职业学校档案管理现状及对策

王英

【摘 要】 档案管理是职业学校内涵建设的重要组成部分，目前尚存在着领导重视不够、管理人员素质不高和现代化管理水平不高等诸多问题。因此，学校要采取措施，提高全员对档案管理重要性的认识，建立行之有效的管理组织与制度，加强对档案管理人员的专业培训，配置先进的管理设备，逐步实现档案管理的现代化，使学校档案的价值得以充分体现，为学校的发展作出应有的贡献。

【关键词】 职业学校；档案管理；现状；对策

职业学校档案是学校在各种活动中形成的具有保存价值的各种资料，是当时、当地、当事人产生的未经过人为改动的原始记录，它客观反映了职业学校建设与发展的历程。档案的原始记录特性决定了档案具有法律上的权威性，具有重要的凭证价值。[1]职业学校经历了招生规模的快速扩张期后，工作重心转向了以抓内涵建设为主。档案管理是学校内涵建设的重要组成部分，对提升办学质量起着重要的作用。因此，对职业学校的档案管理提出了更新、更高的要求。

一、档案管理在职业学校管理中的作用与意义

1、对学校管理具有重要借鉴作用

职业学校档案产生于学校形成、发展的全过程，贯穿于学校各项工作的各个方面。档案真实地记述和反映了学校管理、运行的发展轨迹，是积累和丰富学校教学管理的有效手段。加强其档案管理，可以了解学校的办学特色及发展历程，对学校今后的管理和发展具有重要借鉴的作用。

2、学校办学理念等传承的重要载体

学校发展中形成的先进经验、校风和校纪、许多先进人物、优秀毕业生等都是学校管理的历史依据。学校的办学理念、专业特色、人文精神之所以能够不断传承，档案起到了重要的载体作用。

3、学校文化的重要组成内容

职业学校档案在维护学校的合法利益、改进管理方式、探索新的管理模式方面发挥着积极作用。学校档案记录和保存了学校办学教学经验和成果，反映了学校总体的管理水平，是全体师生员工智慧的结晶，是学校文化的重要组成内容，发挥着导向、凝聚、激励、约束和辐射作用。

二、目前职业学校档案管理存在的问题

1、学校对档案管理重视不够

档案管理具有专业性和幕后性的特点。[2]档案管理并不是单纯地将一些原始资料进行收集与保管，需要进行筛选、整理和加工等专业处理，并且工作成绩也并不能明显地显现出来，常不易引起领导管理层和教职员工的关注，导致对档案管理重视不够，在人员、设备配置和制度等方面达不到管理要求，许多教师和管理人员在档案管理中不能起到全力支持的作用。

2、档案管理人员素质不高

许多职业学校缺乏专职档案管理人员，常由教学人员或行政管理工作人员兼任，参加业务培训和进修学习机会较少，专业素养较低，常不具备专业的档案管理基本知识，如文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、对相关的法律法规和中外档案史等知识知之甚少，缺乏现代化管理技能，难以实现档案管理的科学化、现代化，不能有效提高档案资源的使用率和开发率，不能真正体现学校档案的重要价值。同时，兼职管理人员难以将所有精力投入档案管理，常出现资料收集不完整，归档不及时现象，不能将原始资料筛选、整理和加工，从而影响档案资料的质量；工作中也不能主动提供档案信息，不能充分发挥档案的服务功能，导致档案利用率不高。

3、档案管理现代化水平不高

随着现代社会科学技术的快速发展，应用计算机技术和网络技术进行数字化档案管理是發展趋势，但许多职业学校缺少足够的资金作保证，基础设施薄弱，没有完善配套的硬件支持，缺乏必要的设备，尚停留在手工操作层面，保存的档案资料仍是停留在原始的文字、图表、声像等形态上，加大了档案管理的难度，档案资料不易查找且易流失。

三、提高职业学校档案管理成效的对策

职业学校要充分认识到目前档案管理中存在的问题，明确档案管理在学校管理中的意义和作用，把档案管理列入学校工作的重要日程，提升新认识，树立新理念，采取新举措，以服务大局为目标，以改革创新为动力，以档案资源建设为基础，以档案队伍建设为根本，以档案信息化建设为手段，充分发挥档案在学校管理中的作用。

1、提高对档案管理重要性的认识

首先要提高学校领导层面对学校档案管理重要性的认识，充分认识档案管理在学校发展、内涵建设中的作用，将档案管理列入学校的重要议事日程，在校园内营造良好的重视档案管理的氛围。一是要建立完善的档案管理机构，成立以校长为组长、各职能科室负责人参与的档案管理领导小组，从组织上保证档案工作的顺利开展。二是要按档案管理规定配备人员、经费、设备、档案用房等，改善档案管理条件和工作环境。三是要按照档案工作等级评定试行办法暂行规定的要求，建立完善的档案管理制度，使档案管理做到有章可循，确保档案质量。四是要将档案管理列入年度目标责任制，将档案管理质量作为年终评优选先的依据之一，增强教职工的档案管理意识，形成人人重视、人人支持档案管理的局面。

2、提高档案管理人员的综合素养

档案管理是一门管理科学，具有较强的专业性，学校要采取多种措施，全面提升档案管理人员的综合素养。一是要转变传统的人才管理制度，档案管理人员实行竞争上岗，择优聘用，定期考核，充分调动工作积极性。二是要加强开展政治思想教育和管理意识培养，提高服务意识，提高工作的自觉性和积极性。三是要加强职业道德教育，培养严谨的工作态度以及保密意识，使之具备高度的工作责任感和良好的职业道德，严守学校机密。四是加强专业培训，熟练掌握工作流程，保证档案资料的真实性与准确性，提高档案的利用价值；加强对档案管理人员现代化管理技能的培养，掌握档案的收集、整理、保管、编研技能，掌握计算机、网络、摄影、录音、复印等专业技术，使之胜任现代化档案管理工作。

3、提高档案管理现代化水平

在学校档案管理资金配备充足和对管理人员进行专业培训的基础上，添置现代化设备，逐步向数字化管理方向努力，不断提高工作效率和档案检索的准确率，全面提升学校档案管理水平。

职业学校档案管理是学校内涵建设的重要组成部分，学校要针对目前存在的问题，提高全员对档案管理重要性的认识，建立行之有效的管理组织与制度，加强对档案管理人员的专业培训，配置先进的设备，逐步实现档案管理的现代化，使学校档案的价值得以充分体现，在学校的发展中发挥更大的作用。

【参考文献】

[1] 黄慧华.浅析档案管理的重要性[J].城市建设理论研究（电子版），2012（21）.

[2] 李鹏.学校档案管理中存在的问题及对策探析[J].黑龙江科学，2014.5（7）199.