基于ERP系统环境下的企业内部控制研究

霍雪静

【摘 要】ERP信息管理系统与企业内部控制均是现代企业为了实现其战略管理目标而采用的两种重要管理理念和管理方法。ERP系统借助先进的计算机技术，结合企业的实际业务流程并考虑内部控制的要求，实现企业管理控制的智能化、自动化、标准化；内部控制的建设和实施，既需要基于ERP信息系统进行调整和改进，又可以借助ERP信息系统的强大功能更好地实现内控目标。能够成功将两者加以有效结合运用，对合理分配企业资源，发挥企业资源的最大效用，同时保证资产安全，提高经营效率和效益，降低企业经营风险，实现企业利润最大化，促进企业可持续发展，实现企业战略目标具有非常大的助推作用。越来越多优秀的企业都更加重视对两者的研究和有效运用，本文针对基于ERP系统下的内部控制进行研究，通过对企业ERP系统建设的重要作用、企业ERP系统建设与内部控制的关系、企业ERP系统的应用对内部控制的影响、ERP系统环境下企业完善内部控制的策略发表拙见，希望对财务工作者关于ERP系统环境下企业内部控制建设的认知以及企业在经营中的实际运用有所帮助。

【关键词】ERP系统；内部控制；企业管理；管理目標

ERP系统是企业资源计化（Enterprise Resource Planning ）的简称，是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的新一代集成化管理信息系统。内部控制是指在一定的环境下，单位为了提高经营效率，充分有效地获得和使用各种资源，达到既定管理目标，而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法。ERP系统的实施对内部控制产生了很大影响，对两者之间相互关系的研究，可以加深对两种管理手段的认识，并在实际运用时能够更好得发挥其管理手段的作用。

一、企业ERP系统建设的重要作用

1.企业适应大数据时代的必然选择

大数据时代已经来临，包括企业在内的各个社会参与者都必将参与并适应这样的时代。大数据时代要求企业必须能够从多元途径及时快速完整的收集大量数据信息，并借助计算机技术抢先提纯有价值信息，为企业降低成本、开发新产品、分析客户画像、推行精准营销、判断市场竞争形势、设置人才资源计划等各项决策提供强有力的客观数据支撑。

企业所需大数据的获取来源分为向企业外部索取和从企业内部积累沉淀两个方面。从外部索取数据的难度以及付费成本较高，而且从获取到甄别到提取信息价值都需要耗费很多的精力。然而，企业本身在经营管理中每天都会产生很多信息数据，加上现代企业与社会各方紧密相连，每天都能够被动获取大量无成本的信息数据，如果企业能够主动用心并借助一定的工具，能够通过企业内部的自我积累沉淀而获取的数据是更为庞大的。并且通过内部积累沉淀信息相对容易、及时、精确，低成本，并且对本公司业务的熟悉会使得对内部信息的甄别更容易。因此，通过企业内部的积累沉淀获取数据是企业获取大数据的主要途径。然后，传统的人工方式低效的，以及孤立分散式的系统数据采集显然已经不能适应大数据时代的需求，建设具有集成管理功能的ERP信息系统就成为企业的必然选择。

2.企业培育和维持自身竞争力的强力工具

市场经济是一场没有终点的赛跑，是企业间理念与实力的不断较量。成功的企业无不具备先进的管理理念和科学的管理手段。强化企业自身优势，培育和维持核心竞争力，是现代企业做强做大走向长远的有效途径。保持先进的管理水平，不断提升管理效益已经成为企业公认的核心竞争力之一。要保持先进的管理水平，向管理要效益，不断提升核心竞争力的首要问题，是解决如何合理利用企业现有资源，使之最大、最优发挥效能，实现企业整体效益最大化。那么，ERP信息系统便是一种能将先进的管理思想与信息技术合二为一，将企业的各项资源、业务链条集中统一管理并有效分配，发挥企业资源最大效用的强力管理工具。

3.企业内控体系建设不可缺少的得力助手

当企业发展到一定规模，业务流程增多，企业的经营管理也会变得复杂，面临的各种风险也增多，为实现持续经营，企业必须能够实时预测经营过程中的各种风险以采取有效的内控应对措施，使经营管理风险可控，保证企业健康运行。单纯靠人工进行的内部控制效率低、成本高、大部分为事后控制具有滞后性，而且从控制范围和控制深层次上，很难满足企业快速发展对内控的需求。但是，ERP信息系统利用先进的管理思想、计算机技术，信息通讯技术，能够将庞大组织机构下各业务流产出的众多信息进行自动采集、筛选、分类、整合、分析，并能够智能判断并发出预警提示、错误提示、禁止提示、预算提示等信息。信息的及时传递使内部控制能够贯穿事前事中事后，云技术等能够将内部控制的范围比较容易的覆盖企业所属的各业务单元和所有职工，海量数据的自动分析判断使内部控制的层次更加深入。毋庸置疑，ERP系统已经是企业内控体系建设中不可或缺的得力助手。

二、企业ERP系统与内部控制的关系

企业的ERP系统与内部控制好比是企业管理的左膀右臂，两者相互影响、相互辅助、相互融合，但同时又相互不可替代。二者的关系主要体现在以下几个方面：

1.两者的目标是一致的

ERP系统是将企业分散的人、财、物等各项资源进行集成整合，合理分配，发挥资源的最大效用，提高企业经营效益，从而实现企业的战略目标。内部控制是通过各种内控手段和内控措施，合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。两者的终极目标都是实现企业战略目标。

2.两者是不可相互替代的

ERP系统能够将业务流程固化，能够将部分已发生过及当时可预测风险的内控措施予以固化，能够将一些内控指标固化。但是，企业处于激烈的市场经济竞争环境中，企业经营的内外部环境也是随时可能变化的。一些可硬性控制的方面可以在ERP系统中固化控制，但是一些软性控制方面是必须在ERP系统之外靠人工控制的。ERP系统的自动控制并不能涵盖内部控制的全范围，内部控制也不能刨除对ERP系统的控制，两者是不可相互替代的。

3.两者在实际运用中是相辅相成、相互促进的关系

ERP系统将企业经营的各个环节连为一体，又将各业务环节产生的大量信息数据进行收集和及时传递共享。企业各层级人员能够根据授权从ERP系统中及时共享综合信息，据以综合判断经营风险并及时制定合适的内控措施以应对风险，促使内控制度的不断完善。同时随着ERP系统的不断开发完善，新的问题必然会出现，内部控制也必然得跟进完善以应对新的系统问题。

内部控制的不断完善反过来又会要求企业重新关注ERP系统中现有业务流程的设计是否合理，现有控制标准的设定是否科学，现有控制节点的设置是否恰当，现有控制权限划分是否清晰，从而促使ERP系统的不断完善升级。公司的不断发展强大，也会对内部控制提出更高的要求，需要内部控制能够更全面更及时更高效更深入，也会促使ERP系统不断更新以辅助内部控制完成目标。

4.ERP系统与内部控制两者是相互融合的关系

ERP系统在框架搭建及具体的系统内容设置过程中，必须依据企业的内部控制制度设置组织架构、部门职权、人员权限、业务流程、审批流程、控制方式、预算数据、控制指标、操作方式、数据录入要求、分析要求、判断标准等，脱离了内部控制的要求，ERP系统的任何设置将毫无意义，必须将内控要求镶嵌其中。同时，ERP系统操作环境本身又带来了新的内部控制问题，系统实施风险控制、系统实施成本控制、系统实施效果控制、计算机操作风险控制、数据可靠性控制、信息安全控制、专业人员胜任控制等，都需要根据新的环境制定相应的内部控制措施，以确保ERP系统安全运行。两者的相互融合方能促进彼此效用发挥的最大化。

三、企业ERP系统的应用对内部控制的影响

1.企业ERP的应用改变了内部控制实施的基础环境

ERP系统的实施要求公司的组织架构、业务流程、部门权责、岗位授权、审批流程都需要发生一些改变，这些也都是企业内部控制实施的基础环境。基础环境变了，原有靠人工控制方式下的内部控制制度已经不能完全适用，需要根据新的环境情况，调整内部控制的整体框架和控制目标。

2.企业ERP的应用改变了内部控制原有的信息传递和沟通方式

传统方式下内部控制信息的传递主要依赖于企业员工之间的传递，沟通也是按汇报层级逐级传达，信息和沟通往往呈现不对称和扭曲的情况。而ERP环境下的信息，一旦输入系统，输出速度快并且输出口径统一，只要有授权，也无需逐级传递而将信息瞬间传达至上层领导，便于信息的真实传递和沟通结果的快速反馈，决策和执行畅通高效。

3.企业ERP的应用改变了传统方式下的预算控制方式

预算控制是企业内部控制的重要执行方法之一。依靠人工方式下的预算控制，在编制、审批、下达、取数、分析判断、执行过程控制、执行结果反馈等方面均需耗费大量的人力成本，沟通成本，工作难度较大，并且时效性差，往往在相关预算时间已经发生后才能得以反应，预算控制效果被打折扣，有时数据还会因层层数据处理而失真影响考评结果。ERP系统下的预算可实现自动取得原始数据，容易且不易失真；数据的上报、审批和下达可同步进行，缩短预算耗时；执行结果可做到不同周期的便捷查询，对于偏差的纠正能够及时有效，避免预算控制失效；考核标准被固化设定，执行情况完整记录，考核结果公平公正。ERP系统的应用给预算控制的实施带来了诸多的便利。

4.ERP的应用改变了财务在内部控制中的作用

ERP系统使财务业务一体化，业务数据能够实现自动记账，大部分财务统计分析工作可以由系统自动实现。财务人员从大量繁杂的核算工作中得以解放，有更多机会参与到企业管理中，为财务人员从核算职能向管理职能的转变创造了良好条件。财务人员可以为公司的内部控制建设共享更多的智慧。

四、ERP环境下企业完善内部控制的策略

1.增强高层领导的重视和支持程度

一家大型教育科技公司投入很多人力财力引进ERP系统 ，并搭建了ERP环境下的内部控制框架。但是，因為没有得到高层领导足够的重视和支持 ERP建设的推进阻力很大，成本已经付出但进度缓慢甚至被搁置了很长一段时间，ERP环境下的内部控制更无从谈起。随着业务量的剧增，ERP系统尚无法投入使用，只能靠大量招聘人员来应对剧增的业务处理量。人工成本和管理费用剧增但然而效率并未提高。ERP系统的使用得到高层领导的狠抓后很快能够使用，不仅成本得到有效控制，而且对业务处理的控制也有了更好地工具。

2.加强企业文化建设

大部分企业在引进ERP系统之前，各部门的管理是相对分散和独立的，不愿插手其他的事务。ERP环境下内部控制的实施将企业各业务链条紧密相连。一个环节数据处理的正确与否直接关系到之后其他各环节数据处理的正确与否 ，一个部门事务处理的恰当与否直接影响到其他部门事务的处理。ERP环境下的内部控制作为一种新的管理理念，要求企业所有组织机构所有部门的所有员工必须密切配合方可达到目标。这就要求企业的各部门和各员工必须具备积极性，责任感和大局意识。企业只有加强企业文化建设，才能够不断培育员工的团队意识和凝聚力，以实现内控目标。

3.加强员工专业素质培养

ERP环境下的内部控制，无论是从决策层还是执行层，都对员工的素质提出了更高的要求。特别是对内控岗位专业人员，不仅要懂ERP的设计和运行，还要懂业务知识、财务知识、和内控管理知识。对经营风险的判断和风险应对也都需要提高层次。员工学习的惰性，加上学习范围受限，不足以达到完全胜任要求。还需要企业从整体上设计培训课程，加强培训力度，督促学习以满足管理需求。

4.加强全面预算管理

全面预算管理可以使企业的长短期目标，战略和年度行动计划很好地协调，促使企业战略更好地落地，是能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法。没有引进ERP时，企业靠人工进行全面预算确实较为困难，因此很多企业要么不做要么半途放弃。但引进ERP后，企业可以借助系统的智能化，较为容易的实现全面预算。企业要真正做好内部控制，就必须认识到全面预算管理的巨大控制作用，充分借助ERP系统的力量完成全面预算。

5.区分增值作业和非增值作业

ERP系统及其控制程序的设计必须以业务实际为基础，深入调查作业实际，并着力区分增值作业和非增值作业。重新梳理和规划作业流程，尽量消除非增值作业，选择成本最低的作业，减少作业消耗提高作业效率，共享作业，编制资源使用计划并配置未使用资源。将对作业流程的控制融入到ERP系统管理中，实现资源最优化，作业最高效，管理控制效益最大化。

总之，企业的ERP信息系统建设及内部控制建设虽然是先进的管理理念，但建设和完善之路是艰巨而长久的。企业需要进行充分的研究并提高认识程度，采用最有效的措施，达到目的，从而为企业长远战略目标的实现保驾护航。

参考文献：

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