高校仪器设备管理系统在设备建账改革的新探索

王 军 周 全

（四川大学实验室及设备管理处，四川 成都 610065）

一、绪论

1.引言

《高等学校仪器设备管理办法》第六条指出学校要对仪器设备的资料建立档案，实施计算机管理。对仪器设备的种类、数量、金额、分布及使用状况经常进行分析、研究和汇总，并按有关规定如期、准确上报各类统计数据。要加强校内、外网络资源建设，逐步做到有关数据网上传输，充分利用现代化手段实现对仪器设备的资源共享和科学化管理。

按照教育部的要求，高校也在努力对仪器设备管理系统进行全面升级。目前高校仪器设备管理存在以下一些问题，例如：高校校区较多，师生在办理报账建账业务时较为麻烦；同时由于不同校区和系统较多造成重复填写数据问题；并且针对于在校师生上下课高峰期等问题造成业务办理高峰期等待办理时间过长的问题。仪器设备管理系统旨在运用互联网信息平台，深化高校仪器设备管理改革，缓解在校师生建账报账耗时过长、流程较为复杂的问题。完成对设备建账的改革与创新，一方面大大缓解了高校在设备管理方面的人力与物力压力，节约了时间与空间成本。另一方面给在校师生建账报账提供极大的便利。

2.研究背景与目标

近年来，我校设备建账每年约15000台件以上，建账师生人数多，工作量大，流程比较复杂。为最大限度地简化优化建账流程，缩短建账时间，解决师生现场终审排队和多校区重复“跑路”等问题，设备处努力依托现代信息技术，实现了“设备建账远程网上审核，设备建账，自助终端打印标签单据”的全新建账模式，较之以往到管理部门现场审核的建账模式，大大提高了效能，得到师生好评。

通过深入基层广泛调研、开展座谈征求意见、认真梳理总结，真切地从一线师生角度考量设备管理系统的便利性，设备处全面升级设备管理系统，对系统功能和业务办理流程进行不断调整、完善和优化。完成系统界面用户体验友好化处理等工作，实现了仪器设备网上在线终审，解决了年底高峰期现场终审排队现象和师生多校区重复“跑路”等问题，大大提高了设备建账的时效性，让师生办理建账业务更加便捷顺畅，大幅提高了服务效能。具体完成了以下几项改革服务。

改革仪器设备建账终审模式。由传统的现场终审模式变革为网上终审，全程线上办理，无需前往设备处，彻底解决师生现场排队终审、多校区重复“跑路”等问题。

推行了移动应用平台（微信“资产通”）。利用微信实现信息推送、业务审批、数据查询等功能，让全校师生更加便捷地办理业务、查询数据和享受信息服务。

二、仪器设备管理系统建设内容

1.仪器设备建账业务审批工作现状

据统计，2016年四川大学仪器设备建账建卡台件数27357，总值4.16亿元。按照1年200个工作日计算，平均每天办理设备建账达137台件,而一件仪器设备建账建卡终审时间大约需要5-15分钟左右，业务办理数量和工作量非常大。通常每一台仪器设备在设备管理系统填报事项的错误率几乎达到40%。据统计，随着高校规模的扩大，人才引入及人员流动越来越频繁，这就造成了报账人员更替速度越来越快，除了学校本部党政工群等部门外，其他学院、医院、研究所及各类办学实体单位的经办人几乎都是各年级的学生和自聘人员，这些新报账人员对高校报账业务的规定及流程不太熟悉，经常出现前一次办事人员回去后交给另外一个人“接力”办理，一笔业务经常出现3人及以上人员来办理的情况，由于每个经办人对仪器设备网上填报的要求和规定在认知上有所差异，即便是当场告知了需要重新填报的事项和要带上的材料，大多数经办人也记不完全，导致有的一个项目填报错误，有的多个项目填报错误，而填写错误的项目需要重新在管理平台上修改，再进行审批，造成前来办事的教职工和学生来回奔波多次修改，而设备处建账岗位的工作人员也随之反复的重复劳动。学校实行该审批程序至今，工作运行虽然正常有序，但仍然存在填报事项不完善、一个或多个事项填报错误、资料携带不齐、审批效率有待提高等问题。

2.仪器设备建账存在的主要问题

仪器设备建账主要存在师生多校区重复跑路，高峰期建账排队现象严重等问题。四川大学仪器设备管理系统于2010年建设，之后未进行系统性的梳理，部分业务已经不能满足日益增长的管理需求，特别是高峰期建账排队现象严重。仪器设备网上建卡建账工作要求，新购置仪器设备金额在800元以上，须在四川大学仪器设备管理系统中申报建账业务，在系统中逐项填报购置信息（包括领用单位、资产来源、资产归属、经手人、采购人、供应商、发票日期、发票号、经费编号、经费名称、经费科目等）及仪器设备信息（包括设备名称、分类号、单位、型号、规格、使用方向、国别、是否进口、生产商、保修期限等），经所在单位设备管理员初审后，再携带仪器设备采购合同、票据、经费卡、出厂证明等相关资料原件到设备处排队终审，审核通过后，获得盖章的《仪器设备对账单》和设备标签；如果终审未通过，撤回修改，设备管理员初审，再次到现场终审。以上程序由于填报项目较多，资料携带不全，又需现场审核，往往出错率较高，导致师生经常反复跑路，并且像年底高峰期经常出现排长队的现象。

3. 解决建账排队问题

通过分析调研，四川大学2016年建账金额小于3万元的有25634台件（占总量的94%），3万以上的为1723台件（占总量的6%），因此对3万以下的设备进行建账模式优化，实现用户不到设备处即可报账的模式。具体流程如下：①用户提交建账业务申请，上传发票、铭牌照、现场安装照片等图片；②单位设备管理员初审；③设备处网上终审；④用户自行打印A4《对账单》，前往财务处投递报销和使用自助打印终端打印设备标签；⑤设备正式入账，流程结束。

上述流程可以清楚地描述师生整体建账报账的流程，该系统的重中之重是缓解目前报账建账较多的3万元以下设备建账过程。

实现3万元以下设备建账业务不排队的核心关键点：

第一，用户申请建账时，必须上传设备处终审所需要的各类资料照片；第二，设备处及时审核提交的建账业务，可在建账提交成功后对老师作提示：当日提交的业务三个工作日内审核完毕；第三，提供打印自助服务终端或标签打印机，用户可在行政楼、华西校区自助服务终端自行打印设备标签；第四，由老师自行在A4打印机上打印《对账单》， 财务处认可的对账单上设备处不用再盖章。

4.移动应用平台

移动应用平台的宗旨是让用户可以随时随地办公，查询设备信息，查看相关业务办理情况，满足业务办理审批的实时性要求。该平台利用微信平台，能够为用户提供随时随地利用移动终端处理主要业务，查询信息等。主要功能有：①信息推送：各类业务的办理通知；②业务办理：照片拍摄上传、业务审批（除开必须打印各类纸质单据的业务节点）；③个人业务进程查询；④提供条码扫描、二维码扫描识别功能，并能根据条码、二维码内容自动追踪业务进程及业务关键信息（仅能查询自己申办的业务和职权范围内的相关业务）。

三、建设效果预估和对比

通过本次对设备管理系统的升级优化，实现了对设备建账模式的改革，可大大提高小额设备建账的时效性，让老师办理建账业务更加便捷，解决年底建账终审排队现象。移动应用的消息推送及任务审核功能让设备管理系统不再局限于电脑端，实现了跨越空间的移动办公，能大大提高各业务的流转速度，业务办理更顺畅。

四、系统运行效果

仪器设备管理系统的运行效果主要包含以下的几个方面：用户提交建账申请，并且完成对建账内容上传；完成报账信息的填写和上传；设备资产自助打印等操作。实现单台件或批量小于3万元的设备实施设备建账“远程网上终审、自助终端打印标签单据”的新模式。通过以“制度+科技”、“人控+技控”的手段，构建全方位、多手段、零时差的网络服务体系，提高仪器设备建账的时效性，让师生办理建账业务更加便捷顺畅，切实为广大师生提供高效优质的一流服务。

表3.1 改革前后设备建账报账对比表

五、结束语

仪器设备管理系统的一体化是高校设备仪器改革的一个新的探索。随着近年来互联网技术的升级与高校信息管理一体化的进行，优化高校管理系统来缓解目前因系统所导致的人力成本过高与师生办理业务较为麻烦的问题。目前四川大学仪器设备管理系统的一体化已取得较大成果，完成了仪器设备建账系统以及设备资产标签自助打印系统。通过实际测试，与现有原始系统相比，仪器设备建账系统节约了近一半的人力成本，为师生提供了极大的便利，师生建账报账无需到设备处，直接到财务处报账，解决终审排队现象，同时设备终审通过后直接去财务处投递，确保“一次跑路办完所有业务”，并且不打单据，无需设备处盖章，极大程度上避免排长队和重复跑路的情况。与此同时，设备资产标签自助打印系统也极大方便了师生建账流程，老师可以到自助终端通过身份识别自行打印，方便补打，有利于提高标签张贴率。系统升级以及信息一体化所带来的优势是有目共睹的，必将成为未来高校设备建账改革的新模式。

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