办公自动化对文秘工作的重要性分析

黄志勇

摘要：当前，我国科学技术发展迅速，促使社会的各行各业的生产、经营、工作方式都发生了巨大的改变，尤其是计算机及网络的诞生及发展，为现代办公方式带来了巨大的便利，使得一些企业与政府的办公效率大大提高。就文秘工作者而言，工作内容繁琐、广泛，只依靠传统的办公方式已经难以满足发展的需要，因此，将办公自动化融入到文秘的工作当中不可避免。本文将主要研究办公自动化对文秘工作的重要性，并将在完善的过程中需要的注意事项进行简单阐述。

关键词：办公自动化；文秘；重要性

前言：文秘的日常工作內容涉及广泛切繁琐，文秘主要负责相关会议的开展与筹备、会议记录的整理、年度季度的工作报表、经理的日常工作安排等，这些工作需要文秘具备耐心品质，一旦一方面出现问题，会导致巨大的损失。办公自动化的诞生与发展为文秘工作者带来前所未有的便利，使文秘工作者的工作方式方法发生巨大改变，因此，对秘书及工作单位都有着重大的实际意义。

一、办公自动化对文秘工作的重要性

（一）办公自动化极大地提高了办公质量与办公效率

由于我国传统的工作方式，起草稿件要求文秘人员在纸上初步起草、反复修改、反复誊清，然后在交给专业的打字人员进行打印，对打印出来的稿件在于原稿进行校对，一旦打印出来的稿件出现错别字，要进行整段的删改或者重新打印。这是文秘工作人员的工作内容大大增加，从而降低了文秘的工作效率与工作质量。然而，办公自动化的运用，大大的改变这一缺点，工作人员在发现有错字的情况下，可以通过计算机微处理器的文字处理软件，进行使用键盘将错字进行修改，完稿之后直接存入磁盘，以预防随时使用。文秘也可以使用打印机直接进行修改，使键盘使用、屏幕编辑、自动打印的起草稿件过程直接代替纸、笔的反复修改、反复誊清，办公自动化在文秘工作中的运用，极大地提高了办公人员的工作效率，也是工作人员的工作内容得以减轻，促使文秘工作者的工作热情极大的提升，从而促使企业的工作效率得以提升[1]。

（二）办公自动改变办公活动的办公面貌

文秘工作实现办公现代化的前提与条件是办公自动化的应用。办公自动化促使传统的办公方式与办公室的结构发生巨大的变化，呈现出全新的面貌。在实行办公自动化的办公室中很少能看到大量的文件柜与文件夹，更看不到成堆的纸张与表格。所有的办公文件都储存在小小的磁盘中。文秘工作者对计算机发出指令进行工作代替了工作人员一步步的用纸、笔反复抄写和誊清的工作。在办公室中使用办公自动化，促使文书的工作的处理手段更先进，避免办公电话的无人接听，办公电话会自动的将未接来电直接储存到电脑中，并提醒工作人员接听电话或提示电话内容。企业建立局部网络，促使文件的传递工作有效率、流畅的完成。在网络页面，工作者只需完成办公指令就可以使文件传递到收件人员手中，避免了不必要的工作内容。办公室的打印机出现故障，工作人员可以通过共享手段借助其他办公室的打印机工作，促使办公室工作的正常进行，提高工作人员的办公效率。文秘还可以通过网络去查找资料，进行资料共享。办公自动化的应用促使办公人员的工作环境发生改变，从而提高了工作效率[2]。

（三）办公自动化的应用促使管理工作的改革

促进管理工作的改革过程就是实现实用办公室自动化的过程。办公室实现现代化时间管理必须使用办公自动化进行。例如电子备忘录和电子日程表可以在很短的时间内安排好一个需要很长时间能安排好的会议，办公自动化的使用还可以巧妙的处理同一时间段中，很多人参加的各种会议，促使工作人员能够轻松地应对会议的改期或者撤消等情况的发生及时的处理各种信号，提醒工作人员不要出现会议迟到等现象。办公人员使用办公自动化还可以科学的、合理的调配交通工具、会议室和其他办公物品。企业使用办公自动化软件可以促进管理手段和管理系统的改革。办公自动化的使用可以避免管理机构的软弱和臃肿，使管理机构精简。决策手段的经验，不能直接的输入电脑必须将经验转变为科学手段。办公自动化的使用使办公格式简明画一促使办公形式标准化科学化。办公自动化，可以在分享信息的过程中获得大量的好处，因此可以促进那些小型的单位和企业横向联合。企业要想充分实现办公自动化，必须连接成网，促使整个系统、整个单位、整个地区、甚至整个国家的网络都连接在一起，为达到此目的，可以促使电话通讯系统迅速发展。

（四）办公自动化促使文秘的思想观念发生更改

企业实现办公自动化，不仅仅是企业购置使用先进的办公设备，而是在办公室内进行一场工作和技术思想的相结合的改革。办公自动化的使用是机器与人与环境和机器与机器之间的综合，在这些整体之中文秘人员起到主导和决定的作用。文秘人员是生产型办公人员之中的一部分，这要求文秘人员必须要严格的要求自己，使自身的心理结构，思想观念业务素质发生一系列的转变，从而促使文秘人员适应办公自动化的要求[3]。

二、办公自动化使用过程中应注意的事项

第一，办公自动化硬件与软件的同时开发。办公自动化的使用打破了传统的办公方式、简化了工作人员的办公流程、精简了工作人员的数量、为企业实现了利益最大化。但一些企业重视办公自动化硬件系统的开发而忽视了办公自动化软件系统的开发，从而导致办公自动化为真正实现。这就促使企业在开发办公自动化硬件的同时应，注意办公自动化软件的开发，促使办公自动化的真正实现。

第二，团队的重要性。团队的建立在实现办公自动化中具有关键的作用。办公自动化的开发不同于其他工作，办公自动化的实现是链条型的工作模式，是环环相扣的，因此团队的建设极为重要。

总结：办公自动化为文秘工作者提供了更广阔的发展平台，大大的提高了文秘的工作效率与工作质量，提升了文秘工作人员的积极性，节约了办公的费用，使新时代的文秘工作更具有创造性。同时，办公自动化的应用，促使文秘工作者提升自身专业素质，使其更好的完成工作。因此，在文秘工作中运用办公自动化，可以促使工作人员高质量、高效率的完成工作，从而，为企业的发展做出巨大贡献。

参考文献：

[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011，（08）.

[2]曹承禄.浅谈当前机关办公自动化建设[J].科学大众（科学教育），2013，（05）.

[3]任丽 陈丽 王淑梅.信息时代的文秘工作者[J].黑龙江交通科技，2006，（06）：34.