机关档案室业务指导创新的几点思考

肖燕

摘 要：文章分析了机关档案室收集归档工作困境，提出通过业务指导创新来解决困境，并结合实际工作经验，从变业务指导为业务服务、建立档案工作绩效考核机制、采用信息化与远程化指导方式、借力信息化建设促进业务职能转变四个方面给出了创新的具体思考与做法。

关键词：机关档案室；业务指导；归档；创新

归档阶段档案收集与整理是档案工作的起始环节，决定机关档案室馆藏档案的数量与质量，直接影响机关档案工作的水平，对于机关档案事业的发展致关重要。归档阶段的档案收集与整理是由机关各部门兼职档案员负责，具体操作是由各部门文件材料形成人员负责，由于实行年度归档，这些工作人员一年集中在一两个月收集、整理档案，因为不是专职档案工作人员，所以对于要求细致的归档业务难免生疏，造成归档工作中的困难。

解决困难的关键是加强档案业务指导，通过机关档案室专职档案员的业务指导，帮助机关各部门兼职档案员提高业务能力水平，是《档案法》赋予机关档案室的重要职责。但从实际工作情况来看，众多机关档案室并没有因为开展业务指导工作，而改变 “被动归档”“档案难收”“归档案卷质量差”的局面。要让机关立卷归档部门工作人员主动地将档案收集、整理纳入日常工作，结合实际工作体会，可从下面几个方面去创新、改革机关档案室的业务指导工作。

1 转变观念，变“指导”为“服务”

事前不上门、归档严把关，合格收进来、有错退回去，上门检查加督促、到期就下催交单，是机关档案室归档业务指导中的常见现象，体现的是上对下“指导”的理念，实施的是业务“严管”，而实质上是将《档案法》赋予的“指导”职责混淆为“监督”职责。在转变机关职能与作风的大背景下，机关档案室要树立“服务”观念，把业务指导作为档案室提供的一种辅助性服务，用服务的理念、态度和方式来开展这项工作。

基于“服务”为出发点的业务指导，机关档案室可以从几个方面做出改变：一是从易于机关立卷归档工作人员操作修订“三合一”制度，设计部门归档材料尽可能不交叉的分类体系，每年根据部门工作内容为其量身定制归档参考范围。二是从上门督促变为上门排忧解难，主动地发现问题解决问题，帮助兼职档案员建立文档工作机制和工作流程。三是服务性指导下沉一级，由对兼职档案员的指导延伸到对文件材料形成与管理人员的指导；监督性指导上提一级，由以兼职档案员为主改为以部门档案工作负责人为主。四是，适应立卷归档部门工作人员档案收集、整理时间零碎的特点，采用灵活方式提供业务指导服务。五是，将档案整理质量管理由归档移交时的把关审核为主，变为部门整理过程中的指导性服务为主，尽可能使兼职档案员档案移交归档一次成功。六是，做好归档工作布置的同时，还要组织开展兼职档案员业务研讨，征求兼职档案员对归档工作的意见改进工作。

2 业务指导与监督有机结合，建立档案工作绩效考核机制

业务指导与业务监督是机关档案室的两项基本职责，两者间是相辅相承的关系。“机关档案室行政管理职能缺乏，业务监督没抓手，业务指导没人听”，则是机关档案室业务指导与业务监督相脱离真实写照。有的偏重监督而业务指导不到位，兼职档案员的工作陷入业务不熟又得不到帮助的混乱状态，监督根本无法推进归档工作的落实与完成。有的大力指导而怕得罪人不敢监督，档案室工作人员为完成归档任务由指导归档变成为求人归档。这都源于没有将业务监督指导有机结合起来，没有形成良性的档案工作绩效考核机制。

机关档案室业务监督与业务指导有机结合，建立以归档工作为核心，归档时间、归档率、归档质量为考核点，从以下方面来构建：一是，建立业务指导责任制，明确机关部门归档业务指导责任人，并把业务指导人员所指导部门的年度归档情况与其年度考核挂钩，促进业务指导人员把业务指导落实到位。二是，建立归档工作台账与归档情况通报制度，由业务指导人员建立归档工作台账。三是，建立档案催交制度，对到期未归档、归档不全和整理规范打回重新整理的部门，逐级下发催交通知单，还不能解决问题的，将相关情况报机关纪检部门处置。四是，建立部门档案工作考核细则纳入机关效能考核，将拒不归档、不按时归档、档案安全事故等情形作为一票否决。五是，开展业务指导工作满意度测评，以档案室业务指导工作人员为测评对象，由机关各部门分管档案工作负责人、兼职档案员对其进行评价，根据指导的部门归档情况进行加权评分，作为专业技术人员业务考核的参考依据。

3 善用信息技术改变指导方式，突破业务指导时间、空间限制

机关档案室一般人力单薄，机关部门兼职档案员本职工作繁忙而处理档案业务时间零碎，容易形成传统上门业务指导方式中的矛盾，档案室专职档案员和部门兼职档案员间常因约不着时间而使上门业务指导不了了之。因此，归档任务完成不了时，兼职档案员怪专职档案员没有业务指导，专职档案员怪兼职档案员对档案工作“说起来重要，忙起来不要”。机关档案室的业务指导方式，需要创新性地采取兼职档案员可随时随地即学即用的方式解决矛盾。

采用现代信息技术和新媒体技术，将业务指导信息化、远程化，“互联网+档案”发展的趋势。比较方便实现且效果较好的方式主要有两种：一是制作多媒体教学课件与教学视频，就机关档案收集、整理、著录等工作的操作规范等共性问题，可由档案室工作人員按流程录制成视频，将课件视频上传到内部网站、OA平台、工作QQ群，让兼职档案员和部门文件材料整理人员随时学习。二是通过计算机、手机端的常用即时通讯工作QQ、微信等，以视频通话的方式远程对档案实体收集、整理操作进行指导，让档案室工作人员足不出户就可为兼职档案员和部门文件材料整理人员提供指导服务。

4 借力信息化建设推进在线即时归档，使档案收集、整理业务指导日常化

机关档案每年度集中时段归档，日常文书管理与档案工作的脱节，规范的文档管理未能融入机关工作人员日常工作，以致出现前文所述兼职档案员和部门文件形成人员容易忘记档案工作。而行之效的解决办法，就是让档案收集、整理、归档成为兼职档案员和部门文件形成完整的工作流程，使档案管理成为日常工作不可缺少的有机组成部分。

档案工作日常化的发展路径就是文档一体化管理。电子政务的发展，机关OA平台的广泛建设，党和国家关于加强电子文件管理的决议，《归档文件整理规则》的修订，使机关文档一体化管理实现电子文件在线归档和档案信息在线著录具备了良好的基础。以此为基础，机关档案室应顺势推行电子文件在线归档和纸质文件网上预立卷归档，将在OA平台上电子文件流与电子档案流衔接起来，使归档成为机关各类工作流的办结环节，使文件整理著录与转档成为机关工作人员必须完成的工作。档案信息化建设，将促进部门立卷归档全面落实，也将促使机关档案室的职责由整理档案向指导机关工作人员规范整理档案、著录档案条目信息、网上转档转变，网上业务指导与归档审核将成为机关档案室工作人员日常工作的重要内容。

适应档案信息化趋势，用服务的观念、创新的方式去开展机关档案业务指导，机关档案收集归档工作将呈现新的局面。

参考文献

[1]张艳，新时期做好档案业务指导工作的策略[J].陕西档案，2015（3）：43。

[2]王春玲，浅谈档案业务监督指导工作[J].黑龙江史志，2015（13）：183。