提高QHSE体系运行实效性的几个关键点

樊燕

[摘 要]当前，越来越多的组织建立了质量、职业健康安全、环境管理体系，并整合为QHSE管理体系。但由于各种因素的影响，部分组织体系运行存在“两张皮”的现象，不能很好地发挥作用，亟待改进。本文就这些组织体系运行可能存在的问题，提出了切实有效的解决措施，以供存在同类问题的组织进行探讨。

[关键词]QHSE管理体系；实效性；关键点

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.031

[中图分类号]F426.22 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-00-02

1 提高实效性的必要性

目前，在世界范围内被广泛使用的ISO 9000（质量管理）、ISO 14000（环境管理）、OSHMS 18000（职业健康安全管理）3套管理标准，以其科学的管理模式、强大的通用性和兼容性得到众多组织的认同和使用。它不仅是组织市场竞争的通行证，也是组织规范内部管理，提升管理绩效，实现可持续发展的有效方法。且多数取得这3个体系证书的组织，均会将其整合为QHSE（质量、健康、安全、环境）一体化管理体系，以期让这套体系更有效地为组织提升管理绩效。

然而，部分组织因其体制、行业性质、传统管理思维模式等因素影响，体系运行过程中始终存在着一些为取证而认证、疲于应付内外部审核、与组织原有基础管理脱节等“两张皮”的现象，无法真正发挥这套与世界接轨的、先进的管理模式的真正作用。因此，对于已经取得证书的组织来说，如何让“好标准”更好地发挥其“好作用”是组织必须且亟待解决的问题。

2 QHSE体系有效运行的几个关键点

2.1 关键点一：体系目标与组织原有经营目标紧密结合

2.1.1 存在的问题

目标管理理论是管理大师彼得·德鲁克率先提出来的。组织目标是指一个组织未来一段时间内要实现的目的，它是管理者和组织中一切成员的行动指南，是组织决策、效率评价和考核的依据。因此，所有组织在建立QHSE体系之前都应该有一套已经运行成熟的目标管理体系，组织会对目标指标进行必要分解，进行定期的监督检查和考核。然而，部分组织所制定的体系目标与组织之前有的目标管理体系根本没有任何衔接和融合，造成QHSE体系目标在分解、监督检查、考核时都“流于形式”。这些组织为通过审核在手册中制定标准所要求的体系目标，为符合标准要求、顺利通过内外审核而在审核之前去“补”目标监督检查和考核记录，使体系目标管理和组织实际运行的目标管理体系完全是“两张皮”。

2.1.2 改进建议

组织在每年初确定全年的工作目标时，应有效地将QHSE体系目标中的指标全部融入其中，按照组织原有的目标管理程序，对包含QHSE体系目标的全年工作目标进行分解，与各个职能部门及基层单位签订目标责任书，并定期监督检查和考核，从而使QHSE体系目标真正落到实处。

2.2 关键点二：体系运行与组织原有专业基础管理紧密结合

2.2.1 存在的问题

组织在建立体系之前，都会有一些用来保证组织正常运作的、原有的专业基础管理工作，比如：企业中的生产经营管理、安全管理、环境管理、质量管理、设施设备管理、计量管理与人力资源管理等，由各职能部门来完成。因组织管理基础的差异，这些原有的专业基础管理水平或高于QHSE体系标准的要求，或不足体系标准的要求，或多或少总会有一些差异。然而，部分组织在建立QHSE管理体系时，没有进行充分的现状调研，没有了解和掌握现有的各项专业基础管理水平，为建体系而建体系，造成体系文件编制脱离实际，完全不具有可操作性；造成建立体系后的企业，在日常管理过程中任延续原有的专业基础管理模式，将体系标准条款要求、体系文件要求完全“束之高阁”。这些组织，为了能顺利通过外部审核，总会另外花费大量人力、物力、财力来“造假”“补记录”，造成“补”记录的这些员工抱怨和不满，对体系失去理解和信心，且不断“恶性循环”。

2.2.2 整改建议

建立了QHSE体系的组织，要想使体系管理与专业基础管理更快地紧密结合，笔者建议实施以下步骤。

（1）充分进行组织的现状调查，了解各职能部门的专业管理现状。

（2）组织文件修订人员认真学习并理解质量、职业健康安全、环境三个管理体系的标准条款要求。

（3）紧密结合标准条款要求及组织目前专业管理现状，对现有体系文件进行修改，确保体系文件可以在组织内有效实施。

（4）对修订后的体系文件大力宣贯培训，要求各专业管理部门严格按照体系文件要求进行专业管理。对现状高于体系文件要求的专业管理，在符合文件要求的同时保持原有管理模式；对不足体系文件要求的专业管理，要求严格按照文件要求开展专业管理，必须达到标准条款基本要求。

（5）除内审和外审外，定期对文件执行情况进行监督检查和考核，并予以奖惩。

2.3 关键点三：多体系组织整合必须到位

2.3.1 存在的问题

组织高层管理者在追求组织更高绩效、经济效益或拓展市场的同时，会不断在组织内部推行各种先进的管理模式，以期提高组织的市场竞争力。因此，一个组织会同时建立和运行多种管理体系或管理模式，例如：组织在运行QHSE管理体系的同时，会建立安全生产标准化、6S管理、TnPM管理、测量管理体系与节能管理体系等。这些管理体系都会有一套自己的管理模式、管理文件和记录。作为组织，虽说建立多个管理体系归根结底都是为了提升现有的管理水平，但如果整合不到位，势必会造成多种体系之间接口不清，职责重叠，作业现场或基层单位文件、记录多且杂乱的现象，例如：有些企业同一岗位会出现“某某岗位HSE操作规程”“某某岗位安全操作规程”“某某岗位作业指导书”等不同版本的操作规程，致使作业人员不能识别其需执行现行有效文件。同样，對于记录，也会出现应付不同的检查，同一工作需要填写不同名称及形式的记录，致使员工徒劳的加大了记录工作量，出现抱怨、不满的情绪。

2.3.2 整改建议

为有效整合组织目前建立的所有管理体系和管理模式，建议组织分以下步骤开展工作。

（1）抽调现有管理体系主管部门的业务骨干，成立整合小组。

（2）整合小组人员做充分的现状调查，了解和掌握本组织目前的各种管理体系，明确各体系之间在职责、程序、文件、记录上的异同。

（3）对于有交叉职责和程序的体系进行梳理，理清职责和程序，避免职责杂乱，程序交叉不清。

（4）整合各管理体系适用的文件和记录，对同类型文件和记录进行合并，最终保证一项工作由一个文件来规定，一项工作留有一份必要的记录。

（5）对整合后的职责、程序、文件、记录进行宣传和贯彻，使各类人员明确本岗位职责、工作程序、应执行的文件、应填写的记录。同时，让他们明确无论是哪类检查，只需要做好该做的本职工作就行。

2.4 关键点四：领导作用、全员参与必须落到实处

2.4.1 存在的问题

在QHSE体系建立初期，组织进行标准宣传贯彻时，均会反复强调质量管理七项原则的重要性，均会讲到其中“领导作用”和“全员参与”是保证体系有效运行的关键。然而，组织一旦取证，就会将体系运行的重担给了专职管理人员，根本没有让组织的各级领导发挥该有的“领导作用”，根本没有做到“全员参与”。

2.4.2 整改建议

要想将“领导作用”和“全员参与”落到实处，组织就必须加大对管理体系的宣传贯彻力度，通过大量的培训提高全员的思想意识和素质。

（1）对高层领导进行培训。通过培训，让组织管理层意识到一个组织管理体系的有效运行并不是仅靠几个管理人员就可以做到的。只有各级领导建立统一的宗旨和方向，才能调动员工的积极性、创造全员参与的机会，才能实现奖优罚劣，将体系有效运行落到实处。

（2）对每个员工进行培训。通过对各个岗位人员进行系统、全面的培训，提高全体员工的质量、环境和职业健康安全意识，使各个岗位人员的日常工作和管理体系紧密结合在一起，实现全员参与，将体系运行落到实际工作中去。

2.5 关键点五：用PDCA思维模式开展任何工作

2.5.1 存在的问题

PDCA循环是美国质量管理专家戴明博士提出的，又称“戴明环”，它要求组织遵循“计划、实施、检查、总结”这一循环去开展工作，去解决问题。这是质量管理的基本方法，也是组织开展各项管理工作的一般规律。但在实际工作中，组织开展许多工作常常是有计划无结果，计划与结果相去甚远，甚至是不了了之，例如：某些组织监督检查缺少必要的检查标准，也没有规范的检查记录。还有就是，对于查出的问题却没有再去验证它的整改情况，工作虎头蛇尾，不能实现PDCA循环的闭环管理。

2.5.2 整改的建议

PDCA循环是一种科学的管理思维模式，那么如何有效实施PDCA循环，笔者有如下建议。

（1）计划到位：好的结果均来自于充分的事前准备。因此，周密详尽的计划对于做任何事情都相当关键，计划做好了就是成功的一半，并且计划必须具体、明确，切忌空洞、模糊。

（2）有效实施：计划的完成需要行动的支撑，责任到人才会有真正的行动，多数组织存在指令不清，责任不明的状况，所以有效实施的前提必须是职责明确。由责任人员按计划实施，在实施过程中遇到问题应及时沟通、有效解决并认真记录。

（3）检查到位：有效实施的效果需要必要的监督检查来验证，检查就包括自查、上级检查、第三方检查。无论哪种检查都必须有检查标准，才能评价是否达到要求。另外，需要有必要的、规范的检查记录，来记录检查的过程、检查中发现的优缺点，为改进、奖惩、备查留有证据。对于查出需要整改的问题，必须进行验证，验证是否符合要求、是否有效关闭，并留有验证记录。

（4）总结到位：一项工作结束后，必要到位的总结必不可少，总结好的经验，分析原因，改进不足，并奖优罚劣，激励员工持续改进，追求绩效最大化。

3 结 语

“千里之行，始于足下”。对于那些已获得QHSE体系认证证书，但运行效果不佳、存在“两张皮”现象、亟待提高运行实效性的组织，只有深入、细致地分析本组织体系运行中存在的问题，根据问题的症结制定对策，才能让这套与世界接轨、先进科学的管理体系，切实有效地为组织服务，提升组织的管理绩效。

主要参考文献

[1]王登文，杨洪旭，潘玉村.談企业建立健全安全生产管理自我约束和激励的六大要素[J].中国安全科学学报，1999（9）.