人事档案工作在企业发展中的地位与作用

陆永玲

摘 要 改革开放以来，国家不断发展，不管在经济、政治，还是文化上，都有了明显的進步，而人事档案工作的作用也越来越显著，成了很多企业在发展中一个重要的部分。人事档案工作在一定的程度上能够帮助企业领导做决策，因为它通过记录企业员工的一些个人事迹，以文字的形式进行整理总结，能够帮助人力资源识别和选拔人才。特别在近年来，随着企业人事制度的改革，以及各大企业对人才需求的增加，人事档案工作逐渐受到人们的关注。基于此，本文主要分析了人事档案工作在企业发展中的地位与作用，从而为企业的可持续发展提供可靠的人才分析，最大化地实现个人和组织的目标的统一，有一定的参考价值。

关键词 人事档案 企业 作用

一、人事档案可有效推动企业发展

企业的发展主要依赖的是竞争力，而在当代，市场上的竞争力主要体现在人才上，因此很多企业都是坚持“以人为本”的宗旨。毕竟一个企业想要成长，必须做好管理工作，无论是出发点还是归宿点，都应该注重“人”这一资源，这是在当代市场竞争日益激烈的环境下各大企业必须关注的。人事档案管理工作对企业每个职员包括德、能、勤、绩等方面的有关信息，都会进行相关记录和整理，可以更为方便和快捷地对个人进行分析，从而作出合适的决策，从而充分发挥每个人的优势。企业应该对人事档案工作给予重视，因为它能够比较全面地把各种人才的专长和性格等表现出来，从而更好地发现人才，并且合理地使用、调动人才，起到扬长避短的作用，促进企业的发展。这样一来，也能有效地提高该企业所有职员的工作积极性及创造性，进一步提高工作的效率。人事档案的合理化管理也能够让职员感觉到企业对其的关心。所以，人事档案工作对企业有一定的推动作用，但如果企业不重视人事档案工作，不加强管理，也会直接影响到企业的可持续发展。

二、有利于企业人力资源规划的开展

人事档案管理工作可以说是企业人力资源规划中的一个重要环节，具有举足轻重的作用。人事档案工作涉及企业的人才结构和特征，所以能够帮助企业领导者更为全面地掌握有关的信息。就企业的人力资源规划来说，能够增强企业内部职员的流动性，分析退休人员，把握人才流动的方向，关注每个人才的发展，是企业人力资源规划的重要参考信息。特别在当代，各种人才市场使各种不同领域的人才，比如科技人员、教师等的流动日益频繁，而人事档案工作能够更好地让企业得知应聘者的情况，从而合理使用人才。人事档案的建立也是时代发展的产物。通过人事档案工作，可以进一步增加企业对聘员的信任和认可度，建立和谐的关系，人事档案也是人才日后晋升的参证，能够有效地扼制部分企业盲目选人的弊端。在新时代的市场下，人事档案工作能够帮助人力资源部制订出更为长远的人才培养计划，进一步优化人力资源配置，根据不同的人才不同的能力，进行合理的配置，扬长避短，优化企业人力资源规划。

三、为企业选用人才提供一定参考

良好的人事档案工作可以很好地适应企业的改革或者其战略发展要求，而人才工作计划也能更合理，发挥着重要作用。通过对人事档案工作的整理，可以了解企业内人才的储备状况，而且还能够进一步预测企业的人才需求及发展方向，以便制订科学的人力资源计划，为企业选用合适的人才。如果缺乏人事档案工作，企业便不能较为方便、快捷、准确地得知企业的所有人才的有关信息，难以作出选用人才、调动人才的决策。避免花费大量的时间和精力，这也是人力资源需求预测的关键。在当代的市场经济建设背景下，人事档案是了解人才状况的重要且最直接的方式，能够更直观、更系统地了解一个人所有的经历，从而帮助企业更好地利用人才。

四、可提高企业员工的整体素质

通常来说，人力资源部门在内部招聘时，往往会忽略员工自身的素质，甚至唯亲是用，导致企业职员素质整体降低，不利于企业内部的有效管理。而通过人事档案工作，能够很好地避免招聘过程中的违规行为，也进一步保障了该企业职员的质量和素质，良好的人事档案工作能够优化员工选拔和任用。同时，在企业对职员进行培训的时候，人事档案工作也能提供一定帮助，能够更好地了解员工的教育背景或者培训需求，能够更好地分析每个职员的状况从而进行有针对性的培训。比如，对于那些工龄比较大的老员工可能对于基础知识的培训存在抵触，就可以向其开展健康保健培训；而对于那些新人，应该更注重对工作技能的培训。通过人事档案分析，针对不同的职员做不同的培训，能够进一步地调动职员的积极性。另外，企业员工有不同的需求层次，可以结合马斯洛需求层次论，针对性地实行激励性政策，激发企业职员的工作热情。

五、结语

人事档案工作在企业发展过程中起着非常重要的作用，特别在当代市场竞争如此激烈的环境下，人事档案能够为企业做发展战略计划提供很好的参考依据，促进企业的发展，也有利于企业人力资源规划的开展，为企业选用人才提供一定参考，提高企业员工的整体素质，企业应当给予重视。

（作者单位为广西壮族自治区南宁树木园）

参考文献

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