新时期科技档案管理存在的问题及对策分析

冯嘉文

摘 要：档案管理工作是事业单位发展过程中的一项重要内容，而在科学技术不断发展的今天，档案管理工作开始应用数字化的方式，这对档案管理具有一定的积极作用，不仅可以提高档案管理的效率，也为查阅档案提供了极大的便利。但是在应用现代化的管理方式过程中，出现了许多问题。比如，档案在应用网络传输的过程中可能存在被人篡改、非法获取等情况，因此新时期科技档案管理工作还需要进行改进。笔者在对新时期科技档案管理中存在的问题进行深入分析的同时，也对相应的解决措施进行了探究。

关键词：新时期；档案管理；科技化；问题分析

1 引言

在科学技术不断发展的今天，新时期科技档案管理工作已经成为人们日益关注的热点工作。新时期科技档案管理在实际工作中具有巨大的优势，它不仅可以提高相关事业单位档案管理效率，而且可以增加查阅者的查阅效率。另外，应用科技档案管理对管理者的素质要求更为严格，管理者必须熟练掌握现代化、科技化的管理技术。因此在新时期科技档案管理的发展过程中，必然会遇到多种难题。当下，对新时期科技档案管理问题进行深入分析十分重要。

2 新时期科技档案管理概述

2.1 科技档案管理

其一，新时期科技档案管理工作是对档案的高效管理方式，并解决和档案管理相关的各种问题。档案为我国的社会提供了信息基础，将新时期科技档案管理方式应用于档案管理的目的在于新时期科技档案管理大大提升了档案的管理和查阅效率、简化工作流程、减少人力与物力的投入等。其二，新时期科技档案管理是一种以计算机技术和信息技术为依托对档案管理进行操控的一种高效运行方式，在运行的过程中，新时期科技档案管理可以更好地提升信息录入效率，使管理者减少工作量。而传统的档案管理方式则是要投入大量精力，并且还需要耗费许多纸张，不符合环保理念，在查阅时也需要花费大量时间寻找档案，并且错误率偏高，新时期科技档案管理则可以解决这一棘手的问题，在档案存档、查阅增加了效率，也减少了人力、物力的投入。

2.2 新时期科技档案管理的优势

新时期科技档案管理在档案管理中可以简化一些问题，尤其是在各事业单位的档案管理中具有很大优势，在档案管理应用中的优势主要体现在以下几个方面：

2.3 提升查阅效率和准确性

新时期科技档案管理在档案查阅过程中可以有效地解决一些问题，并且迅速在档案系统中搜索出相应档案，直接将档案呈现在查阅者面前。而管理者则可以省去繁琐的寻找过程，增加了查阅效率。在程序的辅助下，查阅者也可以更轻松地找到自己需要的档案，因为在传统的档案管理方式下，查阅者在查阅档案时很可能会发现寻找到的档案不符合自身要求，最后只能再次进行查找。而新时期科技档案管理则是提高了查阅档案的准确度，查阅者只需要在查找系统内输入关键词，便可以轻松寻找到相应档案，减少了重复查找工作。

2.4 提高录入效率

应用新时期科技档案管理在档案管理中提高了录入效率，简化了录入程序，比如：存档归类由程序在后台智能完成，极大程度上减轻了管理者的工作压力，这种方式与传统档案管理方式相比，方便了管理者对于档案管理系统的掌控，管理者可以随时对档案系统的数据进行修改、检查等工作，并及时比对，体现了新时期科技档案管理的巨大优势。

2.4 符合环保理念

在传统的档案管理过程中，管理者往往会使用大量纸张进行信息整理、登记等工作。这与国家所主张的环保理念相悖，不符合当今的时代发展要求。而新时期科技档案管理方式则可以解决这一问题，应用新时期科技档案管理不仅节省了纸张，而且还符合数字化办公的潮流，因此，新时期科技档案管理在践行环保方面也具有巨大优势。

2.5 整合事业单位档案，提高使用范围

应用传统方式进行档案管理，查阅者在查阅档案时需要亲自到有关事业单位进行查阅工作，或者是通过传真等方式进行查阅，而新时期科技档案管理则有效地解决了这一问题。通过计算机网络，查阅者在家中就可以进行档案查阅，这给查阅者节省了许多时间，并且提高了查阅效率。而管理者在录入系统后，档案可以与其它单位共享，并且在条件允许下，可以将信息与其他查阅者共享，这就提高了信息的利用率，也增加了档案信息的适用范围。

3 新时期科技档案管理中存在的问题

3.1 网络安全

应用新时期科技档案管理方式意味着档案需通过网络进行录入处理与传输等方式，而网络恰恰是具有一定危险性的信息传递方式。在档案的传递过程中，被黑客阻截的可能性十分大，因此就可能泄露一些重要信息。被阻截下来的档案还可能被黑客恶意篡改，甚至伪造档案，这就对档案管理工作造成了一定打击。并且现在信息售卖现象十分严重，在信息泄露后，有很大可能造成经济上的损失，因此网络安全问题是最为棘手的问题之一。

3.2 电子档案的完整性

应用新时期科技档案管理方式的过程中，管理者需要使用计算机进行档案录入，也就是存储在硬盘或云盘中。因此，如果在计算机使用的过程中，计算机硬盘出现损坏，档案信息就会遭到损坏，这对档案管理的破坏性十分大，所以新时期科技档案管理方式对管理者的要求相对较高，如果管理者在档案管理时没有严格按照操作规程进行操作，就有可能出现电子档案的损坏现象。

3.2 电子档案的真实性

传统档案在封存的过程中需要相关事业单位领导进行审核，并且在档案上进行盖章等等工作保证档案信息的真实性。而电子档案无法保证，并且电子档案在后期容易被篡改，所以电子档案的真实性难以保证，这也是新时期科技档案管理中的一大难点。

4 新时期科技档案管理问题的解决措施

4.1 建立相关的管理制度

在应用新时期科技档案管理的过程中，相关事业单位必须制定严格的管理制度。在档案信息的录入、管理的过程中需由专业人员严格按照操作规程进行操作。无关人员严禁在进行录入工作时参与其中。并且对档案的查阅也要严格要求，查阅者必须经过相关程序进行身份认证，否则不予查阅。并且在查阅的过程中，查阅者也必须按照查阅规程进行查阅，不得随意复制、更改，这就有利于预防电子档案易被篡改泄露的风险。

4.2 建立网络防火墙

电子档案在传输的过程中往往容易被黑客等不法分子进行拦截、篡改，有些黑客甚至直接攻击档案管理系统，并获取大量信息，这就要求相关事业单位必须建立网络防火墙，最大程度保证电子档案不被外界获取，防止出现信息泄露的现象。并且一些重要文件最好采用传统的纸面登记方式，防止重要档案的泄露。因此，在档案管理中采用建立网络防火墙的方式可以实现电子档案的保护最大化。

4.3 招纳精通现代化、科技化的管理人员

在应用新时期科技档案管理过程中，对于管理人员的素质要求较高，因此各事业单位在进行档案管理时必须要招纳精通计算机技术和信息技术的管理人员，以保证管理工作的顺利进行，并且掌握专业技术的管理人员还可以优化档案管理系统，这对新时期科技档案管理的发展具有重要意义。另外，在实际工作过程中，单位需要对管理人员进行定期培训，让管理人员及时得到最新的技术信息，以保证管理人员的管理水平不断提高，从根本上提高档案管理效率。

5 结束语

在新时期科技档案管理的发展过程中虽然存在着一些困难，但是新时期科技档案管理在未来的档案管理中必定发挥更大的作用。制定出符合现代化和科学的管理理论体系，档案管理与现代化技术也必将高效结合，政府和有关部门的参与也为新时期科技檔案管理的发展提供了有力支持，在现代化理念和科学的管理体系下，新时期科技档案管理也将成为未来档案管理方式的主流。在将来的社会发展中，新时期科技档案管理方式在档案管理中必定会被广泛应用。

参考文献

[1]徐化振.新时期人事档案管理存在的问题与对策[J].时代金融. 2017（30）

[2]央珍.浅谈科技档案的发展现状与对策[J].西藏科技. 2016（05）

[3]覃玲燕.浅谈县级科技档案管理标准化[J].劳动保障世界. 2015（S2）