大数据时代背景下档案管理及价值提升研究

尹德凤 朱瑜梅

【摘要】随着信息化社会的到来，档案管理工作也已进入大数据时代。文章对大数据背景下如何进行档案管理，档案管理具有哪些新的特点，如何提升档案管理价值等问题进行了思考和总结。

【关键词】大数据；档案管理；价值提升

计算机技术和网络信息技术的高速发展带来了社会的信息化，尤其是近年来云计算发展迅速，数据应用日益广泛，为各类工作的实施提供了便捷准确的手段。档案管理工作在大数据背景下更值得我们深入思考和研究，如何迎接大数据带来的挑战，采取适当的应对措施，更好地开展档案管理，促进档案管理工作的价值不断提升。

一、大数据时代对档案管理的挑战

大数据时代最早是由美国在2012年提出的，业界对于大数据的内涵定义为“互联网中用于数据交流和信息传递的海量数据”，既包括大量的数据规模，也包括对这些数据进行的分析和处理。因此，大数据时代的特点表现在数据数量大、数据类型多样、数据处理及数据传播迅速快等。在大数据时代，各个行业都可以最快的速度获得有用的信息，改变了传统的工作模式，同时，也对一些工作提出了挑战。大数据时代对档案管理工作提出的挑战主要表现在以下几个方面：

（一）大数据时代要求转变传统的档案管理理念和思维。在传统的档案管理工作中，精确的“小数据”是管理的基础。但是大数据时代强调档案数据的多样化和统一性特点，也就是需要在纷繁复杂的数据中进行采集和处理。因此，档案管理人员应紧跟时代步伐，学习和认识大数据的相关理论和特点，提升档案管理与时俱进的理念，通过大数据挖掘档案潜在的价值，充分发挥档案在了解历史事实、为当下和将来服务的作用。

（二）大数据时代对档案信息的安全性提出了挑战。与当今信息化社会不相适应的是信息安全问题，大数据时代信息传播发展飞速，网络化给人们带来便捷的同时也带来了隐私的安全性问题。档案管理作为收集、整理、分析、保护历史资料的一项工作，尤其应注意档案资料的安全。既能够充分利用大数据实现现代化的档案管理，又要实现档案资料管理工作的安全运转，是档案管理工作者需深入研究和解决的问题。

（三）大数据时代对档案管理人员素质提出了挑战。传统的档案管理人员面对的更多的是纸质资料，因此在大数据时代到来的时候，无法迅速掌握档案管理相关的计算机网络技术。在档案管理技术不断升级的情况下，很多地区尤其是偏远地区的档案管理人员已无法满足时代的要求，如基本的计算机网络知识的匮乏、不能及时更新档案管理理念、档案数据分析人员缺乏等，导致档案资料信息的采集和分析无法顺利进行。

二、档案管理的大数据化转变

我国的档案管理工作早已开始实行信息化建设，但是计算机网络技术发展迅速，档案管理的信息化水平还有待大幅提高。从传统的纸质载体向电子化转变，大量的档案信息转化为数据信息，需要进一步整理、分析和利用，因此，在大数据时代背景下，必须对档案管理工作进行理念的更新和技术的革新，实现档案管理的大数据化转变。

（一）档案管理理念应有所转变。要改革传统的纸质文献为主的资料管理模式，通过建立资料的电子档案，实现信息化的档案处理方式。

（二）应注重对档案资料信息的保护。尽管各类档案资料都可以采取信息化手段进行管理，但是要考虑到网络安全性的问题，为用户提供准确、便捷、安全的服务。再次，档案管理手段也发生了改变。包括档案采集、储存、分析等环节在内的管理工作，都可以在数字化环境中进行，并可以通过构建档案内容分析平台等为用户提供具有更大价值的档案信息。最后，档案管理环节发生了重大改变，主要体现在最基本的手工操作由计算机等电子设备承担，提高了资料收集整理的效率和准确率。

三、大数据时代背景下档案管理价值提升的对策建议

（一）更新档案管理理念。大数据时代下的档案管理工作，首先要更新管理理念，与社会发展同步，在这个基础上才能够真正做到利用信息化手段和大数据的优势进行档案管理。档案管理人员应在深入分析当下工作中存在的问题的基础上，学习大数据时代应掌握的档案信息化管理知识，对传统的档案进行数字化存储、分析和整理。同时，应加强学习，不断提高数字化管理設备的使用技能，如服务器等硬件设施及档案管理软件等。

（二）完善档案管理制度。完善的档案管理制度是提示档案管理效率和价值的基础，应建立健全大数据时代新的档案管理规章制度，规范操作档案资料的采集、鉴定、整理、储存、利用等环节。通过现代化的计算机技术，建立完备的数据库，并制定档案资料数据的保管、提取、更新及采用制度，实现档案管理的信息化，促进档案管理在大数据时代向科学化、规范化、透明化发展。

（三）引进档案管理技术。从传统的管理模式向大数据时代的信息化管理模式转变，难免会遇到各种困难和问题，因此，档案管理者应重视先进的档案管理技术的引进和开发。借鉴国外优秀的管理经验，引进成熟的档案数字化管理系统，实现档案管理模式的安全转换。在实际的档案管理过程中，可以先利用基础的数据处理软件如EXCEL软件对原有纸质资料信息进行存储和备份，建立起基本的档案资料数据库，之后根据数字化软件执行情况进行更新和优化，开发新的面向服务对象的档案应用范围，通过提升档案资料对于公众及社会的服务功能，不断强化其应用价值。

大数据时代的到来对档案管理工作既提出了挑战，同时也是档案管理难得的发展机遇。因此，档案管理人员和部门应紧抓机遇，迎接挑战，努力学习和推广信息化社会的大数据技术，促进档案管理工作的进一步提升。

【参考文献】

[1]李永宁.档案管理在大数据背景下所面临的挑战及应对措施[J].企业管理，2015（5）.