档案管理信息化探讨

王红岗

摘 要：档案管理对于我国的经济发展的作用主要体现在两个方面，首先它保存了我国各个阶段的成功与失败的资料，为我国今后的借鉴提供了真实的信息。其次，它还为我国各个地区的资源共享做出了贡献。但是目前我国的档案管理工作中却仍然存在着不足之处，因此，加快档案管理信息化建设，从而解决这些问题势在必行。

关键词：档案管理；信息化

我国档案信息化发展所经历的探索和发展，是紧随信息技术的发展而进行的，这个过程充满挑战，也充满机遇，同时档案管理人才在促进档案事业发展中起到关键作用。我们需要做的是顺应时代潮流，客观分析技术利弊，管理必须同步配套跟进，才会推动档案事业不断旺盛发展。

1 档案管理信息化内涵、特点及必要性

1.1 档案管理信息化内涵

档案管理信息化的内涵就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，达到为社会发展提供服务的功能目的。

1.2 档案管理信息化的特点

档案管理信息化具有如下的几个特点：①具有档案信息存储、查取等自动化功能。②档案信息能够实现共享。③档案信息化管理具有智能化特点。④档案信息化管理实现社会化服务。

1.3 档案管理信息化必要性

随着社会不断的发展，当前已经进入了信息时代，知识爆炸式发展，高新技术的突飞猛进等对档案管理也提出了越来越高的要求，传统的档案管理模式主要是以手工为主，分类编目、检索等工作都依靠手工完成，效率很低，当前档案信息量的急剧增加，种类繁多，纸质的资料经过查阅容易损坏、需要保存完善，需要大量的材料来装载信息，不符合当前低碳经济发展要求，因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求。随着计算机技术、网络技术等不断发展，档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。现代的信息技术，比如大容量的硬盘能够存储大量的数据信息，网络技术能够实现远程数据传输。

2档案信息化存在的问题

2.1对档案信息化建设的认识方面存在的问题

当前，有的单位对档案信息化建设的认识仍不足，把档案信息化建设与档案数字化建设等同起来，过分追求纸质档案数字化；还有的认为档案信息化建设就等同于馆藏档案信息数字化，并将这些数字化的档案信息上网。这些认识上的片面性，势必影响档案信息化建设的进一步发展。

2.2档案信息化建设投入力面存在的问题

一方面，我们对档案信息化建设的经费投入严重不足，经费主要来源于政府拨款，然而，政府对档案部门的拨款又极其有限，档案部门自身也缺乏其他的筹款渠道。因此，档案资金相对紧张，在档案信息化建设投入上显得严重不足；另一方面，不注重对档案信息化建设投入的效益，有的档案部门在档案信息化建设中不注重投入的效益，信息化建设方案往往比较草率，其结果是既达不到信息化要求又造成不必要的浪费。

2.3档案开放的相关政策方面存在的问题

虽然《档案法》明确规定：封闭期满30年的档案应向社会开放。但有的本应该开放的档案提供利用时还是设置有“路障”，再加上档案信息化建设工作不配套，造成档案利用率不高。

2.4档案管理人员素质有待提高

从当前状况来看，各单位的档案管理人员整体素质不高，由于传统的档案管理方式、方法适应不了现代的要求，先前的档案管理人员采用现代档案管理模式，但是其信息化管理专业性、学历层次、理论水平等参差不齐。新聘请的档案管理人员大部分由于缺乏信息化管理经验，从而管理观念意识不强。各单位比较普遍的状况是：既懂档案管理专业业务知识又懂计算机技术、网络技术等信息技术的复合型人才甚少，能够对档案管理软件进行维护，开发档案管理软件的人才奇缺，基本上处于操作层面，对档案管理信息化发展形成人力资源障碍。

2.5 档案管理信息化模式不够规范

当前，存在各类档案的著录细则相容性不强，档案分類、编号等方面没有统一有效的标准，仅着眼于某一个专业系统，难以全面展开实施。由于档案管理在标准及规范方面存在不统一，某种程度上导致信息数据格式与系统不一样。再者，我国档案管理信息化软件方面的通用性等存在严重不足，信息技术的设备比如扫描仪型号不一，档次参差不齐，硬件环境也缺乏统一规范，这些都影响到档案管理信息化的进一步发展。

3 档案信息化管理的对策

3.1 提高对档案信息化管理的认识

建立新的信息化档案管理模式，提高档案信息的时效性，有利于节省能源和时间。一次性投入即可，实现多次产出，完全改变经费限制的局面。

3.2 提高档案管理标准化水平

从形成到归档，确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性。必须在电子文件的形成、流转、处置、归档等各个环节，实行标准化、规范化、制度化管理。在此基础上，严格控制电子档案管理的各个环节，包括其生成、加工、保管、借阅的程序等，做到归档统一、保管安全、使用有序。传统纸质档案的数字化处理可采取扫描的方法快速地将档案信息数字化，并根据具体要求实现进一步的信息加工。

3.3 加大档案资源开发力度

档案资源的信息化建设是档案管理的核心要素。在进行数字化时，不仅要把现成的档案数字化，还要对分散的档案信息整合、加工，把经过二次加工的信息数字化。

3.4 提高安全意识和防范意识

严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，不断提高档案管理人员的安全意识，确保档案信息化的开放安全。要增强安全意识，防止人为地毁坏和破坏，力争让无权用户进不来、看不见、改不了档案，保证档案的真实性。设电子口令，防止被人盗用，定期对所用计算机进行杀毒，防止电脑病毒对电脑系统的攻击和黑客的威胁。严格管理，专机专用。一些永久保存的资料属性可改成“只读”，防止一些不期而遇的破坏带来损失。

3.5 提高档案管理人员的素质

加大定向培训力度，有计划地对培养对象进行高层次学历教育，以丰富、加深培养对象的基础理论和专业知识。加快复合型的档案专业人才的培养，档案管理者要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉各种有关的业务规定和自己所从事的业务。

4 结束语

档案管理信息化是时代的所需，也是社会各项事业发展的大方向。想要提升整体的工作效率，就需要积极的将信息化手段引入到内部的档案管理工作之中，依托于知识与信息手段，顺应知识经济时代，将传统的纸质信息转变为数字化的资源，利用网络技术对信息进行整理归纳，让档案管理信息化在新世纪的发展中得到更大的发挥与作用。机关单位、部门企业等需要对档案管理信息化有着更多的重视，以满足社会进步与工作发展的需要。

参考文献

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