电子政务环境下档案信息资源管理的策略

摘 要：随着信息技术的发展，互联网时代的到来，办公场所也全面进入了无纸化时代。在电子政务覆盖全国的今天，档案信息资源的管理要求也变得更加严格。在电子政务环境下对档案信息资源进行合理有效的管理，能够推动电子政务环境的良性发展和循环。本文就电子政务环境下档案信息资源管理的策略展开讨论。

关键词：电子政务；档案信息；资源管理；策略

从世界上第一台计算机发明后，人类就“一发不可收拾”的踏入了新的科技时代，信息时代改变了人类的生活方式，也改变了办公方式。改革开放以来，我国的互联网技术不断发展，各个行政部门和事业单位已经基本进入了办公无纸化和信息化时代，档案储存也朝着信息化发展，那么在电子政务环境下，档案资源管理应当如何发展？

1 电子政务概述

电子政务是一个现代才产生的新兴学术名词。指的是引入互联网技术对政府机构工作进行联网处理的新型办公方式。但是其实电子政务的概念比较宽泛，不同的政府机构对电子政务的解释不尽相同，在本文中，我们暂时只用电子政务最为宽泛的意义。电子政务其实是一个政务系统，它不同于传统的政务系统，几乎采用的是无纸化的电子信息传输来完成的，减少了人工和时间上的浪费。电子政务的存在依托于互联网技术，是第三次科技革命的产物之一。根据每个政务部门的不同，电子政务还区分不同的系统，根据部门的不同能够分支为不同的管理系统。这些系统都是庞大的政务系统的一个小小分枝。

电子政务往往被认为是将传统的政务系统转到网络上，方便办公，但实质上，电子政务和传统的政务系统是全然不同的，它实质上属于互联网范畴，两个范畴是不相同的。

2 电子政务环境下档案信息资源管理的特点

档案部门在起初是一个独立的部门，在没有互联网的时代，档案信息完全是依靠纸质保存，在这样的环境下，档案的管理是一个困扰几个世纪的问题。在没有电子政务的环境下，档案往往难以调动，难以查询，难以保存。建国以来档案丢失的事件数不胜数。但是在互联网科技下，档案信息可以通过扫描上传成为数据，依靠云储存环境做到易调动、易查询、易保存，极大的提高了档案部门的办公效率。

档案信息资源管理本身具有很多的特点，但是在电子政务环境下档案信息资源综合来说只有三个明显特点：第一，能够实现多个档案目标的管理和规范。在电子政务基本覆盖政府部门的今天，档案的数量也不断攀升。过去档案只有一份，两个部门如果同时需要这份档案，在分配上会产生问题。但是在电子政务环境下档案经过部门授权就可同时调取，能够解决档案数量不足的问题。第二，能够多方面对档案信息进行管理。当我们需要制造一份档案时，在没有政务系统的环境下，我们需要到各个部门索取档案信息，这是一件非常麻烦的事情，政府机关的部门繁多，一份档案的制作往往需要一天的时间，非常浪费人力和时间。但是在电子政务环境下，档案可以以信息化方式直接在每个部门的系统上进行登记，最终打印即可。这也可以应用在档案的分部门管理上，也是当今环境下档案发展的总体趋势。第三，管理模式的多样性。在过去，档案的管理是由一个较大的部门由非常多的人力共同承担的。[1]但在电子政务环境下，档案管理甚至可以成为某一个部门系统下的一个分支，比如一个人的简历档案就会储存在人力资源部的系统分支下。根据档案信息的不同可以分级分发到多个部门进行共同管理，减少资源浪费。

3 电子政务环境下档案信息化的现状分析

电子政务覆盖面较为广泛，档案管理近年来也逐渐归为电子政务的范畴。就目前来讲，在电子政务的支持下，档案信息资源可以融在电子政务中成为一个新的资源管理中心。随着电子政务的发展，档案信息化的进程也在不断加快。并且在不同环节，档案信息资源被分支的越来越细致，越来越方便建立和调取。同时，电子政务环境下怼档案信息资源提出了新的挑战，由于当下档案信息资源的发展慢于电子政务系统的发展，两者的步伐并不一致，易产生资源浪费等问题，不利于双方的发展，但我门相信这样的问题在将来必定能够得到解决。

4 电子政务环境下档案信息资源管理的策略

无论是电子政务还是档案信息资源，它们都依赖于网络环境。只要网络环境良好，电子政务就能顺利发展，那么对档案信息资源的管理上漏洞也会逐渐减小。但是在当前环境下，电子政务对档案信息资源的管理仍然存在一些问题，我们可以通过一些策略上的改动弥补这些缺点。

4.1 全面性档案数据库和单一性档案数据库的共同建立

上文我们提到，很多档案上包含着各个部门的信息，这些不同的信息能够通过各个部门系统的分支系统进行管理，但是在汇集档案信息时，往往会出现较为麻烦的状况。因此，为了避免这样的漏洞，我们要求在实现各部门的独自管理之前首先建立全面的综合档案数据库。再将档案信息分配到各个部门当中去，采用总分的方式而不是分总。这样能够确保数据的准确性，也更方面管理。

4.2 做好政务公开

如何能够保证档案信息的安全呢？最方便的方法就是施行政务公开，由人民通过监督权保证档案信息资源管理的安全性。[2]在档案信息化不断发展的今天，频频发生档案被窃和档案丢失、篡改的问题。这样的问题往往会造成群众对信息保护环境的惶恐，而政务公开不仅能够做到安抚群众，还能够做好档案的安全管理，对于档案信息资源也是一种保护措施。

4.3 改变管理模式

在对档案信息资源的管理模式上，不能够一昧采用传统的管理模式。電子政务不同于传统政务，在管理上也不尽相同。我们这里的管理值得是对于档案系统安全的管理。很多政务系统做了加密和防盗，这对于档案的管理非常有帮助。但是这些系统维护需要专业的管理人才，因此，政府机构应当重视此类人才的培养，对系统的防盗和防中毒防泄漏问题给予重视。

5 结尾

综上所述，信息化覆盖全世界的今天，档案信息的管理的各种方法都在不断健全，与电子政务的融合更是对档案信息更深层次的保护网。虽然电子政务和档案信息当前处于磨合阶段，但是在不久的将来，我们相信档案信息会在电子政务环境下取得更好的发展。互联网发展的今天，电子政务系统对档案信息资源应当是携手并进。

参考文献

[1]宋恩梅.电子政务环境下政府信息资源管理结构及发展趋势[J].图书情报知识，2010.（3）.

[2]张红霞.基于电子政务的档案信息网络建设思考[J].档案管理，2010.（6）.

作者简介

安慧（1986-），女，吉林省敦化市人，汉，档案助理馆员，本科。