电力系统档案数字化管理的意义及建设

黄沛花

摘 要：隨着电力事业的蓬勃发展，电力档案工作日益发挥着重要作用，加强对其数字化管理的研究尤为重要。基于此，本文根据多年档案管理工作实践，对电力档案的数字化管理及建设问题进行分析，供同行借鉴参考。

关键词：电力系统；数字化建设；档案信息

近年来，我国电力体制改革的不断深化，进一步推动了电力事业的发展，电网规模随之逐步扩大，各类相关信息越来越多，这对档案管理工作提出了更高的要求。而要做好档案管理工作，就应该立足于我国经济社会发展的现状，借鉴和吸收优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新需要，使档案管理工作走上科学化、规范化的道路。当前，经济社会的发展，使档案管理理念和管理方法都有了很大的转变，数字化的档案管理方式能够适应电力企业发展的新需求，是提高电力企业竞争力的重要手段。

1 电力系统档案数字化管理的意义

1.1 推进国内电力系统档案数字化进程

推进档案数字化进程有利于帮助企业查询有效信息，将电力系统原有的陈旧落后的纸质档案进行规整后转化为新时代的数字化档案，即将档案以电子文件的格式存储起来，极大提高了档案信息查找的效率与速度。将档案转化为电子文件存储，也极大节约了原有档案的存储空间，电子档案只需要一个存贮硬盘就可以完成资料存储的工作。特别是涉及到企业的一些机密文件存贮时，老式的档案存储方法在文件的保密性上始终为人所诟病，将机密文件进行数字化存储后，就能完全免去这一缺点。

1.2 通过建立数字化档案优化档案管理工作

建立数字化档案能够提升档案管理工作的高度。长久以来，在电力系统的档案管理方面，管理与提取档案的程序都十分繁杂，贮存的档案也十分容易受到当地温度、空气湿度等影响，而发生程度不一的损毁现象。由于传统档案都是纸质的构造，其导致的一些弊端一直为档案存储所诟病。例如，档案纸吸水受潮、字迹模糊不清、档案纸发生虫蛀等，种种不利于档案再次查找与翻阅的现象。这些问题的出现，直接导致了档案存储的工作难以展开，原有的珍贵档案失去使用价值。这对于电力系统的档案贮存工作来说，无疑是一种可怕的存储事故。利用互联网技术，将纸质档案内容录入到电脑中去，由于电脑运行状态良好、存储不占用空间、具有档案自动备份与加密功能等有力条件，使得档案工作人员的劳动变得简单而高效。把系统档案管理人员从繁重的劳动中解放出来，进一步的实现了档案管理工作的高效性，使得档案的再次翻阅也变得更加省时、省力、省心，同时，推进了全国电力系统内资源共享。

1.3 全面建设数字化的电力系统档案管理模式

为国内电力系统资源共享寻找新的出路：全新的档案数字化管理的成果就是，把电力企业中的各种传统版本的档案通过归纳整理、录入计算机做到系统档案的分类存储、整合收集、便于查找和管理，来建立一个档案存储资源库。这样做就相当于为电力企业中每一位在职员工搭建了一个全新的查阅平台，从而方便了员工查阅档案资料，提高了电力系统档案管理工作的工作效率。同时也极大程度地实现了各个电力企业之间的档案管理资源的共享。通过各个电力系统之间的档案资源共享，能够及时地了解同行业工作动向，同时也实现共同进步、共同发展的宏伟目标，达到双赢的目的与初衷。

2 如何建设高效的数字化档案

2.1 进一步完善档案管理制度，落实档案管理责任制度

电力企业中各个科室的档案要由专人负责输入、排版、保存等，日后若出现工作中的问题，责任方便落实与查找。该工作人员要尽量详尽的整合档案管理资源，分类原则也要简单易懂，可以按照企业中各个科室先进行大的分类，之后再根据每个科室的档案记录时间，进一步地细化与展开记录。将一个部门的档案文件都存储于一个硬盘之后，在这硬盘上做好标签，进行实时的记录工作，方便日后档案的提取与查阅。这样做也极大程度地提高了档案管理工作的效率。同时也可把网络档案管理工作与传统纸质档案通过输入电脑转网络电子档案的工作分开来做。做到专人做专项工作，尽可能地提高每个人单位时间的工作效率。这样做也在一定程度上缩小了员工的工作范畴，使其从繁琐复杂的境地中解脱出来，让工作变得简单易懂，易于操作。当员工熟悉了自己的工作内容时，工作效率自然成倍的增长。

2.2 加强电子档案保密工作

在互联网带来便利的同时，也为工作带来了一些负面的影响。互联网时代本身就是一个信息大爆炸的时代，怎样在这个时代有效地保护好企业的档案信息，是档案管理系统推进数字化进程所面临的全新挑战。由于纸质档案转电子档案的主要录入方式还是人工手动扫描的方式，要在根源上避免档案的外漏，要求进行扫描录入的工作人员，在工作时间禁止携带手机进行档案的扫描工作，以免档案资料向外泄露，造成不必要的损失与麻烦。同时也要注意在扫描后要及时进行PDF格式的转换，避免档案被恶意篡改。由于这些工作颇为复杂繁琐，所以大部分企业都是进行外包。所谓外包就是将这一繁琐的工作承包出去，工作人员并不是企业内部的人。这需要更加注意对工作人员的入职培训教育，警告职工切不可对档案进行拍照与外带，同时也要加强监管力度。一旦发现有档案外泄的苗头，要及时阻拦，并对该职员采取相应的惩罚措施。

3 如何提高数字化档案的安全系数

3.1 通过制度的完善来提高档案数字化管理水平

对于电力系统档案管理的数字化推行进程切不可操之过急，要通过完善相应档案管理制度的建设，来解决在档案管理工作中遇到的问题。在制度上可以把对企业档案管理人员的培训，提到日程上来，使得企业培训成为更加明确的适合档案管理工作的有效工作方式。通过培训的开展，让档案管理的相关员工意识到档案管理工作的重要性，认识到自己身处岗位的特殊性，不可以轻视自己的工作范畴。想要加速推进电力系统档案建设数字化的进程，就要树立档案管理人员建立责任意识。领导要对档案管理的工作人员进行职位职责的划分，并在管理时设立一些相应的培训岗位和监管岗位。更好地督促企业档案管理人员，使得其能够更加严谨对待工作、一丝不苟。同时，当有特别重要的档案信息时，要及时的对重要档案进行备份工作。还有许多企业保密文件，也需要管理人员充分重视起来。保密文件的文件夹打开时要设置密码，这是最基础的文件保密安全措施。同时也要安装信息保密报警装置。当互联网感染病毒或者有黑客入侵电脑时要及时发出警报，提醒档案管理人员与高层领导作出应对措施来，及时解决问题，避免造成不可挽回的损失。

3.2 优化电力系统档案管理软硬件设施

虽然互联网带来了更便捷的工作方式，可是互联网病毒也层出不穷，让人防不胜防。所以要想提升电力系统档案管理效率，就要积极加强档案管理的设备建设。投入一定资金到电力企业的档案管理工作中，例如，聘请互联网操作能力强的综合性人才来进行数字化档案管理工作。同时也要加强对现有档案管理员工团队的培训与管理。购进全新的电脑操作设备与足够大的存储硬盘，来进行档案管理，是十分必要的举措。同时也要注意在存储档案文件时要进行相应的隔离工作，以免电脑被黑客攻击后死机，影响其他文件的查阅。

4 结论

综上，数字化建设在电力系统档案管理中的应用，能够很大程度上提高了档案管理建设的质量和效率，能够适应电力企业发展的新需求，已成为当前电力系统普遍关注的课题。然而，档案数字化建设是一项长期的任务，仍需在进一步巩固成果的同时，及时发现不足，在实践中实现动态的完善。

参考文献

[1]申玉蓉.浅谈电力系统档案数字化建设[J]. 数字通信世界， 2015（10）.

[2]江红.浅谈电力系统运用档案数字化提升档案管理水平[J]. 大科技， 2017（28）.