浅析档案资源建设

王晶婧

档案资源建设是指档案部门对本区域、本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库而开展的一系列创造性工作。它是档案事业一项根本性的、具有战略意义的工作，关系到档案事业的固本强身、可持续发展，是我们做好档案工作的前提和保证。因此，要充分认识加强档案资源建设的重要意义，把档案资源建设摆在突出的位置，下大力气抓好、抓实、抓出成效。那么，在档案资源建设中，我们应采取哪些有效措施？在此，笔者根据近年来各地档案部门的工作实践和切身体会，谈一些看法。

一、加强宣传，提高档案资源建设的社会认知度

重视与否，关键在认识。档案资源作为社会文化的一部分，其服务性大于经济性，不是社会财富的直接创造者，因而没能引起社会足够的重视，人才缺乏、经费困难成为困扰档案事业发展的瓶颈。近年来，随着《档案法》及相关法律法规的不断宣传实施，档案工作的法律地位得以提高，在社会工作中发挥着越来越重要的作用，档案工作的社会价值日益显著。在这种新形势下，要认真贯彻执行《档案法》，加强依法治档的力度。档案行政管理部门要加强对各乡镇、街道、机关部门和企事业单位的档案行政执法，开展定期和不定期的检查。对由于不重视档案工作而造成损失的单位和个人，应通报批评，情节特别严重的要追究法律责任；对在档案工作方面成绩显著的单位和个人，要大力表彰。只有这样，才能使《档案法》具有无可置疑的权威性，以引起社会各阶层对档案工作的重视，为档案资源建设提供较好的经济保障，从而为推进档案法制建设创造良好的工作环境，切实保证档案资源建设工作有效开展。

二、强力推进，加强档案资源建设的组织领导

各级党委、政府以及各部门、单位加强对档案工作的领导，是新时期档案事业发展的需要，也是《档案法》的要求。各单位一方面要在思想上有提升，不仅重视档案维护历史面貌的史料价值，还要重视档案珍贵的资源价值；重视档案资源的知识产权；确立档案征集专项经费制度，探索档案资源建设可持续发展的新思路；建立鉴定专家组，开展有关培训和业务交流活动，不断提高档案资源建设水平。另一方面，要在行动上有举措，要在班子中落实专人分管负责，分管领导须把做好档案工作作为自己义不容辞的重要职责，真正把档案工作作为一项事业纳入各单位总体发展规划，列入各单位的议事日程，确保档案工作与其他工作一样同步发展、齐头并进，真正做到工作到位，措施到位。同时，要争取主要领导对档案资源建设工作的重视和支持，根据中心工作对档案部门提要求、出主意、给任务、压担子，经常听取工作汇报，切实解决工作中的重大问题和具体困难，将档案资源建设由档案部门的行为转化为党委、政府的行为，有效地整合档案资源建设的力量，卓有成效地推进档案资源建设。

三、强化收集，保证档案资源建设渠道通畅。

一方面，要依法做好黨政机关、团体、事业单位档案的移交和接收工作。各级党政机关、人民团体、事业单位产生的档案是档案馆（室）藏的主要来源。按照《档案法》和省、市档案管理有关条例规定，各级党政机关、人民团体、事业单位都要对本单位、本部门产生的档案认真做好登记、归档、立卷工作，接受档案行政管理部门组织的年度检查和执法检查，按规定及时向本地区综合档案馆移交档案，同时移交依据档案资料编印的报刊、回忆录、文件汇编、成果汇编、大事记等各种资料。档案馆要依照《档案法》及相关规定要求，认真做好对应进馆（室）档案资料的检验、接收工作，认真履行安全保管党和国家重要档案的职责，确保国家档案资源的安全。对违反《档案法》和其他法规不按规定及时移交、接收档案资料，造成档案散失、损毁的，要依法追究有关领导和相关人员的责任。另一方面，要对档案馆以外对国家或社会具有保存价值的档案，采取各种监管和控制手段，确保国家档案资源安全。随着改革开放的深入和社会主义市场经济的建设发展，档案所有制呈现出多元化的特点。集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应该保密的档案，如果保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的；档案所有者向国家档案馆以外的任何单位或个人出卖；国有企业事业单位资产转让时有关档案的处置；档案复制件的交换、转让和出卖；国家所有、集体所有和个人所有的档案以及复制件携运出境等，都需要国家各级档案主管部门依据法律法规的规定，作出相应的监控，确保国家档案资源的安全保管，不受损失和流失。另外，对散存在社会或人个手中的珍贵档案，如和历史名人和重大历史事件有关的各种档案以及保存在博物馆、图书馆、纪念馆中的兼具文物属性的档案等，档案部门要通过调查摸底、登记造册，对其分布和保管情况做到心中有数，并跟踪监控，积极创造条件，将其纳入国家管理范围。

四、注重实效，保证馆藏档案数字化的质量

要保证馆藏档案数字化的质量，必须做到以下几点： 一要进行重新鉴定。在鉴定前，须根据本馆的实际，制定重新鉴定档案的范围，将永久、长期、短期档案进行一次全面系统鉴定，剔除留存面过宽、重件和无保存价值的档案以便有效地整合档案资源，为日后保证查全率、查准率创造条件。二要努力做好优选工作。在数字化时排除馆藏档案中利用率不高的部分，把利用率高、价值高、社会需求大的档案优先数字化。至于数字化进行到什么程度，可在调查用户需求情况的基础上确定，比如，需求量不大、不太重要的档案可只做到目录级别； 而需求量大且价值重要的档案则可通过扫描进行全文录入；对有些需要保持原貌的档案还可以采取图像方式存放。三要建立档案目录数据库系统。将可开放利用的档案按照规范的著录和标引要求，建立档案目录数据库。同时把散存在各个全宗、不同案卷、不同年度的档案信息有效整合起来，重组数字化的案卷，这样既方便检索，又有针对性。