浅析办公自动化应用于电子档案管理的优势

【摘要】本文对办公自动化应用于电子档案管理的优势进行了全方位的分析，首先，简要概述了办公自动化与电子档案的关系，其次，详细阐释了办公自动化在电子档案管理中的优势，最后，笔者在结合自身多年专业理论知识与实践操作经验的基础上提出了几点建设性的有效策略，旨在从根本上促进我国社会经济又好又快的发展进步。希望本文可以在一定程度上为相关的专业学者提供参考与借鉴。

【关键词】办公自动化；电子档案管理；优势

一、办公自动化与电子档案的关系

办公自动化是利用计算机技术来实现办公信息数字化，强调全方位、迅速地采集处理信息，它将文档技术、邮件技术和浏览器技术紧密地融合在一起，体现了用计算机进行文字处理和统计数字的方便性，当前的办公自动化可以将分散处理中的信息真实记录下来，真正实现了电子文件的形成、传递、查阅与存档的一体化管理，同时具备良好的可靠性和真实性。

电子档案管理模式通过网络渠道实现无纸办公，这使电子文件成为业务往来的最完整依据，档案的全文显示查询、提供利用、打印检索工具与编制专题目录等，同时，保管期限和分类代码是计算机自动组卷的两个基本要素，公文数据库也能提供日常文书处理的各项功能，它的独特之处还在于把相同保管期限和分类代码的文件归类在一起以便于查询。

二、办公自动化在电子档案管理中的优势

（一）科技档案管理

（1）电子数据直接导入办公自动化网络，这为企业各部门之间档案信息的共享交换与分类传递搭建了一个非常实用便捷的工作平台，实现了电子数据迁移归档；（2）单机版应用于工程档案归档的优势，工程档案管理软件的应用建立了统一的信息化标准，便于建设施工、设计监理、調试等参建单位使用同一信息平台对工程档案进行管理，单机版软件优化了原有工程档案的管理模式；（3）工程档案管理单机版的推广应用，往往工程档案资料的移交通过电子数据迁移来实现，在科技档案的收集整理与归档上产生了良好的效果，极大地提高了工程档案管理的工作效率。

（二）文件档案管理

（1）自动化、全信息化水平高，可以实现联机借阅可供外部人员网上检索查询，系统可以将收文、发文自动排序，有利于提高文件归档的精准性，文档的一体化还便于档案管理员整理组卷；（2）动态监控及跟踪办文过程，系统具备了流程监控和流程跟踪的功能，可以催办和跟踪办理过程，不断地改革创新与优化升级办文管理模式；（3）流程具备更多的灵活性，应用单位可以根据单位的不同发展时期来定制和灵活变更收发文件流程；（4）文件在流转过程中的便捷，具有文件可以多次发送、文件检索分级管理与领导批示意见自动生成的典型优势，文件还可以主动取回。

三、办公自动化应用于电子档案的有效策略

（一）建立完善的电子文件和电子档案管理法制体系

各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构，使得电子文件的管理工作朝着更加科学规范化、标准化与制度系统化的方向发展进步，清晰明确好档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责，行使好监督、指导电子文件归档的职责。此外，还应该提高电子文件和电子档案管理意识，把这项工作作为一项紧迫而长期的事情来抓，通过会议、电视广播与报刊等多元化手段的宣传来提高人们的社会电子文件意识，因为电子文件涉及到利用、归档、管理、安全与保密等问题，因此必须要深入推动办公自动化在电子档案管理中的应用。

（二）解决电子文件与纸质文件“双套制”保存问题

（1）可以将电子文件和纸质文件以文件方式和映像方式共同存储在一张光盘上，对于永久保存的文件应形成一套纸质文件保存，尽可能充分实现电子文件的自动管理和检索，还应该始终以增强电子档案管理人员的专业理论知识与实践操作经验为出发点与落脚点，充分调动起内在的主观能动性与积极创造性；（2）必须要加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作，可以设定登录限制、使用文件权限的文件属性来加密，防止网络系统遭受侵害，更不允许随便使用外来磁盘与光盘等行为，同时安排专人负责计算机网络系统的管理应用，严把电子文件制成的材料质量关，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”。

四、结语

综上所述，本文对办公自动化应用于电子档案管理的优势进行探究分析具有重要的现实性意义，近年来，随着我国经济实力的迅猛发展与科学技术水平的显著提升，这在客观上促进了各行各业办公自动化水平的提高，人们更加倾向于利用电子计算机来大规模地应用于办公自动化中，始终秉持着“实事求是、与时俱进、开拓创新”的原则理念将传统意义上人工整理储存档案的方式转变为电子档案管理，这不仅有利于避免档案数据资料统计存在误差，还有利于提高工作效率以减少资金成本的损耗，进而促进我国社会经济的协调稳定可持续快速发展。

参考文献

[1]陈晓梅.试论办公自动化应用于电子档案管理的优势[J].中国科技纵横，2017（13）：147～149.

[2]胡桂周.针对办公自动化应用于电子档案管理优势的几点思考[J].山东煤炭科技，2015（16）：173～175.

[3]周品立.简析办公自动化应用于电子档案管理的优势[J].现代商贸工业，2016（21）：106～108.

作者简介：丁思（1988.08—），女，河南荥阳人，本科，解放军信息工程大学，助理馆员，研究方向：档案管理。