国有企业档案管理的实践与思考

龚平

摘 要：随着改革开放和经济全球化的不断发展，诸多的国有企业开始优化内部结构资源配置，完善企业内部管理工作，逐步重视档案管理及现代化、信息化建设工作，使企业档案能够真正为企业的发展提供帮助。本文主要针对国有企业档案管理工作的实践与应用进行了思考和阐述。

关键词：国有企业；档案管理；现代化、信息化管理

随着企业的不断发展，档案数量不断的增加，社会信息化进程的加快，如何做好企业档案管理工作就显得越来越重要。基于历史原因，国有企业档案的保护管理已成为一个普遍性的问题，亟须引起相关各方高度重视并付诸具体行动，以充分体现档案存凭留史的价值，彰显档案工作服务企业，帮助企业发展的重要性，为加强国有企业档案管理作出积极探索，同时也引发了工作中的一些思考。

一、国有企业档案管理中存在的问题

1. 加强档案管理的保护工作未达到共识

档案管理工作在国企中往往不受重视，认为只是简单的收集存放，工作清闲的部门，管理制度不健全，继续着传统的管理模式，未能在时代的发展下充分利用便利的资源，职责不清、责任不明，导致企业档案管理无人问津。因此，提高各方思想认识，凝聚工作共识，是做好国有企业档案管理的前提。切实认清各自职责，从系关维护企业生产经营、系关维护社会和谐稳定的高度，充分认识做好国有企业档案管理的重要性紧迫性。

2.企业档案管理未能顺应时代发展，现代化、信息化水平低

随着时代的发展，电脑早已成为办公的重要工具，由于许多国有企业对档案管理的重视度不够，导致档案的管理工作仍为传统的纸质版存档，手工登记，人工翻阅查找状态中；也有一些企业对档案现代化、信息化认识不够，缺乏专业的综合性档案管理人才，从而阻碍了企业档案管理工作的进程。

3.责任落实不到位，归档意识较差

虽然国企都有自己的程序文件要求，档案部门也都制定了相关的档案管理制度，但仍然存在档案管理制度不健全的现象，责任落实不到位，归档意识较差。企业档案门类多数量大，且长期缺乏妥善保管，零散破损缺失的问题突出，档案管理人员在工作上出现问题未及时进行抢救、规范整理，动摇了档案管理的规范性。国有企业对档案工作的重视度不够，也造成档案的基础设施落后，设备设施陈旧等现象。

二、企业档案管理新实践思考

在服务型社会大环境下，作为一个企业档案管理人员，要从三个方面去努力，即加大收集力度，努力把好收集关；拓宽知识层面，实现档案管理现代化、信息化；创新工作思路，提高档案利用率，才能科学的开发和利用好企业档案资源，高质量、高效率为提高企业经济效益做好服务工作。加强国有企业档案管理，既是对历史和现实负责的客观需要，也是企业的一种重要资产。

1.加大收集力度，努力把好收集关

广泛收集是基础。收集是档案工作的首要环节，做好收集工作要从接收范围、完整程度、利用价值、质量等方面严格把关。随着社会的不断发展，各种门类、各种载体形态的档案将不断产生，档案的数量和种类日益增加。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，加强文件的前期控制，保证收集渠道的畅通，以便把有价值的文件收集齐全。建立健全行之有效的档案管理工作制度，使档案工作与企业的各项管理活动相同步，与项目的实施过程相同步，确保档案资料的完整、准确、系统。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是企业档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此对产生的档案资料从统一路径的收集、分类归档、系统记录到档案室管理以及档案的日常收发、保管、借阅、利用、可追溯等，都要制定一套严格的制度，形成网络体系。首先，要结合企业自身的管理体制、档案材料的形成规律，建立一个纵横交织的档案管理网络体系，协调外来文件及企业内部文件归档问题，从而做到从外入内，从上而下，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础事项；其次，企业档案管理人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。不仅要收集文书档案材料，还要收集企业经营管理档案、音像材料、实物和电子文件，要特别注重做好重大工程项目、重大活动、重大事件、重点工程、重要人员来访等形成的珍贵档案资料的收集，力求其完整齐全。及时对收集的大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，从中找出规律性的材料和数据，建立档案目录，记录文件编号，变死材料为活信息，为开展企业经营及管理工作服务，为企业各项管理工作提供详细、可靠的、可追溯的档案信息资源。只有做好企业档案的收集工作，才能保证企业档案的可追溯性和完整性。同时企业档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强企业全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于企业档案工作的顺利开展。

2.拓宽知识层面，实现档案管理现代化、信息化

档案管理是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要档案管理人员重视业务知识学习，有扎实的档案管理理论知识、科技知识。因为在科技日新月异发展的今天，传统的手工整理、检索档案的方式已无法满足现代社会的发展需求，档案管理逐渐从传统管理变为现代化、信息化管理，因此，实现企业档案管理现代化、信息化是非常必要的，同时又是迫切的。档案管理人员只有涉猎广博的专业知识，拓宽自身知识层面，不断“充电”才能提高綜合素质，做好新时期的企业档案管理工作。档案管理现代化、信息化是信息社会对企业档案工作的新要求，也是企业档案管理发展的必然方向。档案管理人员要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。切实做好电子文件的采集、积累、鉴定、著录、归档工作，确保电子文件的真实、完整、可读、便于检索。利用计算机辅助档案管理，使归档文件整理的编目、检索、统计等各个环节由计算机自动或辅助完成，方便快捷，缩短了企业档案信息的加工时间，有助于档案的检索利用，可以收到事半功倍的效果。

3.创新工作思路，提高档案利用率

拓展服务功能是促进企业档案工作发展的前提。企业档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理人员要更新思想观念，解放思想，破除“看摊守业”的思想观念，要及时“换脑筋”，破除自我封闭，因循守旧的旧观念，善于总结、勤于思考，为企业档案工作注入新的活力与动力，坚持以利用为中心的业务指导思想，拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场，在处理好企业档案利用和安全保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。创新是企业档案管理工作实现跨越式发展的基石，传统档案管理的观念、开发和利用等服务模式已不能满足现代企业档案信息化的要求，在档案管理工作上必须进行探索、创新，实现纸质档案和电子档案一体化管理。一方面要充分利用现代科技，丰富服务内容利用现代技术对已收藏的档案进行分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编制成各种档案参考资料，通过企业档案室内部局域网及时公布相关信息，实现档案信息的网上查阅，提高查找利用档案的效率。另一方面要立足档案，拓宽服务领域，加强横向联合，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快、检索便利等优势，实现企业档案信息资源共享，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理。企业档案人员要有效的管理和利用在科研、生产及管理等各个领域形成的大量电子文件和电子档案，提高工作和管理效率。

三、结语

总之，企业档案管理是国有企业管理体系的重要组成部分，档案作为重要的信息资源，已经成为企业的无形资产，加强档案管理工作中各个管理渠道的整合与规范，切实创新档案管理模式，结合自身企业档案的特点，有效的开发企业档案管理的信息化建设，才能更好的推动企业腾飞，再造辉煌。

参考文献

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[3]王英玮 陈智为 刘越男. 档案管理学[M]. 中国人民大学出版社，2015，（341）.