企业档案管理存在的问题及其改善策略

赖淑华

[摘 要]基于档案管理工作来讲，档案的保存管理相对较为容易，但是在档案管理利用中则存在一定难度，因此在企业档案管理中，除了要实现档案的信息化管理外，企业还应当重视培养专业的档案信息管理人才，以及加强档案管理工作中的细节管理。本文基于信息化社会的发展背景，首先分析企业档案管理中存在的问题，进而提出了针对性的应对策略。

[关键词]企业；档案管理；档案信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.076

[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02

在社会经济快速发展环境下，企业各项业务的种类及数量也在不断增多，规模也在不断扩大。我国在社会发展的进程中，经济体制已经由原本的计划经济转变为市场经济体制。企业在市场经济体制下也加快了变革步伐，使运营和生产也开始进入新的发展阶段。档案管理工作是企业管理的重要内容，在信息技术的带动下也进行了一定程度的创新改革，但在发展的过程中仍然存在诸多问题。由此本文针对企业档案管理中存在的问题，进一步探索了档案管理工作的改进策略，以期能够为企业发展提供参考依据。

1 企业档案管理存在的问题

1.1 企业档案信息化管理基础建设问题

近年来，我国企业在开展档案管理工作的过程中，传统档案管理工作主要采用人工管理方法，但在企业对档案信息需求逐步提升的背景下，档案管理工作也出现了诸多问题，引发了实际工作中的诸多矛盾。企业档案信息化管理基础建设问题主要表现在以下几个方面。第一，在企业开展档案信息化管理的过程中，对于基础性档案信息的管理方面，数字化管理水平亟待加强，且在信息系统中存在大量的存量类数据，并没有实施统一化信息管理。第二，在档案管理工作的开展中，管理层对于企业档案管理标准也存在诸多的不统一，经常出现朝令夕改的情况，最终导致信息化管理工作的重复性建设，在管理过程中也没有制定统一的标准，导致无法有效利用相关信息，从而会影响档案信息管理质量。第三，档案信息管理系统存在重复性建设问题，在管理工作开展中经常更换，在管理工作人员还没有适应一个数字化管理系统时，又采用了另一个信息化管理系统，导致基础管理资源的严重浪费。

1.2 档案信息无法有效利用，过于被动

在企业档案信息化管理的过程中，档案信息资源需求较大，在应用中仍然过于被动，无法有效融合利用，也无法满足企业发展中对于信息的需求。在档案信息的应用中，只是被动地完成信息利用，以及被动地接受信息化变革，并没有根据企业的实际开展相应工作。部分开展档案管理工作的工作人员，虽然对当前的档案管理工作有一定的认知，但是在实际工作往往力不从心，过于被动。档案管理工作的开展相对较为封闭，且管理工作人员的服务管理认知也较为薄弱，无法有效利用整体的档案信息，同时在档案信息管理中查询信息及相关信息的利用方式过于单一，在很大程度制约了档案管理工作的开展，影响信息的有效利用率。再加上基层的档案信息管理人员缺乏专业化的管理技术，无法有效利用档案管理系统完成信息实时录入以及共享相关信息资源，导致企业档案工作者每天都在利用计算机信息系统，被动地接收相关信息，但是仍无法有效满足企业的信息需求，也无法改变企业档案管理的困窘局面。

2 解决企业档案管理问题的策略

2.1 实施档案管理变革

企业档案管理工作是一项系统化的工程，需要不断提升自身的工作能力，同时还要加强档案管理工作与其他工作之间的相互协调，综合考虑工作服务对象的基本特点，依照企业实际工作的开展情况，不断实施业务升级，并积极进行相关业务流程重组。同时，企业要重新梳理档案管理相关流程，及时变革相关工作模式，明确档案管理工作的局限性，扫除企业实施档案信息化管理过程中的制度性障碍。企业档案管理变革应该从以下几方面着手。

第一，构建同步的档案信息化管理系统，顺应企业的信息化发展目标，将档案信息化系统与其他信息业务系统进行对接，实现信息管理一致。第二，实现数字化档案管理，将存入档案管理信息系统中的相关信息进行数字化处理，将其生成新的图案、文本等多种格式的文件，从而长期存储在档案工作服务管理磁盘上。第三，对档案进行标准化、规范性、科学化管理，形成较为统一化的信息管理标准，确保信息管理制度的规范性。第四，借助网络信息化系统平台，为企业开展工作和数据挖掘，构建相应的资源信息数据资源库，并借助现代化的信息技术，提升整体的信息有效率。第五，借助信息化管理系统开展档案管理工作，减少不必要的人员、精力、时间以及资金投入，通过培训提高档案工作管理者的整体能力。第六，在开展企业档案管理工作的过程中，实现档案信息化、智能化管理、远程化服务以及普遍化利用，从而有效突破档案信息管理工作中的诸多问题，借助多方面信息服务途径，提高整体信息的利用成效。第七，加强电子档案的安全性。在信息环境中创建信息档案管理系统，首先就要加强安全性，这是最基础也是最重要的。其一，加强计算机档案管理系统的安全性，保障档案数据库是安全的；其二，对档案数据库中的信息内容进行加密，并且对其进行监管，保障信息数据的真实性和安全性；其三，对档案数据库中的信息进行备份，保障档案是完善且安全的，另外还要对档案的调取全过程进行实时监控，并且对其进行跟踪记录，便于日后检查；其四，增强档案管理人员的安全意识，使档案管理人員了解档案的重要性，保障档案数据库中的信息不被盗用及泄露，完善档案数据库的安全体系。

2.2 重新定位档案管理工作

在企业开展档案管理工作中，在长期发展进程中都是采用封闭性档案库房，从而导致档案管理工作较为被动，无法有效地与信息利用者进行沟通。信息化管理使当前的企业档案管理工作发生了明显变化，在开展档案管理工作的过程中，管理工作人员应当重新定位档案管理工作，不断学习相关网络信息技术，积极转变自身的思维方式，实时、多角度、全方位、系统化地开展档案管理工作。

2.3 统一档案管理工作标准

创建档案管理系统，将传统的纸质管理变为网络管理，使档案管理变为一个信息传输中心，对每一份档案的管理不再是传统的以案卷为单位进行管理，而是以每份为单位进行管理。所以企业有必要利用信息技术创建科学、合理的电子档案管理制度，并且统一档案管理工作标准，使档案保管的价值最大化，使查找档案及阅读档案更加方便、快捷、完整。第一，统一档案管理系统、数据格式结构、档案著录格式。创建档案管理信息系统，使所有档案的运作都根据此系统进行运作，每一份档案都要经过档案管理信息系统进行控制、查阅、传递和归档，对档案进行全程跟踪。第二，运用信息技术创建统一的计算机管理系统。档案管理工作人员可以利用信息技术将档案信息输入系统中，每产生一份文件，都要经过一系列的过程对其进行著录，使每个环节都可以根据流程正常开展，从而创建一个统一的计算机管理系统。

2.4 重视档案管理工作人才培養

在开展档案管理工作的过程中，企业应当重视培养档案管理人才，重视工作人员的技能培养。首先，企业要对档案管理人员进行专业培训，也可以聘请专业人士开展讲座，使他们了解档案管理的具体流程和需要注意的问题，从而能够有效减少工作中的失误。其次，企业要将优秀的工作人员送出去进行培训，使他们学到最新的档案管理技能，从而不断提高档案管理水平。最后，企业在招聘时要注重招聘那些拥有计算机知识和档案管理知识的复合型人才，从而有利于开展档案信息化管理工作。

2.5 构建人才激励机制

企业还应该针对档案人员构建相应的人才激励机制，完善工作管理人员的奖励机制，适当引进针对性的竞争机制，不断激发工作人员在开展工作过程中的创造力。同时，企业在构建人才激励机制的过程中，要不断将相关管理指标纳入企业档案管理人才测评的考核指标中。

3 结 语

随着市场竞争的日益激烈，越来越多的企业开始认识到档案管理工作的重要性，在发展中开始重视档案管理工作，并将档案管理信息化提上日程。由此本文针对企业档案管理工作中存在的问题展开分析，并提出了针对性的应对策略，希望能够为企业开展档案管理工作提供借鉴。

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