,一旦出现盗取或者泄漏的状况,必将会造成重要数据的丢失。综上,在信息化环境下,一旦缺少对数据安全的把控和防范,将会加剧数据失真几率,以此给内部的有效控制带来负面影响。

(三)监管机制不全面

很多企业在开展内部控制工作时,缺少有效的监管机制,导致即使制定了完善的内控制度,也因为缺少有效监管,造成内控无法有效落实,流于表面。同时企业对各个岗位以及职工之间也没有制定监管制度,存在各自为政的状况,在内部监管体系方面,没有构建对应的机制,无法给内部监管工作顺利开展提供引导,使得内部监管自身作用无法发挥,阻碍企业内部控制管理水平的提升。

三、信息化背景下企业内部控制路径创设

(一)完善内部控制体系及制度

为了实现内部控制体系的统一构建,还要对管理要求和标准加以精准设定,只有明确内控的相关制度,有制度作为内控工作的开展做指导,才能有效将企业内部控制落实到实处,对企业运营实现有效管理,达到强化企业内部控制的目的。在信息化背景下的内部控制体系构建中,还需要将信息化技术运用其中,一方面需要明确企业所具备的网络以及软件系统,另一方面还要对企业现有的内控管理流程结合信息化技术进行重构。即企业在建设内部控制体系时,应该结合信息化技术进行更改,例如在信息化背景下,企业通常会引入如ERP系统以及金蝶财务管理系统等信息化管理平台,企业要求各部门以月、季度、周作为单位,定期将部门财务运作状况通过信息化平台上报给内控部门,之后再由内控部门将各部门的运作情况与预算分配进行核对,如果实际运作超过预算分配,就要及时分析造成超支的原因,并制定改善措施,以推动企业的财务运作始终在企业的控制目标内,维护企业效益。

(二)强化信息化会计数据管理

在信息技术下,会计数据信息是开展内控管理的重要依据,因此企业必须加强会计数据管理,现有的财会数据信息主要是保存在信息系统中,虽然这种方式十分便利,但也存在一定的安全性,一旦网络瘫痪,或遭到病毒入侵,重要信息将会丢失。针对这一问题,可要求除了在信息平台上存储外,还应定期将数据下载到U盘、光盘等储存介质做备份,也可以通过纸质档案保存重要数据。同时为了避免数据被串改、或因个人利益而进行数据造假,应制定岗位分离制,即报表编制和数据录入的人员不能为同一人,报表编制完成后,先由专人检查,确保无误后才能录入到信息平台中,发送给内控部门人员。同时录入人员可设置两人,相互检查,避免在录入过程中出现错误,最大程度提高数据信息的安全性,从而为内部控制提供准确、安全的数据信息。

(三)加强监管体系的构建

强化企业监管需要,可成立专门的监管部门,或在企业内控部门中组建监管小组,由他们负责内控执行的监管工作。在日常工作中,监管人员督促各部门定期上传各部门的财务状况,并在报表编辑过程中,检查是否存在异常。同时还应明确各部门中不同岗位的权责,部门管理人员的监管权限,由监管小组和企业各部门管理层共同实施监管。最后为确保内控落实的有效性,可根据监管结果制定奖惩措施,对于数据信息违规造假者,一经发现就进行处罚,情节严重则需要追究其法律责任。对于监管过程中表现良好、工作完成情况理想的人员,可在当月奖金中体现,增强激励性,以促进内部控制的有效落实。

四、结束语

总之,信息化技术能促进企业工作水平的提高,有助于提高企业内部控制效率,但在实际运作中,仍存在一些亟待解决的问题,因此为有效提高内部控制质量,助力企业良性发展,企业应当结合信息化技术的特点,重构内部控制体系与制度,强化监督管理,促进内部控制的有效落实,为企业的经营与发展保驾护航。

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