对现代企业档案管理的几点思考

毕莉

摘 要：在企业整体运行过程中，档案管理发挥了极为重要的作用，在社会发展新形势下，企业还需要不断完善档案管理工作，提高档案管理效率，从而将企业档案的作用充分发挥出来。

关键词：档案管理；问题；对策

企业档案是指和企业发展活动相关的文字以及媒体形式的资料，如科技档案、财务档案、设备档案等。将所有有价值的资料整理归档，科学归范地管理档案，是一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案管理工作是企业日常科研、生产、建设和管理环节中一项不可或缺的基础性工作， 是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。

1 做好企业档案管理工作对企业的影响

能够推动企业向前发展的重要资源就是所谓的档案管理工作，也是提高企业管理质量的先决条件。而且对于企业的健康和安全发展也是一个基础上的管理，企业档案主要是记录企业的发展历程。例如企业的管理与经营、技术的开发以及产品的开发凭证等，这些都离不开企业原始和现有的供销、人物等基础性条件的确凿数据。就个人而言，档案的意义是每个人在学习和工作中的重要依据，而作为档案的管理人员就要正确认识其重要性，并进一步加强档案的监管力度，科学并且规范地整理档案，才能促使档案发挥其有效作用。因为档案的准确与否，关乎所有人员的发展，因此所有人员都应该重视起来。

档案对于公司运营来说是一个好教材，其为企业制订了一个好的发展方向。做好企业档案管理工作，一方面为企业的高级人员随时可以查阅和了解单位的整体情况提供服务；另一方面有利于各部门对各方面的企业工作有个准确认识，为企业与各公司进行合作提供了保障。因此，做好企业档案管理工作有利于推动我国企业的长远发展。但是，随着我国经济的全面发展，企业部门及工作人员不能总是按照陈旧的规则运行，也应该不断更新思想观念，更新档案管理观念，勇敢创新，大胆尝试新形势下的档案管理方式，不断提高企业档案的管理效率。只有这样，企业档案管理工作才能正常运行，才能实现企业的持续发展。

做好企业档案管理工作还能提高企业信誉额度，信誉对企业来说是一种无形的资产。现如今社会讲究的是诚信，人们也越来越重视，特别是在各个企业及经济市场，企业信誉关系着企业的成败。在这个充满竞争的社会中，不管是正在工作还是在找工作的人，首先考虑的就是企业的信誉度，其原因是关乎着市场及人员的发展前景，如果信誉额度上去了，那么工作人员的积极性也就调动起来了，在无形之中就提高了对工作的信心。因此，做好企业档案管理工作已经成为企业发展的核心力量，在提高企业信誉度的同时帮助企业、员工走向成功。

2档案管理工作现状

2.1企业对档案管理工作重视程度不足

随着市场经濟日益激烈的竞争，企业管理阶层的注意力主要集中在生产经营方面，以企业的发展和经济效益为第一要素，档案管理部门处于企业管理考虑的边缘部门，档案管理工作也流于形式，不论资金投入还是人员配置都亟待完善，造成档案管理工作过程中漏洞百出，企业档案丢失、泄密的现象时有发生。我国市场经济体制在不断发展和成熟，企业高层管理者对档案管理部门及其工作也逐步重视，努力推动企业档案管理向信息化发展，使档案管理部门发挥应有的作用。

2.2档案管理方法落后

据笔者了解，受传统档案管理方式的影响，我国很多企业的档案管理工作方法仍停留在手工操作阶段，这已经远远满足不了新时期企业发展的需要。比如在有些档案主题中，还存在多种资料、多个部门混乱不堪的现象，在移交整体档案资料时会有很多重复文件，如何在庞大的文件库中快速筛选出有效的资料信息，并对这些信息加以处理和利用，实现企业档案管理的信息化，是传统手工档案管理非常棘手的问题。也有一些企业为跟上时代步伐为档案管理部门建立了现代化的管理设备，但许多档案管理者缺乏现代化专业的档案管理能力，只会简单的目录编制、资料统计和信息检索，不能合理运用计算机档案管理软件，随着企业档案数量的不断增多，这种管理方法不能满足现代企业发展的需要，无法实现档案管理的核心价值。

2.3档案管理信息化水平较低

虽然很多企业开始着手建立电子档案，但大多只是对信息化这个名词和电子设备本身的重视，对档案管理信息化的认识远远不足。档案管理信息化的核心内容是实现档案管理的方便、简约、信息的重新组合及不断优化，我国企业档案管理科学化进程需要大量高素质的计算机技术人才，通过科学有序的管理工作建立相对合理的档案管理系统，为企业和职工提供优质的服务。

3新形势下如何做好企业档案管理工作

3.1转变理念，加强组织领导

第一，在新形势发展背景下，企业领导人员应当正确意识到档案管理是企业管理的重要内容，其在很大程度上影响着企业的经营发展，所以必须要对该项工作予以充分重视，在企业重要议事日程中纳入档案管理工作，并将档案管理和其他工作一同部署，形成齐抓共管的良好局面。第二，应当加大宣传档案管理的工作力度，充分利用视频、网络以及宣传栏等途径来进行档案管理的宣传，并且组织企业工作人员学习《档案法》和相关典型案例，让企业员工都能够正确认识到档案的应用价值，并提高其档案意识。除此之外，还可以运用宣传方式和各种舆论媒介将国家颁布的档案工作相关的政策、方针以及法律法规等向员工进行宣传，并且也向其宣传企业的档案管理制度，建设一个良好的档案宣传氛围，让全体企业工作人员都能够对档案管理予以重视，让其能够主动配合档案管理工作的开展，将需要归档的资料及时上交。

3.2完善制度，规范档案管理

完善的档案管理制度是确保企业档案管理工作高效运行的重要前提。第一，企业应当结合企业档案管理情况，对现有档案管理制度进行积极改进，并对档案借阅、归档以及保管等工作进行规范，并对相关档案岗位职责进行明确，防止相互推诿情况出现。第二，对档案管理绩效考核体制进行完善，将档案管理业绩与工作人员薪资待遇相挂钩，将干部任免和人事聘用制度挂钩，以不断规范化档案管理工作。第三，加强监管企业档案管理的工作力度，采取不定期和定期检查的方法，在第一时间内发现档案工作中所存在的问题，并予以解决，以提高档案管理质量。

3.3积极创新，转变服务理念

我国大多数企业沿用重藏轻用、被动服务的传统模式。通常很少会将心思放在企业档案信息的开发以及利用率的提高上。在新形势下，企业档案管理工作人员应当要树立起主动服务的理念，并积极参与到企业的生产与经验过程中，全面掌握企业档案利用的需求，从而有针对性地对档案服务的内容、形式以及范围进行策划与设计，并有计划地开发、转化以及加工电子文件信息资源，将档案制作成信息产品来为用户提供服务。第二，在确定信息服务方法时，不但要将用户利用信息的需求考虑在内，建设一个信息利用平台，而且还要有效调整需求，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，运用现代化技术来把专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。第三，提供跨时间、空间的服务，让用户能够远程完成档案操作。

3.4增加资金投入，完善档案设施

要想确保档案管理工作的高效开展，完善的档案设施是关键，并且这会在很大程度上影响企业档案资源的利用和档案的安全保管。所以在新形势下，企业应当要增加对档案管理的资金投入，设置专项费用，以有效完善企业档案管理的设施，确保档案管理工作的高效进行。第一，结合《档案法》规定，设置单独的库房来作为档案库房，且尽可能避免在办公楼底层设置档案库房，防止档案被偷盗。第二，需做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等工作，以确保档案资料的完整性。所以企业要配备有防盗门、吸尘器、红外线报警器、灭菌机、专门的库房恒温恒湿设备等。此外，还需要配备打印机、计算机、扫描仪等现代化管理设备，逐步提升企业档案信息化管理水平。

3.5 提高档案管理人员素质与能力

首先对工作人员的素养及能力状况进行评估，为专职的档案管理人员进行素质提升和专业知识的培训，更重要的是要培训工作人员关联档案管理方面的法律法规、合同以及保密等相关内容。系统的培训所有的管理人员熟练掌握档案管理工作的流程、内容，提高对先进办公转件的使用能力。

4 结束语

企业档案主要指的是企业的生产、运营以及管理等活动中形成的各类具有保存价值资料的总和，其对于企业的生产经营管理有着极为重要的意义。然而在市场经济时代的档案管理模式已难以满足新形势发展的需求，所以企業必须要采取有效的档案管理方法来不断提高档案管理水平，让企业能够更好更快地发展。

参考文献

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