关于村级档案规范化管理的思考

【摘要】加强农村档案工作，规范村级档案管理，是助力乡村振兴战略，高水平谱写新时代“三农”工作新篇章的一项重要工作。档案部门如何在村级振兴战略实施进程中发挥应有作用，使档案管理工作逐步走向规范化、标准化、现代化，是党的十九大精神和习近平新时代中国特色社会主义思想，服务大局、服务基层、服务群众的重要举措。如何提高村级档案管理，是摆在我们面前一项亟待解决的重要课题。

【关键词】村级档案；管理；思考

一、村级档案工作存在的问题

（一）材料收集散

村级档案资料之“散”，主要表现在：文件材料不齐全、不完整、不成套。一是档案收集随意性较大。由于平时不注意及时收集整理或没有一定的规章制度制约，使一些文件材料有正件、缺附件，有批复、无请示等。档案案卷的历史形成的时间顺序排序，随意性很大，破坏了文件材料形成的规律和特点，割裂了文件材料的有机联系。在新时期村（居）工作中形成的照片、音像、实物、光盘、磁盘等特殊载体档案的收集比较零乱。二是档案收集侧重点不明。没有很好地围绕新时期农村开展的重点工作去收集相关材料，如：对村（居）综合开发重点建设项目等方面档案的收集工作都很薄弱；案卷中大多材料是上级来文，而一些涉及村民个人利益的经济合同、低保、医疗保险等方面的重要档案没有归档。三是档案流失不确定因素较多。农村基层丢失、损坏、拒不移交档案现象时有发生，造成村级档案材料收集不齐全，一定程度上影响了村（居）的稳定和发展。

（二）材料整理乱

村级档案整理之“乱”，主要表现在：归档范围不明确，把行政档案作为万能钥匙，形成的档案材料几乎全归于行政档案，组卷不合理，案卷之间问题相互交叉重合，使案卷内容零乱，结构不严谨，保管期限划分不确。在整理过程中，只注重红头文件的收集整理，不注意不带文号的文件材料的收集，没有按分类方法整理档案，不同类别的文件混杂组卷，排列不系统，使案卷材料分类不清，造成不同保管期限的文件混合组卷；整个案卷错划保管期限，或宽或严。案卷题名不规范、不标准，不能全面提示卷内文件材料的内容或漏标卷内文件，重文现象严重，档案材料的收集、整理、归档主次不分，良莠不齐，不管是自身形成的文件还是上级的来文，村民的申请、报告等文件材料，有无保存价值统统归档，使有些档案成为垃圾档案，导致查找困难。

（三）档案管理弱

村级档案管理之“弱”，主要表现在：档案分散，流失严重，不能集中到档案室保管。一是档案材料多头占有。由于村领导班子不稳定，对档案工作认识不足，对上级下发需要贯彻执行的文件，等到问题处理完后，不交档案室集中保管，而是将档案占为己有，村班子换届后也不移交。加之，由于村档案员不断更换，责任心不强，对当年形成的文件材料不及时收集、整理、归档，致使村班子成员人人手中有档案，使本该完整的档案残缺不全。二是档案利用率低。村级建档的目的是开发利用，更好地使档案服务于两个文明建设，但多数村在档案开发方面属于空白，对群众缺少宣传，多数村级的档案属于无人过问的“死档案”，如何使“死档案”变为“活信息”，是档案管理工作中迫切需要解决的问题。三是档案保存条件差。基础条件差，对已建立起来的档案无处存放，是村级建档工作中普遍存在的一个问题。大多数村无档案专用库房，对档案存放的三分开、防护措施落实不够，其存放和管理是村级建档工作中又一亟待解决的问题。

（四）从业素质低

村级档案从业人员素质之“低”，主要表现在：大多没有经过档案业务培训学习，文化底子普遍较低，年龄普遍偏大，档案知识普遍薄弱，业务素质普遍较差。近年来，计算机检索逐步取代手工检索，村（居）信息的传递仍然十分落后，虽说安装了档案软件，但村（居）干部对档案信息化管理重视不够，对运用计算机检索文件档案不知所谓，没有形成实际意义上档案检索与利用。

二、加强新时期村级档案工作的对策思考

（一）提升思想认识

档案工作是农村工作的一部分，它反映每个乡镇、行政村在各个历史时期的经济面貌和文明程度，是历史的真实写照。搞好村级建档有助于基层工作的顺利开展。因此，应充分认识村级建档的重要性和必要性，解决畏难情绪和片面认识，切实做到档案工作时时有人抓，有人管，有人干，并把这项工作列入各级乡（街道）党委、政府工作的议事日程，制定相应的奖惩办法，使村级建档工作顺利开展。档案部门要不断加强档案法律法规知识的宣传，增强农民档案意识；要创造性地开展村级档案工作，帮助村级组织把涉及民生的档案及时建立起来，为农民的衣食住行和田地、林权等提供档案服务，使农民的合法权益得到维护。

（二）强化收集工作

要明确归档范围，制定符合本级村级实际情况的归档规范，使其知道哪些材料该归档，如何收集农村档案资料。从目前农村工作实际看，主要抓好以下几个方面档案资料的收集工作。一是巩固村级建档的成果，抓好村干部会议记录、村务公开、村级财务、医疗保险、劳动力培训、征地拆迁的档案工作；二是抓好农民脱贫致富、进城就业、劳动力培训、招商引资、工业园区建设、农村集中居住等新领域的档案工作；三是进一步建立和健全农业产业化经营档案，加强收集本地名、优、特、新产品生产、科研销售方面的档案工作；四是进一步完善农业基本建设档案，加强收集农村农业综合开发重点建设项目建设、农业科技项目建设、水利建设、土地管理与开发等档案工作；五是加强收集农村基层组织建设和管理方面的档案，做好民主选举、民主决策、民主管理和民主监督档案的收集工作；六是做好涉及农民个人利益的集体资产、经济合同档案、失地农民养老保险等方面档案的收集工作；七是强调收集在新时期农村工作中形成的照片、音像、实物、光盘等特殊载体档案。

（三）创建特色档案

档案的收集整理装订，就是为村务活动提供参考、借鉴和凭证，方便村民生产生活实际。紧紧围绕稳定行政村政策、优化产业结构等内容，建立具有本村（居）特点的特色档案。一是突出人文特色，建立人口档案。建立起比较齐全的人口档案。同时，对祖籍在本村（居）的知名人士进行了逐村摸底，建立起名知名人士档案资料，编辑成《地方人物志》。二是突出地情特色，建立产业档案。在村级建档过程中，根据本村（居）产业特点建立起专门的产业档案。三是突出组织特色，建立各门类档案。突出本村（居）在各类活动中的材料，编制多种编研材料。

（四）规范档案管理

为了保证村级档案的完整与归档质量，关键抓好以下四点工作。一是搞好档案基础设施建设。加大投入，设立村级专用档案室、档案装具，为档案的保存提供良好的硬件环境。二是规范档案整理。村级档案员按要求编制文件材料归档范围和档案保管期限表，做好文件材料的归档工作，以件为单位，按其时间顺序、类别分类排列，方便整理。三是严格文件管理制度。制订村级“档案人员工作职责”“档案保管制度”、档案查借阅、利用效果登记等制度，把档案管理工作落实到实际工作中去。四是注重档案利用。抓住建设新农村的机遇，通过多种途径，充分发挥档案的信息作用，为农村产业结构调整、农民就业、社会保障、基层组织建设等工作提供服务。

（五）巩固建档成果

村级档案工作是一项长期艰苦的工作，要有打持久战的思想准备，克服畏难和松劲情绪，坚持把村级档案工作作为一项为民生服务的重要任务来抓，促进档案工作规范化。坚持依法治档，逐步将村级档案工作纳入法制化轨道，从而实现村级档案从无到有、从有到优的转变，全面提高檔案管理工作。

总之，在村级档案管理工作中，应努力克服收集、整理存在问题，把档案管理工作各项举措真正落到实处，使档案管理工作做到有章可依，有规可循，不断提高升级档案管理水平，促进村级档案事业的健康发展，在实施乡村振兴战略过程中发挥应有的作用。

参考文献

[1]肖妍.《村级档案管理办法》解读[J].中国档案，2018（02）.

[2]王赛春.村级档案规范化管理工作的思考与建议[J].档案天地，2016（06）.

[3]黄安法.农村基层档案规范化管理实践[J].浙江档案，2016（07）.

作者简介：周海萍（1976—），女，汉族，江苏南通人，本科，助理馆员。