人事档案的含义及属性养辩析

邵玥

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人员经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

一、人事档案概念的基本含义

（一）人事档案是各种机构、社会组织在人事管理活动中形成的。人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动，没有人事管理就没有人事档案。“人事档案是个机关、社会组织人事管理活动的产物，主要是由组织、人事、劳动等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成，而不是其他活动中产生。人事档案是由组织上形成，或是经组织上审查认可的材料，而不是任何私人搞的材料。”

（二）人事档案是记录和反映员工个人经历、德才水平和工作表现的原始记录。人事档案是员工个人经历、思想品德、业务能力、工作实绩、个性特点、专长爱好、健康状况，以及所受奖励、处罚等情况的原始记录。其中的自传、履历表、登记表，是个人经历、思想演变、家庭和社会关系的反映；历年的鉴定，记载着个人不同时期的表现和组织的评价；入党、入团、提职、晋级等材料，是个人在党和国家的教育培养下成长的佐证：政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料，是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。

（三）人事档案是保存备查的人事文件材料。各机关、社会组织在人事管理活动中形成的反映个人情况的文件材料，由于用人的需要而有意识地保存下来，就转化成为档案。但是，人事文件材料要转化为人事档案，必须具备以下四个条件：文件材料必须办理完毕；文件材料手续必须完备；文件材料内容必须真实；文件材料必须具有日后查考价值。

（四）人事档案是以个人姓名为特征组成的专卷或专册。这是由人事档案的形成特点与作用决定的。人事档案是机关、社会组织在合理使用人才，知人善用的过程中形成的文件材料转化来的，是组织上使用人和了解人的重要依据。它严格以个人为单位，按照有关规定和方法组成专卷或专册，才方便保管和使用。

二、人事档案的属性

（一）集合性。人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人在不同时期或不同单位的经历、政治状况、业务状况等，是能够集中反映某个人历史全貌的集合性材料。卷内的每一份材料，都必须反映该人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将该人的材料肢解割裂，分散在不同的部门保管。如果不严格遵守这一做法，一旦组织上或单位需要系统了解这个人的情况，就如同大海捞针，不仅工作量大，效率低，而且很难查全，甚至会漏掉重要的材料，以致影响对该人员的任用。

（二）认可性。人事档案材料不是杂乱无章的堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个人材料。人事工作的中心任务就是用人，要用人就应做到知人善任，因此组织、人事部门经常采取各种形式了解人员的经历、表现、才能、业绩、成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核材料等，所有这些材料，必须得到组织认可，不能随意填写和私自放入个人档案中。个人的学历、文凭等都应经过组织认定、盖有公章。

（三）专门性。“专门档案是指某些专门领域产生形成的有固定名称形式，以及特殊载体的档案的总称。”人事档案就是组织、人事工作部门形成的一种专门性的档案，具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表格、考核材料等，自成体系，反映了人事管理方面的情况。

（四）真实性。人事档案的本质属性—原始记录决定了人事档案能够真实客观地反映个人的本来面貌。关于真实性，在此特别说明。“人事档案的真实性有两个方面的含义：一方面人事档案从整体上说是由社会实践活动中形成的文件材料转化而来的，是历史的沉演物，客观的记录了以往的历史情況，无论从内容和形式都表现出原始性，是令人信服的证据；另一方面，从具体的每份档案材料来说，由于人们认识水平的局限和政治斗争复杂性等原因，有一部分档案所记载的内容并不真实甚至是恶意歪曲与诬陷，但仍表达了形成者的意图，留下了当事人的行为痕迹，反映了当时的情况，仍不失为历史记录而被保存下来，所以人事档案的真实性是相对的。”真实性是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提，它直接关系到人事档案的使用价值，关系到组织部门对人才的评价、培养和使用，涉及到贯彻落实党的干部路线，关系到每个干部的切身利益和政治前途。可以说，人事档案是组织部门了解、选拔、任用干部和挑选使用人才的第一依据。

（五）机密性。人事档案中记载了个人的自然情况、个人健康、婚姻状况、工资收入、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩情况、专业特长等方面的情况，其中有些涉及个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容，在相当长的时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。人事档案的管理必须建立严格的保密制度，一般有组织人事部门掌握和控制，不得随意公开和扩散。

（六）权威性。人事档案的认可性、真实性、机密性等属性，加之人事档案历来是国家在人事管理活动中进行管理控制的工具，因而决定了人事档案具有较大的权威性。要想了解一个人的全貌，只有其查阅人事档案才是最可靠、最权威的。

（七）现实性。人事档案是由各机关、社会组织在人事管理活动中形成己经处理完毕的具有保存价值的文件材料转化而来的，这些材料虽然已经完成了审阅批办等文书处理程序，但它所涉及的当事人，绝大部分还在不同的岗位上工作、生产和学习，特别是市场经济条件下更注重人才的现实表现。人事部门在工作活动中为了考察和了解这些人员，需经常查阅有关人事材料，是现实人事管理活动的重要依据，因而具有很强的现实效用。

（八）动态性。人事档案建立以后，不是一成不变的，并不意味着人事材料归档的完成和收集工作的结束，它是根据形势的发展和各个历史阶段对每个人才实际表现的记载不断补充内容的过程，并随着人员的流动而流动。因此人事档案始终于动态主要表现在卷内档案材料所呈现出的递增性“动态”之中，“档随人走”所带来的人事档案的转移性以及由于个人实际情况所导致的档案信息的历史波动性等。人事档案因为这一属性明显区别于其它门类的档案。