关于高校档案信息化建设的几点思考

彭雪琴

摘 要：近几年来，随着我国科技水平不断增强，信息技术也取得了良好的发展，并且得到了社会各行业领域的广泛运用，各地区高校也将信息化技术运用到了档案管理工作中，但是从目前情况来看，大部分高校的档案管理工作在信息化管理模式中，还存在着诸多不完善状态，对此本文对高校档案信息化建设进行分析和思考，

关键词：高校档案；信息化建设；高校

在高校的总体工作中，都会对档案进行充分的运用，为实际的教学工作、科研、人事等工作项目提供现实依据和指导，从而为高校的良好发展提供保障。这就需要高校以长远发展的角度对档案管理工作模式进行革新和优化，将先进的设备和信息技术合理运用到档案管理工作中，提高档案管理工作的质量和实效，从而实现与高校发展需求的相切合。

1 转变思想认识

现阶段，高校内部局域网的构建为各项工作开展，都带来了很多大便利，各科室人员及其及其师生，完全可以在在各自学习、工作中，与社会相关领域的人员进行交流沟通、搜索指定信息、查找学习资料等。在这样的形式下，校内的档案管理工作，就也能够为各科室的档案信息查询提供了便利。可以说，信息化是高校档案管理工作发展的正确方向。随着高校对于信息化技术运用的深入，研发出了一些相关软件，并且其中所涉及的信息化管理系统也实现了进一步的发展，可以对获得的信息做出分析、检索、运用等，以此实现了档案管理工作的自动化。这种目标的实现在很大程度上创新了档案管理方法，增强了其具体工作的实效，为相关标准和制度的优化提供了保障。特别是档案管理者的工作理念也实现了创新，使其在平时工作中，不断对管理方法进行改良和创新，促进了档案信息储存库的规模化。以此为档案管理工作信息化的长远发展奠定了坚实的基础。但是，一些高校的领导人员对于信息化技术不能做出充分的了解，更无法谈及档案信息化发展。致使具体的档案管理信息化建设无法有效开展。

2 加强档案信息化建设

高校档案管理工作进行中，所要考虑的首要问题，就是信息化管理方面硬件设备的完善。资金缺乏是妨碍以上目标实现的主要因素，要想实现资金的充足，就需要运用合理的方法，让校领导能够切实了解档案管理与信息化技术相融合现实意义。达到档案管理工作的信息化。有校领导的支持，就竟味着专项资金的充足。而档案信息化的硬件设备必须要体现出实用性、先进性。以达到与校内局域网的有效链接。结合要校内客观条件及其档案管理信息化发展需求。建立相应的建设方案，借助于逐步陆续的完善方法。目前大部分高校都在资金充足的情况下，逐步完善了信息化管理的先进硬件设备和基础条件。然而还有一小部分高校的档案管理，还在沿用传统的手工化、实体化模式，也就是说，只是对档案的实体空间保管，而对智能终端设备的运用，也只是对档案相关数量的记录。而没有实行档案信息的整理。其次就是档案管理工作具体细节方面的事宜。我们都知道，档案资源是实行信息化管理的中心内容。也就是说一方面对这实体空间的档案资料，借助扫描、整理等过程，转变为以数字化形式存于智能终端设备中。另一方面是对数字化档案尽快施以分类归档，同时保证其中内容的清晰、完整、现实。

再次是档案信息化管理所涉及的网络系统，需要保障其与运行高质量。要有效结合校内的客观条件，来配置性能优良的、相应的网络系统。同时要保障这种系统运行持续稳定性，以达到与档案管理发展需求的相切合，可以與校内的所有硬件及其局域网络系统进行充分顺畅的连接和运行。并保障实际工作的规范化，实际工作的规范化能够充分管理自动化，降低各方面力量的投入，实现事半功倍的工作效果，惠已利民。在具体工作进行中，档案管理人中可以对具备相应管理制度的档案进行全面管理，而对于不具备管理制度的档案可以放缓以保障是档案管理工作的良好共享性和标准性。

3 做好档案信息化人才建设

3.1 缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响， 不同的高校隶属不同的行政主管部门， 这种分散领导的管理体制， 无形中使各高校档案馆形成了自成系统、各自为政、自找发展自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要性， 但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚未有一个统一的组织机构来协调档案馆网络化建设和资源共享工作。

3.2 没有统一的标准化

由于各种原因， 各个档案馆结合本身条件选择硬件设备， 机型五花八门， 水平参差不齐。 目前研制出来的不少档案馆系统应用软件， 都没有遵循国际标准。其功能少、标准化水平低， 致使大多数档案馆无主题标引， 共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准， 各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去， 势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

3.3 数据库建设滞后

通过不断的探索和研究，大部分高校的档案系统都已见规模性的档案资源库。因为不同档案系统管理方式上的不同，在构建资源库时，各都表现出明显的功利思想和行动。也就是说构建好的资源库不具备标准化，资源库都是服务于本身，种类单一、内容冗余，现实作用不明显，妨碍了档案重要作用的体现。另外，一些高校档案系统中的信息库都是以数据的形式存在的。不具备多媒体功能，也不能很好的达到用户的运用要求。无法实现信息资源共享。

4 结语

总而言之，将信息化抚技术运用于要档案管理工作中，体现了高校对各项工作重视的加强，促进了高校的持续稳定发展。在社会不断发展、科技水平快速增强的前景下，必须要创新工作理念，借助先进的设备和信息技术，对高校档案管理模式进行全面的革新优化，从而使得传统档案管理从以往的封闭模式发展开放化模式，以此在保障档案管理工作科学发展的基础上，也为高校的长远稳定发展提供了保障。

参考文献

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