基于业财一体化的高校固定资产管理流程优化

郭娟

【摘 要】 高校固定资产是其履行职能的重要物质保障。固定资产实物管理与价值管理分离带来的诸多问题长期以来一直困扰着高校。基于业财一体化视角，以固定资产“全生命周期管理”为主线对资产的申购、验收、使用、报废等业务流程和财务处理流程进行梳理及优化，提出高校应对固定资产业务系统与财务系统进行有效整合，实现业务信息与财务信息的充分集成和共享，实现实物管理与价值管理相融合，以期推动固定资产的规范化、精细化、科学化管理。

【关键词】 业财一体化； 财务业务流程； 流程优化

【中图分类号】 F235.99；G647 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）09-0156-05

固定资产是高校履行教学、科研等职能的重要物质保障。随着国家对高等教育财政投入的增加，高校固定资产的规模越来越大，防止国有资产流失，实现国有资产的安全完整、保值增值，成为各高校固定资产管理的重要任务。

根据《财政部关于進一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见》（财资〔2015〕90号）文件要求，高校应积极推进资产管理与预算管理、国库管理相结合，坚持和实现资产管理与财务管理紧密结合，实物管理与价值管理紧密结合，保证账实相符，账账相符[1]。

一、高校固定资产管理流程存在的问题

当前大部分高校对固定资产管理主体多元化，实行账物分管原则。一般由资产管理部门对房屋及构筑物、家具、通用设备、专用设备等进行管理，负责设备的申请购置、验收、报废；财务部门负责固定资产会计核算。此种管理模式导致实物管理与价值管理分离。同时条块分割的管理模式，使部门间的资产管理责任不明确，容易出现管理盲区或多头管理现象，因缺乏有效的控制、协调和监督，最终导致高校固定资产普遍存在账实不符、家底不清、资源浪费、资产流失等问题。同时，高校固定资产业务涉及业务部门较多，各部门的信息系统各自独立，资产部门使用资产管理信息系统与数据库，财务部门使用财务核算系统、网上预约数据库等，各信息系统之间数据没有共享，信息孤岛现象严重，信息资源的利用效率低，整合程度差[2]。

固定资产实物管理与价值管理分离、业务部门系统间信息孤岛及低信息化的管理方式，致使高校固定资产管理流程复杂陈旧。主要表现如下：

1.固定资产申购环节，固定资产的购置信息与财务系统完全隔离，所有的操作通过手工进行操作，经办人持固定资产购置申请表等资料进行购置申请，购置申请表经项目负责人签字盖章、单位负责人签字盖章后到财务部门进行验资。

以上固定资产申购手续极其繁琐，经办人需要在不同部门间来回奔波，浪费精力与时间。财务人员在财务系统查询该项目是否有足够的设备预算后进行验资，需依赖人工判断，不能由信息化系统判断财务项目内是否有设备购置预算，且不冻结项目余额及设备购置预算，导致财务人员看到的设备购置预算不准确，且极易导致人工验资方式下的超预算额度验资或经办人购置设备后因预算不足无法报销。财务系统没有资产采购相关数据记录，资产采购平台没有资产购置过程相关财务数据，资产管理人员和财务人员都不能全面掌握资产采购全过程管理信息。另外，因验资工作量大，容易导致财务人员验资不认真，甚至有高校不进行验资工作。

2.资产验收环节，经办人在设备到达并安装调试完毕后，持相关资料到资产管理部门办理资产验收手续，资产管理部门进行审核后，按照资产种类生成资产编号，并打印设备卡片。经办人持资产验收单和相关资料在财务部门办理资产的报账手续。为避免因验收后，资产迟迟不报销，导致资产部门的资产账与财务部门的资产账不一致，通常由专人负责办理资产的入账，即资产记账人员根据资产管理部门提供的资产明细账和资产汇总表进行记账。

资产验收完毕，报销人不及时报销，业务处理流程的不连贯及资产系统信息未实时传递，导致资产系统、财务系统处理数据分隔，进而导致资产的实物与价值管理不一致；同时，业务流程的分割不仅导致固定资产验收与报销时点不一致，也导致资产报销与资产价值变动记账时点不一致，很容易出现漏报或错误。因此资产验收业务的对账非常复杂，不仅资产管理部门与财务部门之间需要对账，财务部门内部之间也要对账，特别当出现跨年报销时，情况更加复杂，出现问题很难查找原因。

3.按照高等学校会计制度的要求，高校应根据固定资产的性质和折旧年限，采用年限平均法或工作量法计提折旧。但目前高校普遍未计提折旧。财务部门不核算资产使用过程中计提折旧等信息，高校资产管理部门不关注固定资产的使用状态。

固定资产尚未计提折旧，导致固定资产价值不能得到准确反映，资产实物价值与账面价值严重不符，夸大了学校资产。

4.目前高校普遍由资产管理部门负责报废固定资产。固定资产报废处置后，其信息传递到财务部门时，需要找到对应资产的科目和固定基金科目。资产数据和财务数据相互独立，导致资产管理部门无法提供报废资产的会计科目等财务信息，财务部门在资产销账时无法按明细执行。

资产管理系统与财务管理系统之间缺乏数据共享机制是固定资产管理中存在上述问题的主要原因，因此进行固定资产业务与财务的一体化管理是保证资产实物与价值相符的重要手段。

二、基于业财一体化的高校固定资产管理流程优化

业财一体化管理指以固定资产“全生命周期管理”为主线对资产的申购、验收、使用、报废等业务流程及财务处理流程进行梳理，以业务制度化、制度流程化、流程标准化、标准信息化为建设模式对流程进行重新规划，以大财务资产智能化、信息化服务体系为建设目标，利用计算机技术和网络技术进行业务系统与财务系统的有效整合，实现业务信息与财务信息的充分集成和共享，从而对业务活动和财务流程进行控制[3]，建立既相互衔接，又有效制衡的工作机制和业务流程，实现财务管理系统关口前移，资产管理系统数据延伸到报账结束，实现资产业务的事前、事中、事后控制。

（一）固定资产申购流程优化

1.经办人在资产网站填写购置申请，发起申购业务，填写购置设备的财务账号；通过资产财务系统对接接口获得项目账号经费审批人，并根据项目负责人工资号自动推送相关信息，由项目负责人、单位负责人等线上审批（如果业务申请人与审批人一致，系统自动通过）。

2.资产采购信息（采购账号、费用项及金额）推送至财务接口，发起验资冻结，接口判断财务系统账号及其预算模板中的“设备购置”类预算项；若项目设备预算大于等于此采购单的金额，则冻结设备预算项，若项目设备预算小于此采购单号申请金额，则退回验资申请。

系统自动完成财务系统的“验资”，并将该笔资产购置申请的“采购单号”推送至财务系统，与“冻结预算项”事项关联。

优化后的流程（图1）有效避免了人工验资导致的错误及超预算验资等情况的发生，并通过冻结设备预算，实现真正意义上的验资，避免事后无法报销情况的出现，同时可以随时进行查询，避免线下验资无法查询的问题。

（二）固定资产验收流程优化

1.资产管理系统与财务投递报销系统进行业务对接，用户在资产管理系统购置申请列表中选择需要验收固定资产的業务号，并填写固定资产的相关信息，经单位资产管理员审批后填写财务相关信息，包括资金账号、费用项代码、付款信息等信息，资产管理系统将信息自动推送至财务预约系统，生成财务预约号，对原验资冻结的金额进行解冻，并按照预约冻结金额重新冻结。用户持打印的入账单办理资产验收入账。通过接口实现“一次录入，数据共享”，用户无需在财务预约系统重复填写相关信息。

2.财务系统进行智能凭证定义（见表1）。依据财政部或教育部固定资产分类建立固定资产编号与会计科目的对应关系，根据资产财务系统对接接口传送的资产编号，自动对应财务系统的会计科目，生成资产报销和记增固定资产分录，同时原预约冻结金额解冻，按照支出金额列支。

智能凭证定义极大地方便财务人员记账，大大减轻了财务人员的工作量，减少了出错的概率[4]。同时，智能凭证将资产报销记账与资产价值记账合二为一，在资产报账的同时对固定资产价值变动记账，解决了因报账时点延后导致支出和价值变动不一致的问题。

3.记账凭证复核后，通过接口将财务凭证号返回资产平台，资产业务验收结束。未返回凭证号的资产业务，可认定为未报销业务，由资产部门及时进行催报。月末，按照财务系统固定资产科目账面价值与资产系统每类资产的账面价值进行比对，可以快速发现两者的差异，并迅速定位，极大地方便了对账业务。同时，用户可在财务预约系统查询每笔资产业务的物流状态，随时对固定资产业务进行动态查询。另外，财务系统开通短信业务，用户可以随时收到业务变动信息，真正实现了业务透明化管理。优化后的流程见图2。

（三）固定资产使用流程优化

按照高等教育会计制度的规定，在资产清查结果的基础上，对固定资产计提折旧。因资产系统记录资产明细，应按照资产明细计提折旧，保证计提结果准确。资产系统应根据固定资产清查结果调整系统内的相关数据，并根据资产类别初始资产的使用年限，由资产系统设定每个月月末向财务系统传送资产的计提折旧信息，财务人员根据计提折旧信息，按照系统设定的智能凭证模型（表2）生成凭证，必要时进行调整，并向资产系统返回记账后的数据，由资产系统调整记账，保证两个系统数据相符。优化后的流程见图3。

（四）固定资产报废流程优化

以未发生处置收入和费用为例，用户提交固定资产报废申请，资产部门审核后，将报废资产的账面价值和资产类别，通过接口传递到财务预约系统，生成财务预约号。财务系统按照智能凭证定义模型（表3）进行记账并复核后，将凭证号返回资产系统，资产系统确认资产报废结果。报废流程见图4。

三、高校固定资产管理流程优化后的风险管理

（一）系统及网络安全保证

基于业财一体化的高校固定资产业务信息的处理与传输主要依赖信息系统和网络，一般财务系统服务器部署在财务专网内，财务网页服务器安装双网卡，以保证财务专网与外部用户、资产管理系统之间交换数据。其网络拓扑图见图5。为保证跨部门数据收集、处理、输出的顺利进行，必须保证系统与网络的安全，做好病毒防范工作。此外，还需要做好数据的备份工作，对重要数据进行异地备份。

（二）对接部门间进行充分沟通与交流，争取各方理解与支持

因固定资产对接业务涉及不同部门，在对接之前，业务部门及其软件开发商之间应针对对接的业务事项进行充分沟通，设计系统对接的路径和方式，对存在分歧的问题及时沟通解决，保证对接的顺利进行。

（三）及时更新业务规范，实现规范有序对接

实施固定资产业务的业财一体化后，固定资产的业务处理流程会发生很大的变化。针对新业务及财务流程，高校应及时出台新业务规范，保证新的操作流程有法可依，有章可循。

（四）及时进行业务培训，保证流程优化成果落地生根

实施固定资产业务的业财一体化后，高校应针对不同的使用者，做好宣传与培训工作。通过相关宣讲、印发宣传手册、对相关人员进行专题培训、现场演示等措施进行全方位政策宣贯，打通流程执行中的堵点，让用户尽快适应新的操作流程。针对财务人员进行业务专题讲座，使其按照新的记账方法进行记账。资产管理部门人员则要充分了解变化后的流程对资产业务的影响，出现问题能及时解答。

（五）做好新旧流程的衔接工作，实现业务办理平稳过渡

因新旧流程变动较大，系统可能存在不稳定等情况，因此，应设置过渡期间，做好新旧流程的衔接工作。如固定资产验资业务，可以设置一段时间线下验资和线上验资并行，待系统运行稳定后再取消线下验资。另外，针对已按原方式验收但尚未报销的业务，可规定按原方式处理，以避免师生对新流程的抵触情绪。

四、结语

基于业财一体化思想，通过对资产系统与财务系统相关功能进行整合，对高校固定资产业务与财务流程进行优化，实现了固定资产从申购、验收、使用到报废全生命周期业务的网上“一键式”办理，不仅有效解决了固定资产实物管理与价值管理分离带来的问题，而且解放了广大教工师生，实现了“零跑腿”办理业务，达到资产管理“无纸化”、内部控制“规范化”、管理过程“透明化”、财务处理“智能化”的目标，对推动高校固定资产的规范化、精细化、科学化管理具有重要意义。

【参考文献】

[1] 财政部.关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见[A].财资〔2015〕90号，2015.

[2] 李莉.企业集团财务业务一体化的探索与实践[J].会计之友，2013（1）：26-28.

[3] 张瑞君，邹立，封雪.从价值链管理的视角构建财务业务一体化核算模式[J].会计研究，2004（12）：45-48.

[4] 张毓婷.基于财务业务一体化的会计业务流程重组[J].会计之友，2012（11）：38-41.