关于档案管理信息化的思考

梁佳音

摘要：档案作为社会一种基础性信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要加快档案信息资源的信息化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，让档案工作更有效地服务于政务信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设。本文就如何提高档案信息化建设水平、促进档案管理标准化进行了阐述。

关键词：档案管理；信息化；思考

档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，档案管理部门要积极适应档案管理工作新趋势，加大应用多媒体在档案管理信息化建设中的应用，从而提高档案管理和服务的现代化水平。

一、档案管理信息化建设现状及问题

1.缺乏具体的规范、标准。档案信息化建设中，要确保各项工作顺利地展开，就要将相应的管理标准制定出来，使档案管理人员在工作中能够做到有章可循。在开展档案管理工作中，采用信息技术的同时，也会按照相应的规范展开各项工作，以保证档案管理工作质量，提高档案服务效率。档案信息化是建立在档案电子化管理的基础上的，应用计算机信息技术，在网络平台上收集档案信息，并对档案信息进行归纳、分析和整理。这就需要将档案文件的纸质文档数字化处理，以使得档案信息能够在网络上传递，且用户能够通过网络查询和应用自己所需要的信息。所以档案管理要按照一定的程序进行，以提高档案管理工作效率。

2.管理人员专业技术水平低。档案管理人员专业素质是实现档案管理信息化的关键。档案管理信息化要求从业人员必须是既具备档案管理专业知识，又熟悉计算机、网络技能的一专多能型复合人才。从目前档案管理工作人员队伍来看，既懂专业又掌握技术的人才很少，大部分档案管理人员知识结构单一，专业技术水平偏低，综合素质不高，不能很好地适应档案管理信息化建设的需要，直接阻碍了档案管理信息化建设的开展。

3.缺乏信息安全意识。档案信息化建设对档案信息进行数字化处理并实施相应的管理工作。信息技术可以优化档案管理，但是网络管理平台具有的信息共享性和信息开放性，会导致档案信息在网络上传输的过程中，存在档案信息被篡改或者信息丢失的现象，严重影响了档案信息的安全性。因此，档案信息化建设中，要对网络安全技术予以高度重视，从档案信息管理的角度针对档案信息化建设安全的相关问题进行深入研究，并针对经常出现的安全问题采取必要的防御措施，以保证档案信息准确而完整。

4.工作效益、服务效率需要提升。档案管理已经被纳入管理范畴，随着信息技术的渗入，使得档案管理成为了系统化的工程。随着档案信息化管理工作的展开，需要投入的人、财、物越来越多，就需要档案信息化建设提高工作效益。随着档案管理信息化操作转向，档案的服务程度就会有所增强。档案管理人员的基本操作就是将档案资料采用信息技术进行数字化，之后对档案信息管理内容根据工作需要不断地完善，以使得档案资料的服务效率有所提升。

二、推进档案管理信息化建设的措施

1.树立档案信息化理念，增强档案管理责任感。俗话说“思路决定出路”。管理理念的“信息化”是档案管理信息化的核心，档案管理信息化的第一任务就是要实现管理思想的“信息化”，只有让档案管理人员思想观念上实现“信息化”，正确认识到档案管理信息化建设的重大意义，才能激发他们的工作热情，才会关心、热爱他们的档案管理事业，进一步增强档案管理信息化建设工作的责任感和使命感。

2.强化管理人员专业素质。档案管理专业人员是档案管理信息化建设的主体，对档案管理信息化建设的效果和质量起着决定性的作用。因此，要坚持以人本，始终把培育专业人才，建设专业人才队伍，提高专业人员综合素质放在首位。相关部门要为档案管理人员提供更多的培训学习机会，让档案管理人员及时了解档案管理信息化建设方面的发展趋势，掌握最新的信息化方面的知识和技能，通过提高自身的综合素质达到档案管理信息化建设的要求。同时，相关部门还要建立一套科学的奖惩机制，从而调动人员工作的积极性。另外，还要不断引进档案管理专业人才，逐步调整档案管理人才队伍结构，从而优化人才队伍结构，提高档案管理效率。

3.构建标准化管理模式和技术体系。档案管理从传统的文本管理向现代的信息管理转向，不仅管理模式发生了变化，还需要适应档案管理的新要求，构建全新的档案标准化管理模式。首先，将档案信息化管理规范制定出来，并确定相应的操作规范和执行标准；其次，实现档案信息化管理，就是要将档案管理工作以网络为载体渗入到各个职能部门，以建立相互之间的沟通、协调途径，以使档案管理部门能够获得准确的档案信息。而这其中规范的技术体系，是保障档案管理效率必要环节。统一档案管理信息化标准，必须要依靠国家行政部门的力量，打破各个部门分散管理的局面，统一档案归档、统计、鉴定、保管、服务等各项技术标准，建立规范的、统一的技术体系，从而实现档案信息资源的共享。同时，要建立健全档案管理信息化制度，对档案信息的收集、鉴定、保存、利用等各项管理流程进行规范和控制，落实档案管理安全责任制，防止泄密事件的发生，确保档案信息资料安全，提高档案管理效率。

4.重视元数据的安全管理。档案信息化建设中，要提高档案信息使用效率，就要在完善档案信息的检索功能，做好元数据管理工作是非常必要的。档案管理工作在信息管理平台上完成，所应用的数字化技术包括XML信息包、图像信息处理技术等。为了确保档案资料的安全性，还要应用媒体技术、条形码技术以及MD5加密运算方法，以提高档案资料管理的安全可靠度。

综上所述，档案管理中对信息技术的应用，促使档案管理模式有所改变。档案管理工作中应用信息技术，可以使档案资料管理更为安全、规范。此外，还要针对档案信息管理与档案管理工作采取有效的措施，以提高档案管理的实效性。

參考文献：

[1]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017，8（8）.

[2]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017，8（8）.