高校培训档案规范化管理的途径探析

罗晰予

[摘 要]档案工作从狭义上讲就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。培训档案管理工作是培训工作的组成部分，是提高培训工作效率和工作质量的必要条件，是保持培训真实面貌的重要工作。为了总结培训档案的相关工作，本文重点论述了培训档案工作中存在的主要问题，进而提出了实现培训档案规范化管理的途径，希望能够为相关人员提供借鉴。

[关键词]高校；培训；档案；管理；规范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.082

[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02

随着时代的不断进步和知识的不断更新，人们对于学习的需求也越来越强烈，学生需要学习，在职人员需要进修，每一个社会人都有必要不断学习。高校举办的面向社会各类人群的提升教育日益增多，比如面向社会的专业技术人员知识更新工程、面向教师和班主任的继续教育等，所以为了生存与进步的需要，人们会以参加培训机构举办的培训班的形式进行进修学习。人们只要参加培训班就一定会产生培训档案，有必要对众多的培训档案进行规范化管理。

培训档案是培训工作的重要组成部分，其是否规范化、科学化是衡量培训班管理质量的重要因素之一，为使培训档案更加完善、严谨，各项档案缺一不可。但是，二线城市、非重点院校、小型企业等此类机构的档案管理水平还有待进一步提升，不利于对培训班进行规范化管理。

1 培训档案工作中存在的主要问题

随着社会各项事业的快速发展，档案事业也发生了日新月异的变化，但是在发展的同时，也面临着很多问题需要解决，主要存在以下几个方面的问题。

1.1 学员对培训档案缺乏重视，档案不易收集

按照规定，新学员入学需要填写学员登记表，交证件照，且在结业前须提交规定完成的作业。学员对培训档案缺乏重视，档案不易收集主要体现在以下几个方面。第一，制作学员结业证用的证件照需要多次催缴才能收齐，作业不催促就收不上来，从而增加了培训档案收集工作的难度。第二，由于学员是被动参加培训的，本身的参与度与积极性并不高，所以对班主任收缴材料抱着一种无所谓和不重视的态度，自由散漫，不配合班级的统一管理。

1.2 培训档案的整理时间相对紧张，人手不足

入学档案、照片、作业等材料，都需要班级管理人员将它们逐一收齐，并根据学员名单逐个核对相应的材料是否需要提交。收集与核对等工作耗时耗力，必须配有一个甚至多个专职档案人员负责，同时学员是否配合也会影响收集时间。

目前，大多数培训部门还没有专属的档案室，有的是兼职本项工作，有的是跨部门工作。人手紧张导致档案工作无法更加精细化，影响档案的收集、整理、归档等工作，是目前面临的一个重要问题。结业后的培训档案更是种类众多、品类繁杂，比如学员的考勤表、试卷等众多的档案都有待整理。对于一些中小型的培训基地和非国家级重点院校的培训基地，这些机构的培训部门的员工较少，再加上档案工作又很繁重，遇到配合的学员还好，若遇到不配合的学员会给收缴工作带来重重压力，在无形中也会增加档案工作人员的压力，甚至可能会影响工作人员的身心健康。

1.3 檔案硬件设施不完备

各机构举办的培训班的数量与种类也日益增多，由于用于存放档案的库房与档案柜空间有限，导致很多档案无处保存，只能被暂存在临时的地点，有的不能被规范地放置在档案盒中，只是粗略地进行归类暂存于档案袋中。由于实际条件的限制，致使档案无法严格按标准按规范存放，长时间不规范的堆放也可能导致原有的档案损坏。

培训档案整理多集中在培训部门，但这些部门的档案硬件设施又不完善。具体来说，这些部门中的档案整理工具多数不达标，没有专业的配套工具，如所采用的档案盒不是目前最标准的款式，有些地区使用的还是很多年前的工具。同时，校档案室与部门档案工作衔接也仅限于档案移交，并没有更多的业务咨询与指导工作，这些都有待于更新。

1.4 档案管理没有制度化、规范化

目前，某些机构的档案工作并未形成制度，不利于档案专职人员执行工作。各部门对自己承办的文件单独进行保存，没有进行统一的收集和存放，也没有建立起科学化的电子公文档案。档案只是按年份和文种进行存放，没有严格按照分成类目进行立卷装订保存，既不利于查找，也不利于档案的保存。制度缺乏会使档案工作无法规范、严谨地进行。

2 实现培训档案规范化管理的途径

2.1 建立奖惩措施

有一位著名的教育家曾经说过：“没有处罚的教育是不完整的教育。”在实际的教学活动中亦是如此，没有处罚的教育是不能达到预期目的的。教师可以借助一些技巧来规范班级档案管理，通过制定相关扣分规则或处罚制度，使学员意识到培训档案的重要性，从而改正行为。对于不遵从班级统一管理的学员，管理人员应推出一套惩罚措施，与结业证发放挂钩，如果不上交班主任要求的相关材料，即使课程成绩合格了，也不发放结业证，直到交齐相关材料为止。同时，赋予专职档案人员一定的权力，对各部门档案进行主动收集、规范整理、按时归档和科学管理。

2.2 简化培训档案的收集种类

由于培训档案种类繁多，在短时间内收齐全班学员的档案非常困难，为了节省时间、减轻工作压力，培训机构可以适当简化培训档案的收集种类，保证入学和结业档案齐全完整，不再收集其余无关紧要的档案，这样以来，可以在更大程度上保留有效档案，去粗取精，剔除无用档案。同时，培训机构要设立档案销毁制度即档案保管期限表，对培训中形成的各类档案的保管期限进行详细规定，哪些是必须永久保存的、哪些是可以按期销毁的。这样定期清理处理完毕的档案，可以缓解档案库房存放的压力，集中人力财力保存那些比较重要的档案，也使部门执行时有根有据，及时清理无用的废旧档案。

2.3 建立培训电子档案库

随着时代的发展，社会信息化程度越来越高，更加需要加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能，要求培训部分建立完备的声像载体、实物、外事、会议及公文档案等档案工作，提高档案管理的现代化水平，为档案收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供坚实的基础。同时，培训部门要利用“互联网+”技术，结合档案管理技术，建立培训学员电子档案库，实现学员网上在线注册，可以在登陆平台填报个人信息。

2.4 定期对档案管理人员进行培训

档案是各项活动、工作的忠实记录者，也是社会进步与发展的客观反映和载体。档案工作是还原各项工作原貌的重要工作，作为档案工作的主体，档案人员素质的高低将直接影响档案工作的质量乃至整个档案事业的发展。因此，培训部门必须定期对档案管理人员进行培训。

人才开发是提高档案从业人员综合素质的有效方式，可以通过设立学科、在职继续教育等途径，规定档案专职人员定期进行相关方向的培训与深造，或聘请具有丰富操作经验的教师对档案从业人员进行定期培训，让从业人员深入了解档案的重要性和规范性。另外，培训部门还应该提升档案从业人员的计算机应用能力，以应对档案信息化带来的变革。

2.5 设立培训部门专属档案室

要想对某项工作进行规范管理，甚至发展壮大，最终实现精细化管理的目标，就要将各模块工作划分得更加精细化。高校培训部门应当设立专属培训档案室，并根据业务量的具体情况，招聘工作人员对培训档案进行专门管理，一人一岗，划分责任，从档案的收集、整理、归档和销毁等方面进行精细化管理。

2.6 加強制度建设

无规矩不成方圆，规矩也是规章制度，是用来规范档案人员与学员的管理规则、条例，其能够维持良好的秩序，是各项事业成功的重要保证。各培训部门的档案管理员要尽快建立本部门的档案管理制度，归纳实际工作中的问题，形成具有针对性的档案工作流程和档案工作规章制度，便于新员工执行操作，便于规避和预防某些风险的发生。此外，各培训部门也要制定相关处罚制度，用来惩罚那些多次违规的学院，是档案管理中必不可少的管理办法。

3 结 语

目前，培训档案管理仍处于发展阶段，唯有树立规范化、科学化的档案管理目标，提高重视程度，加大资金投入，认识档案工作的重要性，才能充分发挥档案工作的重要作用，是档案事业发展过程中的永恒命题。同时，规范化的档案管理是各培训部门必须做好的一项基础性工作，也是工作再创新高的重要保障。

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