内部控制信息化对高校实施内部控制的影响

徐锋

摘 要：随着高校内部控制建设越来越深入，内部控制制度越来越完善，所需解决的问题也越来越明显。内部控制信息建设，有助于推动高校内控建设、提升组织运行效率、建立信息数据库、形成更加科学合理的监督与评估机制，本文对此进行了探讨。

关键词：信息化；内控建设；高校内控

目前，高校逐步加大了内部控制建设的力度，完善了预算、收支、采购、合同、基建和资产等相关业务的内部控制制度，增加了必要的业务流程和审批环节，这些业务流程以及相关规范、制度的建立，可以降低高校中严重违法违纪问题和经济案件未能被查出的风险。然而，复杂但必要的业务流程、审核审批环节也造成了手续过于烦琐、办公效率低下等问题。因此，高校引进内部控制信息系统，完善内部控制信息化建设，提高内部控制系统运行效率，实行内部控制信息化管理是非常必要的。

一、高校内部控制信息化与现有业务信息系统的特点

（1）高校现有业务信息系统的特点。目前，大多数高校已经建立并投入使用了一些相关业务的信息系统。然而，由于信息技术不断更新变化，这些系统所采用的信息架构可能不尽相同，各系统间数据内容、计算口径不统一，甚至有时会出现矛盾的现象，形成不一致的数据信息。这些数据信息需要经过修改、调整后才能使用，这不仅降低了效率，也带来了内控方面的风险。

（2）高校内部控制信息化的主要特点。内部控制信息化建设不仅仅局限于预算、收支、采购、合同、基建和资产各个独立的业务，而是应该实现全局控制，将六大业务整合起来，并加入信息采集系统、标准文件系统、风险评估系统、审批决策系统、监督系统、评价系统等。“由点到线、由线到面”，最终形成全方位的内部控制信息化体系。信息化环境由操作平台、信息网络、数据库和计算机设备构成，为内部控制信息系统提供了实时获取、存储、传递信息的技术环境。

二、高校内部控制存在的问题

（1）内部控制信息系统不完善。以固定资产系统为例，仅仅在系统中进行设备登记、账务处理、部门间调拨等数据相关工作，没有融入业务流程和各个关键环节，也没有嵌入监督、审核系统，严格意义上并不能称作是内部控制信息系统。而且，部分高校的预算系统、建设项目系统、除固定资产系统外的其他资产系统等都尚未建立，这就导致内部控制信息系统不完善，存在很多内控风险。

（2）部门间的信息传递手续烦琐。目前，高校各业务部门大多使用相对独立的信息系统，大多数系统由不同的软件公司进行开发，系统间兼容性较差，导致各业务部门间的信息很难进行传递，也无法在系统中进行定向的审批与授权，而且由于内部控制的不断加强，各部门间的信息交流和数据使用需要经过多个负责人的逐一审批，手续烦琐并易受到许多其他因素的影响，严重降低了办公效率，也增加了内部控制的实施难度。

（3）缺乏合理、有效的監督手段。高校在进行经济活动监督的过程中，大多数情况下是进行事后监督。事后监督并不能及时发现、处理问题，使得高校在经济活动监督工作上处于被动的位置。这都归因于缺乏合理、有效的监督手段，导致即使建立了较为完善的内部控制制度，也有可能由于诸多等因素造成内控不能发挥应有的效果。

三、内部控制信息化对高校实施内部控制的影响

（1）有助于构建高校内部控制体系。建设内部控制信息化，可以将高校的内控制度、岗位分工、岗位职责、业务流程和审批环节等都录入到内部控制信息系统中，并且将相关表单、输出文档统一规范化，不断完善内部控制信息系统，增加未建立的管理系统，修正和补充已经使用的管理系统，使其符合内部控制制度的要求，最终推动高校内部控制体系的构建。

（2）有助于缩短审核审批时间，提高办公效率。建设内部控制信息化，将各个业务的审核、审批环节嵌入到内部控制信息系统中，加快上下级的沟通速度，可以实现及时审核，快速审批，而且各同级审核、审批流程可以在系统中同时进行，由传统的“流水线”型转为“交叉型”，提高了内部控制的时效性。例如，配置新增固定资产时，需要业务部门负责人、资产管理处负责人、财务处负责人进行审核、审批，当实现内部控制信息化后，在内部控制信息系统中，财务信息系统与资产信息系统都进行了对接，两者都嵌入到内部控制体系中，固定资产配置申请所需的单据、拟配置固定资产的信息等都一目了然，三个部门的负责人可以同时进行审核、审批，这样不仅可以提高办公效率，缩短审核、审批时间，减少烦琐的手续，也可以减少由于“人情”“面子”等因素造成“被动同意”的情况发生。

（3）有助于加强各部门数据、信息的沟通。建设内部控制信息化，可以规范各个系统的数据内容和计算口径，统一各个系统的输出信息，使各个系统形成联动机制，比如，财务部门建立了财务信息系统，并与其他部门的信息系统实现了系统对接，那么当财务人员需要查阅其他部门的信息时，可以通过系统授权，随时获得相关内容，并且可以核对不同部门相关数据的准确性，提高了工作效率，减少了工作失误和工作量，在执行各相关业务时能够做到流程化、系统化。

（4）有助于优化高校内部控制监督机制。内部控制监督机制应克服传统监督机制中仅针对事后结果进行处理，而缺乏事前和事中监督的弊端，重点对贯穿各个业务的预算批复、预算执行、决算和绩效考核等环节进行监督，厘清各业务之间的衔接关系，明确内部审计机构（或经授权的其他监督部门和机构）和其他内部机构在内控监督中的职责权限，规范内控监督的程序、方法和标准，评价和报告内部控制缺陷。建设内部控制信息化，可以将各业务信息系统与高校的监督机制相结合，将财务信息系统、资产信息系统、采购信息系统等与高校的监督系统整合成一个全面的、无死角的内部控制信息系统，完善对所有内控关键点的监控，使监管部门在其权限内可以随时监测经济活动的进行情况，及时发现并处理问题，防止违规、违法情况的发生。而且，由于各项经济活动都展现在内部控制信息系统中，具有权限的管理者、相关部门负责人也都可以查看业务的执行情况，形成多人监管的监管模式，降低“暗箱操作”的可能性，将高校的内部控制监督有效落实。

（5）有助于高校建立内部控制自我评价、风险评估机制。建设内部控制信息化，通过内部控制信息系统，可以及时发现内控执行过程中的缺陷和不足，识别、评估与分析单位层面与业务层面中影响内部控制目标实现的相关风险，科学合理地进行风险应对，跟踪、解决内控缺陷的改进，促进内控制度的不断完善，减少内部控制制度存在的漏洞，并且根据系统反馈的结果，为相关领导和有关部门编制内部控制自我评价报告、风险评估报告，供其审阅。

参考文献

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4.刘永泽，唐大鹏.关于行政事业单位内部控制的几个问题.会计研究，2013（1）.（责任编辑：王文龙）