浅谈如何提高烈士陵园档案利用效率

郭子刚

烈士陵园档案工作是一项服务性很强的工作，也是保证烈士档案资料完整性的重要工作，受到国家、社会以及人们的广泛关注。积极做好烈士陵园档案管理工作不仅是国家赋予的使命，也是时代赋予的重任。经过多年来的规范管理，革命烈士陵园档案的保管、利用工作已经取得了长足发展与进步，随着企业的不断地发展，对档案信息利用工作的要求越来越高，积极开展档案信息开发利用，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。在实际工作中，档案利用效率较低，为此，我认真分析了档案利用工作所面临的新情况新特点，提出提高档案利用效率的解决途径。

1 档案利用工作现状

1）烈士陵园档案的保管不到位。有些烈士陵园档案材料是从烈士家属或战友那里征集而来的，在接收进馆前由于保管不科学，被放在阴暗或潮湿的地方，致使这些材料被征集进馆以后，增加了保管难度，稍不注意就会加速档案材料的破损。在这种情况下，如果陵园管理部门对烈士陵园档案管理工作不重视，烈士陵园档案管理人员没有及时地对接收的材料进行技术处理，那么这些材料将会出现破损或霉变，严重影响烈士身份的辨别，从而造成不应有的损失。

2）对烈士陵园档案管理工作重视不够。目前，有些人认为烈士陵园档案管理工作很简单，只要保证烈士陵园档案不丢失、不损坏就可以了。其实从本质上分析，烈士陵园档案管理工作不仅要保证烈士档案的完整性，还要提高档案的利用率。

3）对烈士陵园档案整理不到位。从当前的发展情况看，大多数烈士陵园档案纪念馆内珍藏着具有重要价值的烈士档案，根据调查，烈士陵园档案的载体丰富，内容多样，比如，女烈士生前的刺绣，长征途中老红军穿过的草鞋和衣物，甚至还有老革命家的手稿、宣传报纸等珍贵档案。烈士陵园档案的丰富性决定了管理工作的特殊性。烈士陵园档案种类虽然比较多，但是很多纪念馆并没有遵循相应的原则对档案进行摆放，也没有针对性地进行分类，导致烈士陵园档案管理呈现出混乱局面，造成在利用时无法找到、甚至丢失的后果。在这种情况下，很难核查烈士身份。

4）档案利用的流程繁琐。目前档案利用是通过档案管理系统操作而完成的，员工对系统使用不熟悉，流程没有掌握是造成工作效率低下的一个重要原因，例如员工如果要借阅档案，首先通过自己的用户名和密码登陆档案管理系统，在新建借阅申请，通过检索找到相关资料后，选择送审部门领导，部门领导审核通过后还需主管领导同意后才能流转到档案部门领导处，档案部门领导同意后档案员才能办理手续，这样流转时间较长，影响利用效率。

5）档案服务工作缺乏主动性。从我国烈士陵园档案工作的状态看，目前我们的档案服务工作基本上是坐等利用者上门，利用者需要什么档案，档案人员就查什么档案，缺乏主动性。对档案服务人员来说，仅仅做到这些是远远不够的，应为在很多时候，档案利用者很难充分、准确、及时地表达他们的需求，需要烈士陵园档案工作者主动地为他们服务。

6）档案利用意识薄弱。受各种因素影响，档案在很长一段时间过分强调保密性，使档案和档案利用工作蒙上了一层神秘的面纱，档案部门被视为“保密重地”，许多人不敢轻易地踏进档案室的大门。员工的档案意识较淡薄，很多人不知档案为何物，不了解档案有什么作用，跟自己有什么关系。还有一些员工为了自己使用方便，有些该归档的没有归档，归档率低使得档案利用意识更低。虽然随着烈士陵园档案工作部门的努力，员工的归档意识有所增强，档案的利用人次和卷数也在不断上升，但仍然难以使档案发挥应有的价值。

2 提高档案利用效率的对策

提高陵园档案的利用效率，让“死”档案变成“活”档案，需要从多角度入手。

1）简化借阅流程。逐级开放档案，除涉及企业核心技术、安全生产等档案需要逐级审批外，应最大限度的公开档案，借阅者只要检索就能马上查阅。例如，某员工有查阅关聘任档案时，可以不通过审批，直接检索到条目就能打开文件。

2）坚持问题导向。档案的利用取决于档案利用者的需要。同利用者进行双向的信息交流，是提高档案利用率的重要环节。档案部门只有加强调查研究，牢牢把握利用者的需求，才能有针对地开展档案利用工作，最大限度限度地满足员工需求，提高档案利用率。

3）加大宣传力度，提高员工档案意识。加强宣传，引导人们正确利用档案。一是利用宣传展牌、宣传专栏、用文字、图片、音像资料等形式向档案利用者介绍馆藏档案概况、档案利用成果等，使利用者能够较快地对档案利用有一个理性的认识。二是积极配合企业管理，利用档案信息编研成果向员工宣传烈士陵园档案工作的重要作用，使各级领导了解、关心、重视、支持档案利用工作，從人力、物力、财力上支持档案管理工作。

4）增强意识，优化服务。建立档案服务网络，建立档案数据库，最大限度地实现档案信息资源共享；要进一步增强服务意识，更新服务观念，提高档案服务的主动性、及时性、针对性和现实性。要提高档案利用效益，必须解放思想，增强意识。

在烈士陵园档案工作者中树立危机意识，增强危机感，调动档案员工作的积极性，要自觉地不断加强学习，面对网络化、数字化的时代，现代技术的不断提高，学科的边缘性和交叉性越来越明显，一技之长已不能适应竞争的要求，烈士陵园档案工作者必须具备强烈的求知欲和自学能力，要加强自学，使自己的眼界更宽，知识面更广，学识更博。优化服务方式和手段，提高自身素质。

档案利用服务在日趋激烈的竞争中要致立于建立一个品牌，使利用者在档案利用的信息查询中得到满意的服务，使他们对档案利用产生一种信赖感，重塑档案利用的形象。

要破除安于现状，不思进取的思想，在管理中不断创新，在服务上不断追求创新，以努力满足利用者的各种需求，提供相应的优质服务为目的。