财务信息化形势下高校科研经费使用探析

2018-04-19 05:25李静翠
经济研究导刊 2018年8期
关键词:科研经费科研项目科研人员

李静翠

(南京工业大学计划财务部,南京210009)

在互联网、云计算等科技手段高速发展的今天,在高校新的财务会计制度、国库集中支付制度、政府集中采购制度、全面预算制度、科研经费管理制度等一系列财政制度的改革实施与推进下,随着科研项目及科研经费的逐渐增加,给高校财务信息化形势下科研经费的使用带来了新的挑战和机遇。

一、高校财务信息化发展的趋势

高校财务的信息化发展,一般会经历四个阶段:一是会计电算化阶段,即高校财务利用计算机软件代替手工记账,此时的计算机软件仅仅具备账务处理与账表打印等简单功能。二是基于财务部门网络的会计信息化阶段,会计核算依然是这一阶段的主要工作,财务数据可实现局域网内共享。三是基于单位局域网络的财务信息化阶段,这一阶段财务的管理职能得到凸显,部分财务数据信息可以在单位部门间共享,报销业务可以在财务部门前台办理,也可以实现局域网形式下的网上预约报账模式,相较于前两个阶段已经进步很大。四是互联网时代云共享的财务信息化阶段,财务数据信息的共享得到进一步提高,甚至财务业务可以在互联网上操作办理,上传至云共享,实现大数据现代化处理,但安全性值得考虑。

目前高校财务信息化大致处在第三阶段,出于安全考虑,高校财务数据实现的是局域网,高校自己独立数据备份储存,不可能实现云共享。

二、高校财务信息化建设面临的主要问题

(一)财务相关数据缺乏统一的共享平台,尚未实现无缝连接

高校财务涉及的数据来源较广,如教职工数据、学生数据、入库资产数据等,这些数据由不同部门使用的不同软件统计,如果想实现数据的高度共享,就必须使用一个统一的综合系统,即能够集学生数据、人事数据、财务管理数据和资产管理数据于一体的综合型系统,但目前各高校都没有实现这样一个综合管理系统。

(二)财务信息化后的数据安全性保障有待提高

财务信息化的建设离不开网络等信息技术的支持,建设过程更是需要考虑经费支出、硬件及软件设备、人员操作等许多方面的问题,而且现在信息科技的发展已经远远超乎我们的预想,类似“敲诈者病毒”的计算机软件病毒层出不穷,单单依靠计算机程序漏洞仍不能完全避免,一旦感染病毒后果将不堪设想。网络环境运行存在一定的风险,在信息化建设的过程中,对财务数据安全防护需要进一步完善。

三、财务信息化形势下高校科研经费使用现状

(一)科研经费的实际支出与预算之间缺乏系统衔接与有效关联

科研经费的实际支出与预算之间缺乏系统衔接与有效关联,甚至出现相互严重脱节现象,导致科研经费使用随意、支出结构不合理。科研项目负责人负责项目的日常经费支出,而财务部门负责项目经费的日常报账,并对其进行核算,不会接触到具体科研人员的项目预算,所以不清楚该科研项目的具体要求,导致部分的科研经费并没有真正用在科研项目方面而是被变相支出,比如劳务费、会务费、差旅费等,项目实际支出未按照预算用途使用,导致结题困难。

(二)科研经费报销困难

高校科研经费在使用中的一个普遍问题就是报销困难。目前各高校在科研经费管理方面都实行票据报销制,即科研项目的支出必须是在提交真实、合法、有效票据的前提下进行。这样就会产生两个问题,一是项目在研究过程中确实存在无法开具发票的情况,如在偏远地区发生的费用、对方就没有发票等情况,解决的办法就是科研人员拿一些其他财务认可的票据代替;二是现行的财务报销制是发票报销制,如果没有相应发票在财务便不能报销,这就导致科研人员不以事实发生为依据,单纯地按照财务会计科目搜集发票,套取科研经费,容易滋生科研腐败。

(三)对科研经费认识的错位

高校教师重视科研立项,一方面是因为科研项目的数量与级别代表了一所高校的综合实力,另一方面是各高校都将科研项目的数量与级别和教师的职称评审挂钩。各高校在科研款到账后提取一定比例的管理费,余下的经费实行科研经费项目负责人负责制,校财务部门对科研经费进行会计核算。部分老师会认为,科研经费是他们辛辛苦苦争取来的,怎么使用应该根据他们的需求而定,不应该管得太过严格,尤其是横向科研。可是从审计的角度来看,无论是横向科研还是纵向科研,科研款项一旦到了学校便是学校的资金,均应按照公款属性安排支出,严格规范科研经费的开支科目与用途。

四、高校科研经费在财务信息化形势下的使用建议

(一)科研经费预算模板下拨,实现经费支出与预算的有效衔接

在财务信息化形势下,高校借助相关财务软件实现科研经费预算模板下拨。科研经费在立项初始就按照立项合同中明确规定的支出内容,按经费比例下拨各项费用,如办公费、材料费、出国费等,并且实现预算数、执行数、执行进度、可用余额等显示,从而实现额度与内容的控制,避免科研经费使用随意,支出结构不合理的现象。如表1所示。

表1

(二)财务利用信息化手段适当放宽审批权限,采用经费包干制代替发票报销制

高校财务可以适当考虑利用信息化手段采用经费包干制代替发票报销制,这在一定程度上可以避免科研人员因为票据缺失或无法取得而导致的不能报销,甚至虚假支出等问题,也在一定程度上减轻了财务人员在处理票据时粘贴、审核等花费的时间。例如,一名科研人员从北京市到广州市进行为期4天的学术研讨,按照差旅费报销的有关规定,核定其往返交通费、住宿费、伙食补助、公杂补助等4天的包干金额,比如是4 000元,那么,只要该出差人员能够提供从北京市到广州市的出差证明,如机票、住宿费发票、研讨通知等,就可以支取4 000元差旅费。事实上,一些西方国家就是采用这种包干报销方法。科研经费包干制不仅可以解决现行科研经费报销带来的耗时长、手续多等问题,还在一定程度上避免了虚假业务套取科研资金的现象,减少科研腐败。

(三)实现科研经费预约报账

随着财务信息化的逐步发展,各高校均在逐步推行网上预约系统。实现网上预约报账有两方面便捷。一方面解决了科研人员不能及时了解财务报销政策、报销难、报销排队的问题。在使用网约报账后,科研人员只要用自己的工号登陆进入网报系统,就能够清楚、直观地看到报销的各项规定,并按照显示的经费支出科目说明填写报销内容及发票金额,之后系统会自动将金额累加计算,避免了填写不规范而带来的麻烦。同时,网上报账系统会结合网上银行支付,推行资金收支业务的电子划转,最大限度地预防和降低现金周转风险,确保资金安全。另一方面,科研人员在登陆进入网上预约报账系统后,可以实时看到项目经费相对应的预算指标额度。这样不仅让科研人员及时了解经费使用信息,更能够按照项目预算和国家财务管理的要求对项目经费的开支进行有效的控制。

在科技信息快速发展的今天,加强对高校财务信息化系统的建设,使财务管理体系得到进一步的有效发展。科研经费利用财务信息化手段管理,不但能够提高财务人员的工作效率,更能为科研经费的使用提供便利。

参考文献:

[1]章雯华.高校财务管理信息化系统功能设计思考[J].财会通讯,2017,(1).

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