企业采购业务内部控制问题浅析

吴成玲 首都经济贸易大学

一、引言

2001年以来，世界各国频频出现由于企业内部控制缺失而造成的财务舞弊、巨额资产损失甚至破产倒闭等各类丑闻，从美国的安然、世通事件，到我国的中航油、三鹿事件，众多惨痛的事实都在提醒并强调内部控制在企业管理中不可或缺、举足轻重的作用。作为生产经营活动的关键环节，采购业务的内部控制是否完善、有效直接影响着企业采购成本的高低、关系到企业产品的质量和价格，并最终影响企业的销售、利润和品牌。

二、采购业务内部控制的重要性

采购活动是企业生产运营的重要环节，是企业的生产经营顺利进行的基础。同时，采购业务因涉及到多部门协作、专业水平、利益诱惑等多方面原因，容易产生物资短缺、积压浪费、次品入库，甚至腐败舞弊等风险。

鉴于采购业务在企业生产经营过程中的重要性和其蕴藏的巨大风险，通过建立完善的内部控制机制，可以规范企业的采购行为、降低采购风险，满足生产经营需要。

三、企业采购业务内部控制存在的问题

（一）需求计划和采购计划制定不合理，偏离生产经营的实际需求

偏离生产经营实际需求的采购活动会造成物资库存的短缺或积压，物资短缺会对企业的生产活动造成直接的影响，严重时会导致生产停滞；而物资积压则会占用企业资金，仓储管理成本加大，易损易腐物资容易过期报废，从而造成资源浪费。

（二）缺乏对市场变化趋势预测的敏感性和前瞻性，影响企业的采购成本和经济效益

采购人员不能很好地把握物资的市场供应和价格波动等行情趋势变化，或者是对相关市场缺乏深度、专业的了解，从而不能抓住有利的采购时机，或者是在与供货商进行谈判时处于劣势，不能合理降低采购价格，使企业的经营成本无形加大。

（三）不当选择供应商，使采购的物资质量得不到保证，甚至存在舞弊风险

采购过于追求低成本、低价格，忽略或降低对物资的质量要求或需求部门变相指定供应商，这些都会造成不当选择供应商，采购的物资不能够达到生产的材料需求标准，或以次充好，甚至基于利益诱惑，采供双方勾结舞弊，直接损害企业利益。

（四）采购定价没有科学的指导，物资采购不能获得最优的“性价比”

企业在实际采购中多以价格为确定供应商的主要决定因素，往往直接在多家供应商中选择价格最低的一家，而忽视了质量。因质量不过关而最后难以通过验收的情况时有发生，重新比价、换货不仅导致了采购成本的增加，也影响物资需求部门的生产计划。若因验收未能发现产品的质量问题并投入使用，给企业带来的损失将会更大

（五）采购合同方面存在的缺陷，使企业合法权益得不到保障

合同方面的缺陷会使企业在自身合法权益遭受侵害时，无法用法律武器保护自己，并使自己深陷其中，问题长久得不到解决。导致合同缺陷的原因有很多，如未经授权签订合同、合同条款措词不严谨、易发生争议的内容不明确、供货商的履约能力不能保证，或存在其他重大疏漏和欺诈的情况等。

（六）缺乏明确的验收标准和规范的验收程序，易造成账实不符或物资损失

验收人员责任心欠缺，货物交接的验收过程走过场，如果时间紧张，甚至不能及时清点数量，事后发现数量不符，也很难界定责任。另外，如果验收人员的专业性不强，缺乏专业的鉴别能力，在验收时只能针对数量核实验收，忽视对商品质量的关注。

（七）付款方面存在审核不严格、预付账款或定金的追踪核查不到位

因采购付款相关手续涉及的资料以及部门、人员繁多，审核工作极易出现差错。另外，由于采购后续工作跟不上，采购的预付账款或定金有长期挂账的现象，出现货已到发票长期不开或者款项早已预付而货物迟迟不见踪影等情况，这些都会严重影响企业的成本核算，甚至给企业造成极大的经济损失。

（八）对采购业务的后评估工作不重视，缺乏相关的跟踪评估工作

企业的采购业务常会随着验收、付款、结算等环节的陆续完成而结束，没有定期对采购业务各环节进行专项评估、分析和考核，对采购活动中出现的问题不能及时整改，采购效能长期得不到提升。

四、采购业务内部控制问题的改善措施

（一）提高采购人员和其他相关人员的专业素质

企业在采购业务出现上述诸多问题，其中一个重要的原因就是采购业务各环节涉及的部分人员缺乏专业性导致。所以，提高企业内部相关人员的专业素质是采购内部控制改善措施的重中之重，企业应加强相关的培训和考核工作，内容应包括财务、法律、谈判、技术标准、公司的章程制度以及企业文化等各方面。内部专业人员不能满足需求时，应寻求外部帮助，如聘请专业顾问、委托有资质的相关机构等。

（二）准确、及时编制需求计划、采购计划，严格执行物资采购的请购和审批制度

在采购业务方面，需求部门应根据生产经营实际情况和预算，提出物资采购申请，在相关审核部门审定后，必须经库房管理部门根据库存情况核定实际采购数量，在此基础上编制采购计划。上述计划应执行严格的审批制度，对审批手续不全、审批不当或超越授权审批的需求计划、采购计划，采购部门不得接收。

（三）加强供应商信息管理，建立企业的供应商网络和价格数据库

企业通过对供应商进行评估，建立准入制度，据此确定合格的备选供应商，形成企业自己的供应商网络。同时，通过对供应商进行实时管理、考核和评价，对不合格的供应商应予以淘汰或更换。另外，采购部门应积极关注市场价格变动情况，收集、分析有关价格信息，并根据市场行情及时修订物资采购的指导价格，为采购部门提供价格参考依据。

（四）规范采购合同的签订和管理，使企业的合法利益得到最大限度保障

采购部门拟定采购合同，须经财会、法律等各专业部门审核，避免出现合同条款缺陷，损害公司利益。变更采购合同，应按合同原审批程序办理。合同管理部门应对生效合同进行统一连续编号、整理存档，妥善管理。同时，企业应跟踪合同的执行情况，实行过程监控，监督合同按期按质执行。

（五）制定采购验收标准，规范验收程序，避免验收流于形式

企业制定的验收标准应明确、统一，不能出现歧义；验收程序应完善严密且易于操作。对于特殊物资，内部验收人员如果缺乏相关知识或经验的，应委托外部专业机构或专家协助验收。验收人员应当向有关部门及时报告验收过程中发现的异常情况，相关部门在接到报告后应当查明原因并及时处理。

（六）完善付款流程，加强采购付款管理，对采购付款进行过程控制和跟踪管理

企业应对采购和付款的过程加强控制，对异常发现及时进行核查分析，必要时应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失。企业应合理选择付款方式，一般应通过银行转账，支票转账的应在出票时将收款人名称正确填写完整。对于预付账款，则应定期跟踪核查分析，对有疑问的预付款项及时采取措施，避免出现呆账或财产损失。

（七）建立企业采购业务的后评估制度，定期评估和分析企业的采购活动

通过对采购的计划、渠道、价格、质量、成本、合同签约和履行等物资供应各环节进行定期评估、考核和分析，使企业能够及时发现采购过程中的薄弱环节，加强相应的内控措施，优化采购流程，防范采购风险。同时，通过相关的绩效考核，促进采购部门和人员主动关注采购工作中的不足并积极进行整改，从而提高采购效能。

（八）重视并加强采购业务的内部监督

采购业务的内部监督可以从两方面进行，一方面是在采购部门内部设立独立的审核岗位，对日常的采购活动进行实时的监督和检查；另一方面是通过内部审计部门的审计计划，定期或不定期对采购控制流程的执行情况进行监督检查。通过双重的监督检查，及时发现内控缺陷，不断完善相关内部控制制度。

结论：千里之堤，溃于蚁穴。内控体系缺失或内控漏洞使企业对一些经营危机防不胜防，所以，建立健全完善的内部控制体系已成为企业防范经营风险的重要工具。采购业务作为企业经营的开端和重要环节，企业应重视和加强采购业务的内部控制，有效堵塞采购业务过程中的内控漏洞、消除隐患，从而保护企业财产安全、防止舞弊，促进企业持续经营与健康发展，实现企业的战略目标。