发挥档案信息资源作用的思考

孟影

摘 要：随着时代的发展与社会的进步，档案信息资源管理与利用的水平得到了不小的提升，很多档案管理部门不仅将先进的管理手段与技术应用到了实际的工作，还对传统落后的管理理念进行了更新，从而为档案信息资源的利用与管理提供有利条件。但是也有很多细节问题存在档案信息资源管理与利用中，需要管理部门能够对其进行妥善处理。本篇文章就档案信息资源作用发挥方面的内容进行简单的论述，并提出一些个人观点，希望能对相关人士的研究有所帮助。

关键词：档案；信息；资源

档案信息资源开发、利用及管理在国家发展中扮演着非常重要的角色，与社会和谐发展以及企业单位信息安全有着紧密的联系。在近几年的发展中，很多档案管理部门都提高了信息资源利用开发的重视与研究。一方面是由于现阶段档案信息资源开发利用已经成为了很多行业发展中不可缺少的内容，需要相关部门能够对开发利用要点进行全面的了解与掌握。另一方面是由于一些不利因素会影响档案信息资源开发利用效果，需要相关部门能够对涉及到的问题进行科学的处理。

一、档案信息资源应用中存在的问题

档案信息资源开发利用相对于信息化基础设施建设还比较滞后，是档案信息化建设中相对薄弱的一个环节。

1、结构不合理

首先，由于历史方而的因素，我国档案馆的工作对象偏重于机关单位，馆藏档案主要为文书档案和少量的财务档案、科技档案、特色档案、名人档案、声像档案，而实物档案寥寥无几。这种馆藏结构无法充分全面地反映丰富的礼会发展过程。其次，近年来随着《档案法》的实施，档案工作的环境和条件总体上有所改善，但仍有不少的档案馆由于经费不足等原因。最后，许多应进馆的档案还没及时进馆，造成馆藏档案数量有限、结构单一，远远不能满足利用者的实际需求。

2、体系建立不全

档案信息资源的开发必须在统一的技术体制和标准下进行，这是實现档案信息资源利用和共享的基础。由于档案信息资源开发利用缺乏相对统一的标准，档案信息资源开发利用存在着规范性和惟一性不强，没有很好地依据标准进行数据源建设，使人与机器之间以及机器与机器之间、系统与系统之间不能够无障碍、不失真地进行沟通和交换信息，档案信息资源在互连、互通、互操作方而存在明显问题.直接影响其作用的发挥。

3、工作人员素质较低

在档案信息资源开发利用工作中，档案工作者自身的素质、文化素养、业务技能的高低直接影响档案利用的效率。随着办公自动化的应用和普及，使文件的起草、修改、打印、审批及发布更多地借助于互联网实现。文字的、声音的、图像的或数据的档案信息的收集、整理、加工、存储、转换、传播等都需要档案工作者具有一定的网络知识和技能以提高工作效率，从而使档案信息资源在当今社会发展中发挥更大的作用。

二、发挥档案信息资源作用的措施

1、注重档案资源信息化建设

受到时代发展因素的影响，现阶段很多行业领域发展中都会将信息化技术以及相关手段应用到实际工作中，在提高工作效率与质量的同时，为工作人员减轻工作负担。档案信息资源开发利用过程中，也需要注重信息化技术手段的应用，同时还要加强信息化的建设，从而发挥档案信息资源价值。主要建设内容体现在以下几个方面：

第一，档案管理部门需要对现阶段信息化管理水平进行全面的了解与掌握，对于影响信息化实施效果的不良因素，要对其进行及时的分析，从而为后期档案信息资源信息化建设的开展提供有利条件。

第二，在建设档案资源信息化的过程中，相关工作团队需要对其中涉及到的数据库体系以及服务手段等进行进一步的研究，尤其是信息化中所应用的计算机操作系统以及相关软件设备，更要对其进行熟练的操作。另外，档案管理部门还需要注重信息服务网站的建设，因为通过这样的方式能够进一步提高档案信息资源的传播效率与质量，对资源共享实现有着重要的意义。

第三，档案管理部门还需要对信息化建设中涉及到的基础设施进行全面的检查，对传统老套的基础设施进行及时的更换，同时还要注重新型设备软件的应用。这样才能为档案信息资源利用的开展奠定良好基础，提高信息化建设效率与水平。

2、注重档案信息资源的保密工作

档案信息的公开并为人们利用是社会发展的需要，但深入开发利用档案信息资源，加快档案信息化建设的同时，也应该做好档案信息的保密工作。档案不同于其他信息资源，档案的开发利用工作事关党和国家机密的安全和公民个人的隐私，开放利用必须经过严格的审查，特别是涉及国家政治、军事、科研、经济等档案，更要加强领导和管理，通过严格的规章制度、严密的工作流程和监督制约机制，确保档案信息的安全。

3、注重档案人员综合素质的提升

除了上述几点内容外，档案管理部门还需要提高档案人员综合素质的提升，并对他们进行定期的培训与指导，使其掌握信息化技术的应用原理和要点，从而为档案信息资源的开发与利用提供可靠的保障。另外，档案管理人员拥有较强的综合素质，不仅能够提高信息化技术的应用效果，还能为相关工作的开展节省大量的时间，有助于工作质量与效率的提升。

开发档案信息资源，首要的是从事这项工作的人必须形成现代管理意识，树立一种为礼会服务、为经济发展服务的思想要努力把握档案工作的方向，积极探求开发档案工作的新途径。同时要形成档案工作者的群体意识，发挥群体团队精神，不断提高人们对保存档案和开发利用档案信息资源的认识和自觉性，这是做好开发档案信息资源工作前提和必要条件。

三、结束语

从文章上面论述的内容可以了解到，要想真正发挥档案信息资源的作用，为相关工作的开展提供有利条件。那么档案管理部门不仅要对档案信息资源利用的意义和要点进行全面的了解与掌握，同时还要结合实际情况，制定科学有效的档案信息资源开发对策。另外，对于影响档案信息资源利用效果的不良因素，相关工作团队还需要对问题产生的原因进行深入研究，制定有效的优化控制方案，以此来提高档案信息资源的应用效果。相信在未来的发展中，档案信息资源会发挥出更大的价值，为社会发展与国家建设带来可靠的力量。

参考文献

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