“互联网+”环境下高校财务报销模式变革探析

牛星 陈桂荣

【摘 要】 高校财务报销模式经历了从窗口式报销、投递式报销到网上报销的演进，互联网在其中发挥了助推器作用。网上报销利用互联网的联通性和智能化，极大地提高了财务人员的办公效率和财务管理水平，将是未来中国高校财务报销发展的主流模式。文章首先介绍了三种报销模式的特点及利弊，然后以K高校为载体说明其目前财务报销中存在的问题和困惑，通过发挥“流程优化”思想的引导作用对该校财务报销的工作流程进行再设计，并从工作效率、信息资源、控制机制和管理水平四个方面对网上报销的优势进行深入分析，最后提出为了推动网上报销的顺利开展需要从组织、制度、技术、人员等方面加强建设同时注意适应性和过渡性并举的建议，这对网上报销的广泛应用将起到示范作用。

【关键词】 “互联网+”； 网上报销； 流程优化； 模式变革

【中图分类号】 F234.4；G647.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）10-0105-05

在科教兴国和人才强国战略指引下，我国高等教育发展迅猛。以科研经费为例，2005年至2015年11年间，我国高校参加R&D;活动的人数从22.7万人/年增加到35.5万人/年，高校的R&D;经费从242.3亿元增加到998.59亿元，增长率分别为56.39%和312.13%[ 1 ]。除此之外，财政补助收入、学杂费、经营性收入、社会捐赠也呈现出递增状态，随之而来的是教育支出、科学技术支出等逐年递增。高校经费收支量的大幅增加以及科研活动的多元化和复杂化给高校财务管理工作尤其是报销管理工作提出越来越多的挑战。长期以来，高校财务处呈现排队长、报销难、效率低、工作环境差等特点，这是经费快速增长、财务工作量加剧和落后的报销管理理念以及报销模式之间矛盾的结果。互联网和信息技术的广泛应用为高校财务管理科学化发展带来了新的契机。

一、高校财务报销模式的类型与特点

（一）窗口式报销

窗口式报销是指报销人排队等候报销，轮到自己时当面将报销单据交与财务人员审核、修改、复核并面对面完成刷卡或现金付款的报销过程。在计划经济和市场经济初期，我国高校一直采用窗口式报销模式，这种模式简单、直观，为高校财务管理工作发挥了基础性作用。它具有以下特点：简单易操作，灵活多变；沟通时效性强，信息安全度高；填写单据繁多，审批环节复杂，预算控制水平差；时间成本高，工作效率低，办公环境嘈杂等。

（二）投递式报销

2008年后，中国经济在互联网的冲击下快速演进，进入后市场经济时代。互联网无论在思维方式还是技术手段方面都使高校财务报销焕然一新，投递式报销和网上报销就是互联网与传统高校财务管理融合的产物。投递式报销是指报销人将报销单据放在投递专用袋，由自己或者他人投遞到财务投递箱里，财务人员在特定时间内按顺序完成袋内票据审核、修改、复核及网银付款的报销过程。投递式报销是窗口式报销的进一步发展，本质上依然属于传统式报销。它具有以下特点：报销单据排队，而非报销人排队；具有一定信息化水平，信息安全度较高；办公环境相对宽松，报销效率有所提升；能在一定程度上控制预算；问题单据易积压，沟通成本高，报销信息不对称等。

（三）网上报销

网上报销是未来高校财务报销的发展趋势和主流模式，将对高校财务管理体系产生实质性变革。网上报销是指报销人通过网上平台填写报销信息、上传电子票据并由各级主管人员电子签批后传递到报销系统进行初审、递交纸质票据、复审及网银付款的报销过程。它具有以下特点：管理理念先进，对各类资源的整合度高；信息沟通顺畅，传递及时准确；预算控制精准；营造舒适办公环境，极大提高工作效率；需要强有力的组织和制度体系作保障，对技术平台和网络安全管理有较高要求，对财务人员和报销人员的计算机操作能力有一定要求。

二、K高校财务报销模式变革案例分析

（一）现状与问题描述

K高校是天津市重点建设高校，是一所以工为主，工、理、文、农、医、经、管、法、艺等学科协调发展的多学科性大学。该校科研项目众多，经费量较大，目前采用投递式报销模式，具体流程如图1。

K高校为了推动学校报销工作的发展不断努力，由窗口式报销模式转变为投递式报销模式，口碑明显改善，报销工作水平在天津市各大高校中处于前列，但仍存在以下问题。

1.多环节低效率时有发生

随着项目结题或者年终结账期间单据量剧增，工作人员不能同比例增加，管理层通过延长工作时间、加大工作强度应对增量单据的能力明显受到限制，报销完成量遇到瓶颈。

虽然目前的财务系统中加入了额度控制功能，但系统设置不够精确和严密，财务人员通常将全部分录录入完毕才发现某项内容不能报销或者金额超支，不得不放弃制好的凭证，既做了无用功又增加了沟通成本。

该校两地办学，领导可能不在报销人常驻校区办公，为了完成签字报销人需要耗费大量往返和等候时间。

经常发生报销人不能及时取走问题单据的情况，财务人员要不定期保管票据并多次联系报销人，造成空间和时间的无端损耗。

2.存在信息孤岛现象

由于信息不对称及信息传递不通畅，同时个人财务系统尚未对报销单状态实时记录，报销人“丢单”现象时有发生，通常情况是该单据已经报销完成而报销人不知情，少数情况是单据滞留于某一环节。

3.职责分工不明晰

投递式报销只是在形式上改变窗口式报销嘈杂的环境和排长队等候的状态，没有从根本上减少工作量，依然需要财务人员手敲键盘录入会计信息，完成从审核到制单的全过程，工作内容繁多。

为了缓解财务报销及问询压力并普及报销常识，K高校在各学院设置预审员，要求投递前进行预审签字。预审员通常是兼职，不能很好地理解并掌握全部财务报销政策，签字只是流于形式，发挥预审报销单的作用有限。

随着K高校经费量不断增加，报销压力越来越大，即便是投递式报销也不能完全满足日益增长的财务报销需求。图2为2014—2017年K高校报销量曲线变化图，考虑到寒暑假影响的不确定性，在统计时剔除2月份和8月份。由图2可见近年来K高校报销量逐年递增，在10—12月份区间呈陡峰式上升。

（二）网上报销流程优化设计

流程优化（Business Process Improvement，简称BPI）的思想来源于麻省理工学院迈克尔·哈默先生（Michael Hammer）提出的业务流程再造（Business Process Reengineering，简称BPR）。与BPR的核心思想“对企业的业务流程作根本性的重新思考和彻底的重新设计”不同，BPI是对现有流程进行柔和的、循序渐进式的改进，使之符合变革目标的需要[ 2 ]。BPI的基础是信息化平台的建设，从而实现组织不同部门之间、内部与外部的信息集成与共享，促进组织运行程序化、数字化，流程运行跨时空化，从而更好地满足服务对象的需求[ 3 ]。为了缓解报销压力，同时也为了顺应国家推动高校信息化和数字化建设工作的发展趋势，笔者认为K高校在财务报销方面应根据自身需要和特点，采用先进的信息技术，不断发挥互联网的联通性和高效性优势，改良或局部变革现有报销模式，优化为网上报销模式[ 4 ]。

图3为K高校经过优化的网上报销流程示意图。

具体步骤和关键点如下：

第一步：网上填报。报销人登录个人财务系统，通过代码选择项目类型、项目名称、报销内容。按类别展开粘贴报销票据并上传图片或电子发票。选择付款方式：网银对私、网银对公、冲借款或者校内转账，填写付款信息。系统根据项目类别、单张票据最大金额及是否本人出行等要素提示签字权限和簽批部门，报销人根据提示选择签批人并提交签批单据。

本步骤是网上报销最为关键的一步，相对传统报销变化比较大，关键点：（1）系统设计要清晰、简明，使报销人能够快速准确地根据票据内容找到对应门类；（2）填报系统和账务系统之间耦合性要强，数据转化准确、顺畅；（3）明确内部控制的关键节点，充分发挥事前控制作用，减少后续工作；（4）各方人员积极参与很重要，报销人要逐渐学习并熟练使用填报系统，预审员充分发挥沟通、审核作用。

第二步：电子签批。签批人在个人财务系统里电子签批报销人提交的单据，如没有问题会提示通过，如有问题则写明退回意见，由报销人修改补充后再次递交签批。

关键点：（1）问题单据标明原因；（2）初次签批和返回签批的单据分类显示，签批人一目了然，提高签批效率。

第三步：初审。经过签批的凭证，到达财务人员报销系统进行初步审核。如有问题，写明退回意见或者电话联系报销人修正后重新提交审核。初审无误的单据，财务人员提示投递纸质单据。

关键点：（1）关注票据的合法性、合规性和签字权限；（2）专人负责初审电子单据；（3）初次上传和返回修改的电子单据分类显示，财务人员审核时有的放矢，提高审核效率。

第四步：投递。报销人在系统中打印自动生成的带有二维码标志的支出报销单等，并将初审无误的纸质单据送到学院，加盖公章，由预审员统一投递至财务处。

关键点：投递的纸质单据与初审通过的电子单据保持一致。

第五步：复审。财务人员对纸质单据及原始发票再次进行审核，按照投递顺序扫描支出报销单上的二维码，调出对应单据，根据系统记录内容核对纸质单据与电子单据是否一致，重点核对科目的准确性、发票的真实性，若有不符电话及时联系报销人。核对无误后，自动打印记账凭证。

关键点：（1）关注科目的准确性；（2）妥善保管问题单据，及时联系报销人取回并修改。

第六步：付款。记账凭证经过复核无误后，由出纳人员在银校互联系统提交支付申请，并确认支付。付款成功后系统向报销人自动推送支付信息。

（三）网上报销模式与传统报销模式差异比较及优势分析

1.互联网实现了高校财务报销的高效性和智能化

传统报销要求报销人手工填写支出报销单，由于报销人不能全面掌握报销政策或者对审批流程不够熟悉，导致所附票据、填写内容和签字不准确、不完整，需要多次往返于审批和报销大厅。领导往往身兼数职，工作繁忙，有时不能及时签字，增加了报销人的时间等待成本。财务人员花费大量时间和报销人电话或当面沟通，并且手动核算、编制会计凭证，影响了工作效率。

采用网上报销，报销人可以通过校园网或者手机APP随时随地登录个人网上财务系统填写报销信息、提交电子单据，实现数据采集的信息化[ 5 ]。问题简单时，报销人可以根据网上反馈意见提交电子单据，确认无误后再提交纸质单据，减少了其往返于各个部门的时间损耗。领导不再需要当面签批，而是通过互联网远程审核并电子签批，突破了签批单据时间和地域的局限性，提高了签批效率。对于财务人员，系统根据报销人选择的内容大类和金额直接生成记账凭证，财务人员只需核对信息并进行局部修改即可，节省了凭证录入时间。此外，网上报销将更多发挥机器的替代作用，实现数据处理的自动化和智能化。比如在差旅费报销中，系统根据行程的始末时间自动计算公出时间，再根据人员类型判断补助标准，汇总得出补助金额；在人员经费发放中涉及扣税问题，报销人在输入劳务费发放金额后，系统根据预先设置的公式自动核定税额，计算出实发金额。

2.网上报销促进了高校财务信息资源的共享性和集成化

传统报销中，信息通道闭塞，信息资源割裂，各个职能部门只掌握本部门信息，而这些信息转化成财务信息时需要财务人员二次加工，耗费了不必要的时间。由于个人报销系统不够完善，当时间间隔较长、处于学期转换期或者协助他人报销时无法摸清报销单据所处的环节和状态，导致报销人连同财务人员花费大量时间寻找某笔经费去向。

网上报销借助先进的网络技术，将校园网数据、银行网银系统数据等外网数据与财务内网数据顺利对接，充分发挥了互联网在报销工作中的联通作用，促进信息流通以及财务资源共享，对提高报账效率，破除信息孤岛现象起到根本改变作用[ 6 ]。网上报销系统可以和实验室管理处的资产管理系统、人力资源处的薪酬管理系统、学生处的学生管理系统对接，实现资产数据、薪酬发放数据、学费减免及贷款发放数据的共享，确保了高校资产账实相符，提高了薪酬发放效率，减少了退费的重复处理工作。另外，网上报销系统将对每一笔经费的来龙去脉实时记录，使财务人员、项目负责人、报销人等在一定权限内可以随时关注报销进程或经费使用状况，掌握资金动向，防止“丢单”现象发生。报销完毕，微信或短信平台可以将付款信息实时推送至报销人手机上，报销人立刻获知结果。网上报销系统还可以通过设置专栏汇总财务制度和报销政策信息，实现财务资讯的集成和共享。

3.网上报销形成了高校内部控制机制的严密性和可靠性

传统财务报销审核工作的重点停留在最基本的报账方面，编制凭证时不控制预算，在期末由财务人员手工摘录各项支出合并计算是否超预算；如果项目负责人执行预算不够严格，很容易在审计时被告知超预算发生，耗费财务人员大量时间调账，这种控制属于事后控制。到了投递式报销的中后期，财务软件增加了额度控制功能，也就是报销时如果某项目超出经费预算就不能再支出，如果超支要联系报销人调整金额或者更换项目，但仍然耗费时间做了无用功，这种控制属于事中控制。

采用网上报销，由于预算指标已经被录入系统，当报销人选择内容大类输入金额时，个人财务系统直接对应财务报销系统的科目、经济分类及功能分类，对预算进行滚动实时控制；不能报销某类项目或者金额发生超支时，系统直接提示错误及原因，报销人可以立即在预算范围内修改金额或更换项目，避免了后续无效劳动。财务人员和报销人还可以通过查询系统随时关注经费的使用进度，调整不合理支出，做到对预算的事前控制。

4.网上报销推动了高校财务管理的精细化和科学化

传统的财务报销只需要一次审核原始凭证，但在这个过程中，一名财务人员需要耗费全部时间和精力完成票据审核、数据计算、票据整理、编制会计凭证、联系报销人修改单据、保管问题单据、答疑等数项基础性工作。这种职责分工的不明晰和管理的粗放式一方面导致了财务报销工作的低效率，另一方面限制了财务人员职业发展能力的提升。投递式报销虽然加入了预审单据环节，但只是分工细化的第一步，只能在一定程度上减少票据不规范或手续欠缺对报账效率的影响。

网上报销对会计核算分工进一步细化，由不同角色完成：将信息填写交给报销人，将答疑等辅助性工作交给财务助理，财务人员集中精力审核单据。审核又分为初审和复审两步，分别由专人负责，相辅相成，各有侧重。初审看似重复却很重要，它将问题化解在萌芽阶段；到了复审，审核工作变得简单而集中。财务人员需要更多关注分析决策能力、协调沟通能力的提升，从而应对互联网带来的技术和管理的双重挑战。网上报销是通过标准化、规范化的方式以及深入化、系统化的原则组织报销工作，使管理职能前移，形成完善而严密的报销流程体系，促进高校财务管理工作精益求精，实现科学管理的目标[ 7 ]。

（四）努力方向与改进措施

1.强化组织、制度建设并做好宣传工作

网上报销模式的推行是高校数字化校园建设的重要组成部分，强有力的组织和制度保障是基础。首先应成立财务信息化建设小组。财务部门在学校高层管理者的领导和信息化办的协助下，与各职能部门、学院充分沟通，统一系统软件，保证数据输出格式的一致性，实现数据的实时共享。其次在财务部门内部形成一个以处长为首、科长为中间力量、每名财务人员各司其职的组织机构体系，自上而下推动、自下而上整合，促进资源的整体规划和流程的局部优化[ 8 ]。再次建立严格的内部控制制度，对不同层级的使用者进行权限设置，减少内部道德风险、系统风险造成的危害，明确相关人员的职责，实施不相容岗位分离制度。最后建立严格的网络安全使用操作流程，对网站的使用规则、后期维护和系统升级有详细明确的规定。

財务处应采取多种形式宣传。如召开动员大会向广大教职员工宣传网上报销先进、便捷、高效、灵活的特点，使使用者从思想意识上接受这种模式；向各个学院、部门发放网上报销操作指南；在财务处网站上开设政策法规专栏传递重要资讯，上传各类自制报销凭证；设立答疑专区，公开电子邮箱、微信公众号等，报销人可通过多种方式提问，财务专人答疑，多渠道推广网上报销模式。

2.加强技术支持

为了推进网上报销的顺利进行，良好的技术支持是关键。K高校选择了在高校财务软件开发运营方面技术成熟、经验丰富的神州浩天作为该校财务软件的开发商，已使用账务处理、学生收费、辅助账处理、报表管理、银校互联等模块，使用效果良好。下一步如果推行网上报销，K高校应该和软件工程师在用户需求方面进行深入沟通，根据经费预算和实际使用特点设计适合该校财务管理的报销界面，包括财务人员账务处理系统和个人网上报销填报系统。考虑众多非专业人士能够自如使用，界面设计应做到科学、简洁、易用，并及时反馈后续使用中存在的问题，定期进行系统升级。在进行软件研发中，技术人员要考虑到病毒、黑客攻击带来的威胁和危害性，安装专业杀毒软件，做好数据的保密工作，保持系统的安全和稳定。

3.重视人员建设

财务部门定期组织财务人员参加业务学习，及时传达财务制度和政策法规的最新规定，相互交流报销中存在的问题和解决方法，对两地办学尤其要注意统一报销标准。同时重视信息化应用能力的培养，要求财务人员掌握财务软件的基本操作规范，提高其运用计算机进行预测、决策和财务分析的能力。作为服务性窗口岗位，财务人员应把牢固树立正确的职业道德价值观放在第一位，严格遵守国家法律、法规和职业纪律，按章办事，充分履行监督职能，不断提高服务意识和服务水平；自觉参加课程培训、研讨会、职业技能竞赛，有机会到专业机构进修，主动了解国家有关会计、税收、财务管理、法律等方面的知识，提高决策分析力和职业判断力，由传统的报账会计转变成关心学校发展、主动参与高校财务管理的管理者。

预审员应充分发挥报销人员和财务人员间沟通的桥梁作用，为报销人員解决实际问题，同时也可以缓解财务人员的压力。预审员要选择合适的人选，比如财务专业的学生、对数字比较敏感的教职工等，并定期培训，培训内容包括基本的财务规章制度、管理办法、报销流程、网上报销填报方法、票据粘贴注意事项、票据合法性等。当财务政策发生变化时，财务处及时向预审员传递最新信息，预审员积极参与学习。由于高校财务工作有很强的时效性，在学期末及项目结题期间工作量突然增大，需要更多人手，可以聘用兼职学生分担简单票据核算、装订凭证等工作。

4.推行方式合理化

考虑到改革的效果及教职员工的适应性，在推行网上报销的最初阶段应采取以下政策：投递式和网上报销并行，由报销人自行选择报销方式，如果选择网上报销，优先受理。投递式报销是过渡，最终要实现全面网上报销，但是需要各方的适应和磨合，所以循序渐进、分阶段推进十分必要。

三、结语

随着科研量和经费量的不断增加，传统报销模式越来越无法承受报销量大、人员需求量大、等候时间长的负荷。网上报销是高校财务管理模式的探索和创新，更是互联网与教育乃至公共服务领域等深度融合的产物和必然趋势。本研究以流程优化理论作为思想指导，充分发挥互联网的联通作用，对K高校报销管理中存在的问题提出切实可行的优化方案和实施措施，同时从工作效率、信息资源、控制机制和管理水平四个方面对网上报销的优势展开了深入探究，既具有针对性，又对网上报销的推广起到了理论和实践指导作用。

【参考文献】

[1] 科技部.我国高等学校R&D;活动统计分析[EB/OL].http： // www. most. gov. cn / kjbgz / 201708 / t20170808_

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[2] 褚跃龙，王爽.浅析企业应如何进行业务流程优化[J].辽宁工业大学学报（社会科学版），2012，14（2）：14-15.

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