档案管理工作现状与创新研究

洪冬艳

[摘 要]随着当代社会建设水平的不断提升，为了实现可持续发展，企业有必要重视档案管理工作。传统的档案管理模式不但执行时间较长，而且与现代化的生产方式格格不入，从而不利于企业的长远发展。本文重点分析了档案管理工作的现状和档案管理工作的创新对策，希望能够推动档案管理的快速优化。

[关键词]档案管理；现状；创新；工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.074

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02

与以往的档案管理工作有所不同，现阶段的工作理念讲究的是科学、高效、合理。在档案管理的过程中，企业必须对不同类型的档案进行重新划分等级和内容，坚持按照新的理念进行优化处理。与此同时，在档案管理的过程中，企业应按照大数据分析的原则，对工作中的一些细节问题进行整理和分析，才能及时解决遗留的隐患。

1 档案管理工作现状

1.1 档案管理较为复杂

在现代化的进程中，企业也开始重视档案管理工作，但是档案管理现状并不乐观，主要表现为档案管理工作较为复杂。首先，企业在发展壮大的过程中，各类项目、信息、数据不断增加，为了获得更好的发展，必须运用先进的技术手段，对复杂的档案进行定期分类、整理、更新。笔者在调研的过程中发现，很多单位、企业在档案管理方面，还是采取按照传统的工作模式进行处理，表面上没有严重的隐患，实际上已经在工作体系上出现了严重的混乱现象，如果不能在将来的工作中进行积极改善，将不利于开展档案管理工作。其次，档案管理较为复杂还表现在工作人员的工作态度不一。例如，有些工作人员的素质较高，能够在日常工作中保持端正的态度，努力做好自己的本职工作；有些工作人员则表现一般，丝毫没有团队意识；还有一部分工作人员完全是拖沓工作，影响了团队的进度。如此复杂的工作团体，不但无法实现档案管理的目标，而且不利于提高档案管理的效率。

1.2 档案管理工作人员的综合素质低下

对于档案管理而言，工作人员的素质高低将直接影响档案管理的质量。目前，很多企业的档案管理工作人员的综合素质都不高，主要表现在以下几个方面。第一，在日常工作的过程中，很多工作人员没有严格要求自己。例如，当没有按时完成工作，或者是在管理上出现漏洞时，没有在第一时间想着如何去弥补，而是想着如何推脱责任，从而不利于正常开展档案管理工作。第二，工作人员并不了解相关前沿技术。例如，很多工作人员并不知道云计算、云存储等技术，即使有机会去学习，大部分人还会选择不学，导致在工作时还停留在旧观念上。第三，工作人员缺乏团队意识，只关注个人的得失，而很少关注团队的整体利益，从而会影响档案管理的全局部署。

1.3 缺乏完善的档案管理机制

与其他工作不同，档案管理的敏感性较高，即便是出现了很小的问题，都容易对将来的长久发展构成严重的威胁。笔者在调查的过程中发现，很多企业缺乏完善的档案管理机制，甚至是出现了模糊条文的现象。首先，档案管理机制方面不够完善，就会造成工作的手段不够专业，在奖惩模式上也过于主观化。例如，有些企业、单位在制定档案管理机制的过程中，认为工作表现良好员工，可适当进行奖励和晋级。在这样的条文当中，“表现良好”是一个非常空泛的概念，如何评定完全停留在领导者的手中，因此无法激发员工的工作热情。其次，在部分情况下，档案管理机制完全效仿成功案例，未考虑本单位、企业的特殊情况，这就导致机制在实施过程中，容易出现严重的矛盾、缺失现象，由此造成的各类问题将会持续增加。

2 档案管理工作的创新对策

2.1 优化档案管理机制

从客观的角度进行分析，为了促进档案管理工作正常开展，摆脱固有框架的束缚，企业一定要优化档案管理机制。与此同时，管理机制的落实必须具有较高的权威性，即便是对上层领导者，依然能够达到一视同仁的效果，这样才能够确保档案管理工作的质量。第一，构建完善的竞争机制，优化聘任合同制度，采取公平竞争、择优上岗的原则。第二，企业需要优化已有的档案管理机制，建立客观、合理、规范化的档案管理机制，完善档案管理工作，在此基础上，要对档案的开发、利用给予重视。第三，作为档案管理工作的核心，档案管理人员要意识到本职工作的重要性，積极做好本职工作，不断探索新的工作方法。第四，建立完善的档案管理人员工作评估机制，进行客观、科学的考核，以调动员工的积极性，更好地投入工作中去。

2.2 档案管理工作人员要具备创新意识

从主观的角度分析，在开展档案管理工作的过程中，相关人员必须具备创新意识。目前，很多企业的档案管理工作人员，完全是按照固步自封的模式开展工作，无论是处理特殊情况，还是应对日常工作，都没有考虑新的理念，或者是新的时代需求。相反，如果档案管理工作人员具有创新意识，不仅能够推动档案管理革新，跳出固有的框架，还能为健全日后的管理体系奠定坚实的基础。在优化档案管理方法的基础上，企业需要加大宣传力度，转变档案管理人员的思想观念，与时俱进，树立档案管理的效率意识，不断创新档案管理方法。在此基础上，由于档案管理工作比较复杂，管理人员需要具备超前管理意识、超前服务意识，不断优化创新管理模式，才能得到使用者的认可。由此可见，档案管理工作人员必须在今后的工作中积极培养创新意识，不断解决当前存在的问题。

2.3 提高档案管理人员的综合素质

在时代快速发展的今天，提高档案管理工作人员的综合素质，是创新档案管理工作的重要手段，可从以下几个方面开展。第一，在日常的管理工作任务布置中，企业必须落实责任制度，要求所有的档案管理人员都要明白自身的任务，并按照科学的方法来完成相关工作。第二，所有的工作人员，即便是上层领导，同样要遵守相关的考核制度，要及时对自身的工作能力、工作理念、工作态度等进行考核分析，及时发现潜在的隐患和不足，防止再犯类似的错误。第三，积极学习相关知识和技术。例如，当档案管理工作遇到相关问题后，管理人员要能够快速明确故障类型、原因，减少这些问题对日常工作的影响，从而不断提高工作效率。

2.4 强化数据管理

对于档案管理工作的优化而言，企业还需要强化数据管理。第一，所有的档案数据尽量通过云存储进行保管，并与科技企业进行合作，打造属于自身的档案管理工作系统，确保在數据管理上能够更加的灵活、便捷。第二，在数据管理的过程中，企业需要坚持进行革新。例如，当有新产品或者新技术问世后，企业都要进行积极咨询和试用，观察是否与自身的档案管理工作任务相符合，如果新的科技产品符合预期，则可以进行积极的推广应用，促使数据管理层面，能够得到良好的优化、革新。

2.5 定期开展档案核查

与一般工作有所不同，档案管理工作在实施的过程中，如果出现了任何差错，会对企业发展、地方建设、社会和谐等，产生很大的影响。笔者建议在今后的档案管理工作中，需要定期开展档案核查。首先，划分档案的数量、类别、内容、保密程度，阶段性地对档案进行核查处理，如果发现任何问题要及时进行处理。其次，在档案核查过程中，档案管理人员要严格进行正确的的操作，减少错误的举动。最后，档案核查工作在实施过程中，相关人员不要放过任何细节。

2.6 完善档案管理体系

经过长久的工作后，各个地方的档案管理工作基本上能够取得较大的进步，考虑到今后的工作挑战和影响因素仍然是比较多的，企业需要不断完善档案管理体系。一方面，制定档案管理制度，并对档案管理人员进行专业培训，积极开展社会调查分析，汲取更多的反馈意见。另一方面，加强业内技术手段和管理理念探讨，确保在档案管理工作的实施过程中，能够获得更多的参考和指导。

3 结 语

档案管理工作要不断进行创新和改进，确保能够及时发现存在的问题和不足。未来的档案管理工作仍然具有很多挑战，档案管理人员要不断提升自身的综合素质，并采用科学的管理方式，从而不断提升档案管理工作的综合水平。

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