建设工程中工程档案管理的重要性及改进措施

汪军利

在建设工程中，工程档案管理是一项重要的管理工作，成为从业人员的关注要点。本文首先指出建设工程档案的主要内容和管理工作的重要性，然后分析了目前管理存在的问题，并闡述了几点改进措施，以供参考。

工程档案是对工程建设的真实记录，也是评估施工质量和效益的重要依据。对于管理人员而言，应该制定完善的制度标准，明确管理重点和目标，确保文件资料全面收集。但是，实际管理工作会受到诸多因素的影响，因此出现一些问题，以下结合实践进行探讨。

一、建设工程档案的主要内容

如下图1，是工程建设期间需要归档的文件，内容包括：①准备阶段文件。前期准备阶段，要呈现出建设工程的构想，开展市场调研和可行性研究，并对工程的选址、造价、材料、预期等进行评估。档案资料主要有立项文件、用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件、工程基本信息等。②监理文件。工程建设期间，监理人员对工程质量、进度、技术、材料等要素进行评估和监理的记录资料，主要有监理管理文件、进度控制文件、质量控制文件、工期管理文件、监理验收文件等。③施工文件。施工资料对于工艺技术的选择具有指导性，也是各项管理工作的总结和报告，主要有施工管理文件、施工技术文件。进度管理文件、造价管理文件、物资记录、试验检测文件、质量验收文件等。④竣工验收文件。验收文件是对各项验收结果的记录，能发现施工缺陷和不足，提示施工企业进行改进，主要有竣工图、验收和备案文件、声像文件等。

二、建设工程档案管理的重要性

（一）直接反映出工程质量

基于现代科学管理理念下，建设工程质量指的是满足业主需求、符合法律法规和技术规范，且处于合同规定的范围内，具体包括安全性、适用性、可靠性、耐久性、经济性、环境协调性6个指标。要想评价工程质量，就要采用量化、统计、剖析等手段，形成完善的资料文件，也就是工程档案。因此，透过工程档案，直接反映出工程质量，以隐蔽工程为例，前一道工序会被后一道工序掩盖，利用照片、视频等声像资料，可以了解现场施工技术工艺，作为评判施工质量的依据。此外，工程要想参与奖项评比活动，首先从档案管理工作入手，只有保证档案文件真实全面，才能反映出工程的优质可靠。

（二）质量控制的关键环节

档案管理是施工质量管理的重要内容，也是质量控制的关键环节，实践证实，影响工程质量的要素包括五点，分别是人员、材料、机械、环境、技术。第一，资料员是档案管理工作中不可缺少的技术人员，应该培训考核后持证上岗，为管理工作的打下坚实基础。第二，建筑材料入场时，均要提供完整的资料，例如合格证、检测报告、使用说明书等，并进行抽样检查，避免出现假冒伪劣产品。第三，机械设备的使用，减轻了人员工作量，提高了施工效率，对机械设备进行现场调度，成为施工组织设计的重要内容。第四，开工、施工、竣工前，均要拍摄现场环境照片，了解施工场地的变化。第五，针对施工方法、工艺流程进行记录，会形成施工日志，是工程档案的重要组成部分。

（三）提高质量的有效手段

其一，建设单位获得《施工许可证》前，要和施工企业签订《工程竣工档案责任书》，对档案管理人员进行登记，提出明确的管理目标，树立高度责任心。其二，工程档案管理工作，要有专人负责，通过全程跟踪、业务指导，及时发现问题并整改。其三，竣工前，收集工程档案、进行预验收，合格后才能开展竣工验收会，将档案移交给档案管理部门，办理移交签证手续。其四，施工企业要对工程档案的编制、执行进行检查，采用送检、审计、内控等措施，保证档案的真实性、完整性，以此提高施工质量。

三、目前档案管理工作存在的问题

（一）职责划分不明确

档案管理具有系统性，要求管理内容清晰、分工合理，实际工作中职责划分不明确，主要体现在两点：一是人员配备不足，或者没有科学分工，档案的收集、分类、保存等工作混乱不清，难以发挥出协作目标。二是管理人员的责任意识薄弱，将档案等同于普通纸张，没有认识到档案的重要作用。

（二）资料收集不全面

工程档案内容细碎，涉及范围广，管理工作要考虑到工程建设的全生命周期，从项目规划开始，历经设计、施工，到竣工验收为止，要保证档案资料的全面性。但是，实际管理工作中，档案收集不全面，主要是前期准备阶段的资料缺失。结合实际施工情况，档案管理滞后于现场施工，容易忽视各项准备材料。

（三） 文件整理不规范

档案文件管理期间，需要对分散的、细碎的文件进行整理，必须按照相关标准规范执行。然而实际管理中，管理人员存在不规范行为，例如归档不及时，主要是施工图纸、设计变更记录、竣工结算文件等，会影响工程建设顺利进行。二是档案信息和工程实际不符，原因在于管理人员对工程建设不了解，难以发挥出工程档案的指导作用。

（四） 人员综合素质差

从管理人员的角度来看，部分施工企业不重视档案管理工作，导致管理机构设置不全，或者管理人员专业水平差，甚至从其他岗位临时借调。如此开展管理工作，会降低档案管理水平，影响竣工验收工作。

四、工程档案管理工作的改进措施

（一） 增强管理意识

增强档案管理意识，是开展管理工作的前提，能激发工作积极性，提高档案管理水平。第一，将档案管理工作贯穿在工程建设全过程，采用全生命周期理论，从规划阶段开始，到验收阶段为止。分析工程规模和特点，结合进度、质量、造价管理目标，建立相应的管理流程，为管理工作提供保障。第二，科学组建管理机构，明确划分管理职责，施工企业领导要参与到档案管理中，落实质量负责制，保证档案管理和施工建设相一致。

（二） 完善工作流程

工程档案管理期间，必须采用统一标准，对现有的工作流程进行优化和完善。其一，按照收集→整理→分类→归档→移交的流程，对工程档案进行管理，针对各个工作环节，明确管理重点和要求。其二，对于档案文件的形成、流转，要分析相关规律，理顺归档渠道，固化工作流程。在管理工作期间，及时发现不足和问题，采取有效的改进措施，并总结成功的管理经验，实现管理水平的提升。其三，信息时代，在工程档案管理中要推广应用信息技术，相比于人工手动管理，信息化管理的优势是效率高、更准确。对于施工企业而言，应该结合工程实际情况，选用合适的档案管理软件。如下图2，是利用工管大师软件，开展信息化管理的主要内容。

（三） 落实监督管理

通过监督，能对档案管理工作进行评价，以便贯彻管理规范标准，减少人为因素对管理工作的影响。一方面，档案管理部门要以《档案法》、《建设项目档案管理规范》为准，明确档案采集范围，建立科学的管理制度体系，既满足规范标准，又符合施工项目实际，确保管理工作有章可循。另一方面，档案管理期间，应该对管理成果进行评价，采用定期检查、随机抽查等方式，及时发现管理中的不足之处，责令管理人员及时整改。此外，建立档案管理考核机制，将管理人员纳入考核范畴，从定性、定量两个层面，编制考核指标体系。同时配合奖惩激励措施，用来激发工作积极性，为档案管理贡献一份力量。

（四） 开展人员培训

站在管理人员的角度，提升技能素质水平，是提高管理效率和质量的前提。对此，施工企业要组织管理人员开展培训，从两个方面入手：一是职业道德培训。培养吃苦耐劳的精神，树立高度责任心，认识到团队合作的重要性，能热爱档案管理工作；加强思政教育，提高思想觉悟，工作中要增强法律意识，确保档案管理的规范有序。二是专业技能培训。采用专家讲座、主题会议等形式，向管理人员介绍新知识、新理论，加强法律法规学习，推广应用信息技术，实现档案管理的创新，不断提高管理水平。

五、结语

综上所述，在建设工程中，档案管理是一个重要内容，直接反映出工程质量，是质量控制的关键环节和有效手段。分析可知，目前档案管理存在的问题，主要是职责划分不明确、资料收集不全面、文件整理不规范、人员综合素质差。对此，应该增强管理意识，完善工作流程，落实监督管理，并开展人员培训，以此提高档案管理效率和质量。（作者单位为中铁二十局集团第五工程有限公司）