高校固定资产信息化管理成效探析

刘玲

摘 要：随着“数字化”校园理念的提出，各高校越来越认识到信息化的作用和重视信息化建设，越来越注重利用信息化手段提高日常管理水平。目前，大多数高校固定资产都采取了信息化管理，取得了一定成效，实现了固定资产管理工作标准化、规范化、精细化，提高了固定资产管理效率。

关键词：高校;固定资产;信息化管理

随着全球信息技术主导的技术革命不断加快，人类社会正在逐渐步入信息社会。随着信息化、大数据等技术不断深入，在信息化时代背景和思维模式下，建立固定资产信息化管理平台对高校固定资产进行管理，不断提高固定资产管理效率，深入优化固定资产管理手段，是高校固定资产管理的发展目标和趋势。

一、高校固定资产实施信息化管理的成效

目前高校采用较多的资产信息化管理软件是由山东国子软件研发的 “高校固定资产管理平台”，该平台有如下基本功能：固定资产增加（含新增、原始资产数据导入）;固定资产变动;固定资产处置;固定资产查询;固定资产审核（含归口审核、财务审核）;固定资产统计分析;固定资产账与表（含上报数据功能）;固定资产清查;固定资产折旧。

“高校固定资产管理平台” 的使用，推进了固定资产管理工作的信息化进程，也促进了高校数字校园的建设，实现对固定资产的动态管理，同时也真实反映学校的固定资产及财务状况。

1.实现了对固定资产全周期的动态管理

启用“高校固定资产管理平台”，固定资产从验收入账、变动、处置到最后销账的全周期必须经由平台进行反映，这样，固定资产的每一个环节都能够在平台中体现，实现资产使用（保管）者、资产管理员、资产管理部门、财务部门等管理过程的闭环控制。

“高校固定资产管理平台”使用后，资产管理部门不再像以前那样只关注某个问题，如以前主要关注验收入账问题，现在可以关注资产从入账、验收、变动、处置到销账等整个周期过程，哪个过程发生改变，可以及时在平台中进行相关操作。从系统管理出发，研究各部分间的联系和规律，完善和加强全周期的系统管理，使资产管理的每个过程协调发展，形成一个“整体”的结构，从而形成互相促进、互相影响、互相监督、互相制约的良性循环。固定资产实施信息化管理，明确和优化了固定资产全周期各个环节中应遵守的要求，建立了动态化、规范化、科學化的固定资产管理模式。

2.与财务部门对接，真实反映学校固定资产和财务状况

每位教职工可以通过“高校固定资产管理平台”查询到本人名下所有使用的固定资产，教职工离校时必须做好名下固定资产的交接工作。各单位资产管理员可以通过系统查询、管理本单位的固定资产。

无论以何种经费形式新增的固定资产，未经资产管理部门验收审核的，财务处一律不予报销。新增的固定资产实物验收合格后，要办理固定资产入库手续，在“高校固定资产管理平台”办理资产登记，经资产管理部门审核，打印验收单、条形码，提交财务部门进行财务审核。验收单须由采购人、使用人、使用部门管理员、资产管理部门几方签字后，方能凭验收单财务计账联办理报销手续。此时，资产管理部门审核通过的资产验收单只是预处理，待办理财务报销手续，财务部门制单生成凭证、在平台里填写凭证号、完成财务审核后，资产信息才算导入固定资产信息库。固定资产发生金额变动、报废销账一类涉及价值变化的，由资产管理部门及财务部门审核后，才会在系统里变更。这样使得资产平台与财务账可以步调一致，避免出现差错，保证了资产管理与财务管理的协同性，为固定资产实现全周期管理进一步提供保障，可以真实反映学校固定资产和财务状况。

“高校固定资产管理平台”与财务处做好对接，实现固定资产增加、固定资产变动、固定资产处置、固定资产折旧数据同步，保证账账相符;能够根据固定资产数据生成多种资产报表，建立相关报表体系。通过固定资产决算报表，可以全面而系统地反映出学校的资产存量及使用、变动、处置等情况，可以较好地实现资产统计分析，为管理部门和学校领导决策提供基础的数据依据，也能很好满足高等学校每年度高基表数据上报、实验室数据上报等的要求，生成有关的教学、科研仪器设备的上报表格，包括教学、科研仪器设备增减变动情况表，教学、科研贵重仪器设备表等。

3. 方便财务部门进行折旧管理

1998 年1月1日起试行的《高等学校会计制度（试行）》文件明确规定，高校会计核算一般采用收付实现制，对固定资产不计提折旧，仅反映固定资产原值的增减变动情况。这种不计提折旧的管理制度，无法真实反映固定资产的实际价值，也不能真实体现高校教育成本，在实际操作过程中显示出了诸多弊端，如固定资产账面价值与实际价格不符、无法补偿固定资产的损耗等。2013 年1月1日起施行新的《高等学校会计制度》（财教〔2012〕488号），该文件明确规定，要求高等学校按月计提固定资产折旧，并做了相应的规定，这为固定资产折旧工作提供了文件依据，固定资产的会计核算也必须根据组织环境的变化而改变。

对高等学校固定资产计提折旧，便于真实反映固定资产净值，准确计算教育成本，有力防范财务风险。目前高等学校多采取资产部门负责固定资产管理、财务部门负责固定资产核算这种模式，资产部门大多是按照教育部十六大类对固定资产进行分类，财务部门是按照六大类进行固定资产分类，手工提取折旧容易出错，且费时费力，“高校固定资产管理平台”能够将固定资产的教育十六大类与财务六大类进行对应，根据固定资产原值和平台中预设的折旧方法、使用年限、预计净残值率等准确、快速地计提折旧。

4.促进共享共用，提高固定资产管理效率与效益

“高校固定资产管理平台”的使用，固定资产管理方式由原先的粗放式管理逐渐向精细化管理转变，实现了固定资产数据的流程化管理。充分利用此平台，普通教职工可查询自己名下的资产;资产管理员可查询和管理部门的资产;资产管理部门、财务管理部门可查询全校资产，并在权限范围内进行资产审核和财务审核;校级领导可以查询全校资产。因此，不论是校级领导、资产管理部门、财务管理部门、资产管理员，还是普通教职员工，只要有台计算机，通过资产平台，都可以在相应权限里进行相关操作，实现资产数据的共享共用。对固定资产实施信息化管理较大提高管理效率、降低管理成本。通过平台代替传统的手工记录管理，对资产数据信息进行增加、查询、变动、处置、审核等管理，管理效率肯定更高，而管理成本却又很低。互联网及信息时代是关注“长尾”、发挥“长尾”作用的时代，利用平台对固定资产全周期进行动态管理，不仅可以很好地关注资产数量、品种相对较少的大额固定资产即“头部”，也可以很好地关注数量庞大、品种繁多的小额固定资产即“长尾”部分，提高了固定资产管理效率和固定资产使用效益，为学校节约有限成本，更好地促进学校高校稳定、长远的发展。

“高校固定资产管理平台”促进了学校固定资产信息的共享，可根据固定资产管理体系，建立不同的权限级别，在确保信息安全的条件下，开放校内固定资产信息，来满足不同权限用户的需要，实现固定资产的优化配置，并为学校固定资产相关决策提供依据。也可以将学校所有闲置固定资产信息经平台进行公布，凡确有需要的，可调拨使用，提高固定资产使用效益。

5. 通过条码技术，确定资产唯一标识，方便日常管理

条形码技术，目前主要使用在电子技术以及信息科学领域，并发展快速。“高校固定资产管理平台” 经过不断的实践和改进，条形码技术已经相对成熟，实用性也逐步提升。利用“高校固定资产管理平台”入账登记时，系统会自动生成每个资产的卡片及条形码标签，资产管理部门审核验收单并及时打印标签转交部门资产管理员将标签粘贴于固定资产合适的位置上。当固定资产使用部门、使用人、使用地点等需要改变或使用状态需要改变的（报损、报废、报失等），经部门申请、资产管理部门同意后，涉及价值的改变还需要财务部门审核通过，卡片会自动更新，系统也会自动将更新日期记录下来。固定资产的条形码标签，让每个固定资产都有了唯一的身份编号，为日常管理提供了方便。

二、高校固定资产实施信息化管理的意义

1.實现规范化、动态化、科学化的管理

实施信息化管理，可以很好地明确和优化固定资产经费预算、购置申请、实物采购、实物验收、变动处置等每一个管理环节应遵守的要求，有助于高校固定资产规范化、动态化、科学化管理模式的建立，进一步提升固定资产管理的规范性。

2.实现固定资产资源的共享共用和动态监管

合理利用信息化手段，便于轻松了解资产的使用现状，根据掌握的状况和闲置信息情况，做到科学部署、合理调配，实现资源共享，确保固定资产高效运用于教学、科研、行政、后勤服务中，从而进一步提高固定资产的使用和管理效率。

3.掌握固定资产整个生命周期，加强全过程管理

高校固定资产信息化管理，必须执行责任到人的要求，固定资产的申购、登记入库及验收、变动处置等每个环节都明确负责人，全程透明化管理、规范性操作。通过固定资产管理平台，对固定资产从申购到销账整个生命周期进行动态管理，可以有效避免固定资产的流失，保障固定资产的安全有效。

4.有利于减轻管理者的工作强度，提高工作效率

实行固定资产信息化管理，除初建系统时需要进行大清查后将原始数据导入系统、对系统进行相关设置、梳理和准备好所需要的如人员库、地点库、单位库等基础数据外，日常管理中，只需要输入相关的固定资产增加、变动、处置数据。资产清查时，通过手持连接信息系统的扫描仪，对固定资产上的条码标签进行扫描，通过系统分析，可以得出账实不符资产数据，及时发现资产变动和流失现象。相对以往的手工管理方法，信息化管理大大提高了工作效率。

三、结语

随着数字化校园理念的提出，高校越来越重视信息化管理的重要性，利用数字化、信息化等技术手段对高校固定资产进行动态管理，准确地掌握固定资产的使用现状，从而进行合理配置，避免固定资产大批量闲置，发挥固定资产最大效益，为高校实现自身资源的优化配置奠定基础。

参考文献

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