网络环境下企业档案信息化建设的策略

摘 要：随着我国网络技术与信息技术的快速发展，当前已经普遍进入社会各个领域的应用当中，企业档案管理工作也不例外，实现企业档案管理工作信息化是时代发展的要求，可以推动企业档案管理工作的顺利开展，树立新型档案管理理念，本文主要论述了网络环境下企业档案信息化建设策略。

关键词：网络环境；企业档案；信息化；建设

随着我国计算机技术与网络技术的快速发展，我国当前已经进入信息化时代，实现档案管理信息化是时代发展的要求。档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，实现档案管理工作现代化可以有效提高档案管理效率，创新档案管理手段，提高档案服务水平。

一、企业档案的界定及信息化建设的功能

（一）企业档案的界定

企业档案是企业在生产经营活动中产生的各种信息总和。不同的企业拥有的组织形式与职能不同，因此拥有的档案结构与主体也不同，因此档案形式丰富多样。

（二）企业档案信息化建设的功能

1. 企业档案记录着企业发展信息，档案信息化建设可以有效提高档案管理水平，在企业档案管理中具有重要地位。因此企業在档案信息化建设中应该不断加大投入力度，保证企业档案信息的完整性与安全性，实现企业档案管理现代化发展。企业档案管理部门要及时引入计算机系统，将大量档案信息转变为电子数据模式，可以有效提高保存效果，为人们提供更好的服务。

2. 企业档案信息化在企业信息化建设中具有重要地位，可以推动企业的健康发展。企业档案信息纷繁复杂，只有实现信息化建设才能提高档案管理效率，降低档案管理人员劳动强度，为人们提供更高水平的服务，逐步淘汰传统意义上的手工操作，使档案管理逐步转变为现代管理模式，有利于深入发掘档案信息价值，实现档案信息共享。

3. 企业档案可以支持企业管理工作的顺利开展，其中不但记录着企业发展历程，而且可以为企业发展提供有价值的信息。完整的档案信息涉及企业发展、技术更新、成果展示、经营过程、资源能源等各个方面，档案信息当前在企业生产与经营中发挥着非常重要的作用。

二、网络环境下企业档案信息化建设的措施

数学档案馆与传统档案馆相比，本身拥有更加丰富的数字资源与海量信息，可以在短时间内完成数据传输与信息共享工作。但同时也存在着一定数量的问题。所以深入研究档案信息化建设过程中存在的问题，及时制订针对性解决策略可以推动档案信息化建设的顺利开展。

1.要寻求领导的帮助与支持

企业档案信息化建设离不开领导的支持与帮助，档案信息化建设是摆在档案管理部门面前的主要任务，同时也是一项前所未有的挑战，对档案管理人员的要求更为严格。各级档案行政管理部门要高度重视企业档案信息化建设，要为其创造有利条件。中央企业档案管理部门要做好企业档案信息化建设的规划与指导工作，切实推动企业档案信息化建设的稳步发展。

2.制订企业档案信息化管理制度

当前人们日益意识到档案信息化建设的重要性，在企业档案管理工作中制订完善的管理制度可以使企业档案管理信息化建设有章可循。第一，要融入国际统一标准；第二，要包括行业与地方标准。档案信息化建设的范围与种类不可能固定不变，会随着时代的发展不断发生各种各样的变化，所以在信息化建设之初就需采用广泛标准。

3. 建立档案信息数据库。

建立档案信息数据库是一项系统性工程，其中涉及方方面面的工作，不但要求档案管理部门做好调查研究工作，而且还需深入分析用户需求与馆藏现状，合理规划信息化建设，如数据库建设种类、文件级目录数据库内容、全文数据库内容等，切勿急于求成，要具有长远发展眼光。在建立数据库过程中，要将数据库质量放在第一位，如保证数据具有较高的准确率、认真审核著录标引数据等，争取不出现任何失误，使数据有着较高的真实性与可靠性。

4.提高企业档案人员素质

档案信息化建设要做好长期准备，要求档案管理人员必须对本职工作高度负责、具有较高的职业道德水平与政治觉悟。再有，随着在档案管理过程中引入信息技术与网络技术，会出现大量的电子文件与电子档案，保证上述档案的安全成为摆在管理人员面前的主要任务。现代档案管理者更需掌握坚实的专业技能，更需加强自身学习，掌握更为广泛的学科知识，还需能够熟练操作计算机，擅长光盘技术、网络技术等，才能胜任当前档案管理工作。

5.建立档案信息数据库

其主要功能包括：第一，将企业信息化建设中生成的文件进行集中处理，在管理系统中引入文件传输与档案工作要求，要全面记录电子文件的产生、应用、归档的全过程。第二，档案数据库管理要实现灵活性与可扩展性；第三，档案需求人员可以随时完成信息检索工作。系统内不但要存储企业不同部门生成的、价值较高的文件，而且还需及时将其利用技术仪器转变为电子形式，做好保存工作。如果信息使用者通过了身份认证，则可以在企业局域网内进行检索，从而找到自己需要的档案信息，而不用前往档案管理部门；第四，档案业务管理实现自动化，可以不受时间与空间的限制完成数据统计、设计、打印等各种工作，同时开展借阅登记与催还提醒等。极大降低了档案管理人员的劳动强度，有效提高了档案业务自动化水平。

6.保障档案信息的安全

档案信息化管理还需应对网络中的各种病毒，才能保证档案信息的安全性与可靠性。为了保证档案信息的完整性与安全性，要在保存档案信息的计算上安装正版杀毒软件，同时及时做好升级工作，并设置防火墙，对保存的数据及时备份，利用采取各种先进技术有效保证档案信息安全。

7.档案信息化建设要提高服务水平

企业档案管理工作的最终目标是为人们提供各种服务，尤其是档案信息化建设更需为人们提供高质量的服务，要着力服务于企业领导层，为领导决策提供有价值的数据。因此档案管理人员有及时转变服务方式，在企业改革与转型升级过程中，及时转变档案管理理念，拓展服务范围，提高服务质量。档案信息化建设涉及方方面面的工作，要想将档案管理信息化推向一个新的高度还需档案管理人员做好打持久战的准备，争取得到上级领导部门的支持与帮助，及时引进高素质人才与充足的管理资金。信息化建设是时代发展的要求，企业档案管理部门只有顺应时代发展，正视档案管理信息化建设中存在的问题，敢于创新、大胆改革，积极探索解决困难的策略，才能使档案管理信息化建设收到较好的效果，使其为企业发展提供高质量的服务。

参考文献

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[2] 李海涛. 新形势下我国煤炭企业档案信息化建设的现状和对策研究[J]. 管理学家， 2011（9）：78.

[3] 庞娟. 网络环境下企业档案信息化发展之路研究[J]. 赤子， 2013（3）：130-130.

作者简介

张俊杰，19880723，男，汉，南京市，当前职务：项目总监，当前职称：助理馆员，学历：本科，研究方向：档案信息化