基于现代会计信息系统的会计处理流程解析

■//周 虹

会计处理流程是连接企业业务流程和管理流程的桥梁，通过从业务流程中采集数据，加工后生成企业管理活动所需的信息，来支持企业的管理活动。会计处理流程的设计思想、数据的采集方法及效率、加工的正确性和有效性，都与其实现手段——会计信息系统（AIS）密切相关，并将直接影响到企业管理活动的质量和效率。

一、AIS演进对会计处理流程的影响

随着企业管理理念和信息技术的不断发展，AIS也在实现其自身的动态变革，并对会计处理流程产生相应影响。企业信息化初期，AIS是局限于企业财会部门专用的信息系统（即部门级AIS），其建设目标只是为了实现会计核算的自动化，提高财务部门的财务核算、管理和决策的能力。由于部门级AIS中各核算子系统之间彼此分隔并形成以子系统为单位的一个个信息孤岛，会计处理流程的变化也仅仅是实现了手工会计工作的自动化，缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性。会计处理流程与管理流程脱节，不能利用会计信息对生产经营活动过程进行实时控制。

在20世纪90年代后期，我国部分企业的信息化进入了中期发展阶段——企业管理整体信息化阶段，相应的，AIS发展为诸如ERP应用系统环境下的企业级AIS。企业级AIS中会计信息的采集、存储、处理和传输嵌入在业务执行处理系统中，会计处理流程也发生重大变化，需要建立新的系统规则和进行功能定位。在现代技术的发展下，信息系统下的会计处理流程不仅可以提高会计事务处理的自动化和效率，还能够从各业务处理中实时和自动地提取出有效的会计、财务、业务等综合管理信息以支持企业各层级管理特别是高层决策的需求，从而提升企业内部会计管理工作的价值。相应的，财会人员在处理财务活动时，能够实时监控业务活动，随时反馈和提供各类决策相关信息，由原来的记录员变身为控制员。

在我国会计信息化普及浪潮下，许多企业花费巨资购买了ERP系统，但其会计处理流程的相应改进却差强人意。信息技术的发展为会计流程的改进提供了技术支持，但各单位的信息化实现水平和实施效果各不相同。因此，本文通过对ERP环境下的会计处理流程进行简明剖析，有助于财会人员理解企业级AIS下会计信息的来源及传递过程，理清各单据的流转环节及单据流中的勾稽关系，从而更好地提供财务信息和进行财务监督。

二、现代会计信息系统中的财务业务一体化思想

作为整个企业管理信息系统的一个有机子系统，企业级AIS突破了以往仅为财会部门服务的狭窄视野，通常作为MRPⅡ、ERP等系统的一个模块出现，实现了与其他业务系统的集成。其主要特点是从管理变革视角出发实现了财务与业务一体化的管理，从信息技术视角出发实现了企业内的信息和过程的集成。在财务业务一体化思想下，AIS能够在业务系统中随着业务活动的推进实时并自动采集多数会计原始信息，并自动生成记账凭证和完成自动记账。这既是一种跨系统合作处理，也是一种实时、同步的信息处理模式。也就是说，在业务完成中，财务和业务在工作流程上也实现了一体化。

会计处理流程与业务流程的融合具体可以体现为信息和职能两方面的融合。从信息的融合看，财务数据的生成与业务事件的发生同步。企业级AIS中的子系统可以分为两大类：业务处理子系统（与业务循环紧密联系）以及总账及报表子系统（专门生成财务结果）。各特定功能的业务处理子系统直接与业务活动相联系，从业务处理过程获得业务数据和信息，然后应用特定的方法和规则作出确认、计量、记录、分类，最后将其核算结果传递到总账及报表子系统。例如在采购管理子系统录入处理采购发票后，就可以在应付款子系统根据采购发票和自动转账分录模板自动确认应付账款的凭证并传递到总账系统。这样，业务发生时产生的各项数据能实时为各业务处理子系统采集，并且不需要经过转抄或传递，自动生成记账凭证进入总账子系统，保证了财务数据的及时性和准确性。而且由于数据直接来源于各业务单据，能够追查到业务发生的来龙去脉。企业的业务活动与AIS各子系统的对应关系可见图1。

从职能的融合看，财会人员将与业务人员共同参与业务过程，甚至能够在业务执行中进行事前、事中控制。仅以采购付款业务为例，财务审核是因为有了单据（如采购发票、运费发票等）就付款，那为何会有这些单据？为何是这些单据？单据中的价格是否合理？这些单据流转多次后才到财务，会经过哪些部门，并体现在相应部门的何种账表中等等都将进入财会人员的工作视野。这样，财会人员将改变其工作范围，将工作扩展到企业业务过程，有助于实时控制事中业务并处理风险。财务人员甚至会参与到企业战略制定，参与制定业务处理规则，实现从核算向管理和控制的转变。

图1 AIS与业务过程的关系

三、现代会计信息系统中的会计处理流程详析——以采购入库和成本分析为例

（一）采购及入库业务

企业级AIS的各子系统中每个业务单据之间、业务单据与业务基础资料和管理资料之间的联系形成了一个全面而严密的信息网，不断传递和接受着来自其他子系统的各种业务信息。

以采购活动为例，其主要的业务流程如下：请购部门提出申请，采购部门批准采购，检查在货清单，选择供应商，签订采购订单，获取发货通知，收到物料，库存部门验收入库，财务部门确认采购成本，支付货款（销售及出库业务与之相似，相当于是采购入库业务的逆过程，本文不再赘述）。

财务数据的生成过程如图2。图2虚线以上部分为物流过程，虚线以下部分为资金流过程，两者同时进行，就像硬币的正反两面，相辅相成，共同完成采购入库业务。在业务单据流转过程中各业务子系统在业务完成结果后生成记账凭证，汇总到总账部门生成财务数据。

在采购入库业务中，财会人员的工作不再是被动接收单据并进行事后确认采购结果的闭门造车活动，而是保持同各个相关业务部门信息的实时沟通。可以在业务执行过程中参与管理活动。财务部门应会同采购部门编制采购预算和资金使用计划；关注由于采购材料质量问题引起的产品成本失控；关注产品成本中的材料成本差异分析，改进采购工作。

图2 采购入库业务会计信息处理流程

（二）成本核算业务

传统的部门级AIS在处理成本业务时必须把仓库、生产和人事等部门提供的生产领料单、其他出库单、生产任务单及考勤等手工数据进行重新整理并输入系统。工作量巨大，数据冗余多，通用化的成本核算子系统难以在部门级AIS中得到实施。而企业级AIS中成本核算子系统与存货核算、库存管理及生产计划等子系统集成，成本数据在生产环节产生时就可以实时传递到成本核算系统，极大地减轻了成本系统的日常输入数据量，也杜绝了数据的不一致现象，便于及时控制成本。如：材料费用数据来自库存子系统的生产领料单；折旧费用来自固定资产子系统的折旧清单；人工费用来自工资子系统的工资明细表；投入产量来自计划管理子系统的生产任务单；完工产量来自库存子系统的产品入库单等。

有了计算产品成本的基础数据，还要明确产品成本计算方法。ERP环境下的AIS中计算产品成本多采用成本累加计算法，系统把产品结构中各层次物料的成本，按低层累计和本层发生的材料费、人工费和变动及固定间接费以及合计值分别列出，用成本物料单（即costed BOM）的报表形式表示。成本物料单能详细地表达每一种物料的各类成本费用，又可以表达每一层的物料价值，对分析成本构成，寻求降低成本的切入点都提供了充分的信息。

新环境下的财务人员需要了解企业产品结构与工艺路线，明白加工单如何在各道工序间流转，生产排程及工时底数的设计等等。进行成本分析时要从成本结构、成本类型及不同期间成本三种角度对成本升降原因进行分析，生成分析报告，为企业的成本决策提供重要的信息。其中，成本结构分析可以提供企业成本的构成情况，知道企业控制成本的重心；成本类型分析，可以掌握企业成本控制的力度；不同期间成本的对比，可以掌握企业成本的变化和重大影响因素。

本文在此通过分析较典型的订单成本核算方法来进行成本核算会计处理流程的说明。在财务业务一体化的信息系统中，每一种制造物料（包括半成品、产成品）的加工和装配都要生成相应的生产订单，通过生产订单来进行管理。在生产的过程中，按照业务发生的先后顺序，实时地将生产领料、工时核算、产成品或半成品入库业务集成到财务，及时地计算生产成本并分析成本差异，而不是到月末或整个产品完工时才计算产品成本。流程如图3。

图3 订单成本核算分析流程

四、现代会计信息系统中的会计处理流程对企业管理的深远影响

企业级AIS能够在会计处理流程中实时采集到影响企业资产、负债和所有者权益构成的经济事件的财务信息，因而不仅能做大事后分析和决策，还可进行有效的事中控制。在ERP环境下，AIS已经实现了和企业管理信息系统的高度集成，会计工作的重点也将由财务会计转向同时重视财务会计和管理会计工作。如何根据本企业的管理方式、行业特点等因素，结合企业的业务流程改进会计处理流程，是建立ERP系统后企业必须面临的问题。充分利用企业级AIS的强大优势，对会计流程进行重组优化，将提高数据传递水平、数据利用能力，能够协助管理者解决具有多样化和不确定性的问题，从而提升企业整体管理水平。

参考文献：

[1]杨周南.会计信息系统——面向财务业务一体化〔M〕.北京：电子工业出版社，2010.

[2]关萍，王伟国.基于事项凭证的财务业务一体化会计核算流程的应用〔J〕.商业会计，2010（10）.

[3]丁文将.基于流程管理的企业会计流程重组探析〔J〕.财会月刊，2017（04）.

[4]王风华.不同ERP应用模式下的会计处理流程与审计流程分析〔J〕.财会月刊，2011（03）.

[5]宁云才，苏士勇.也谈ERP软件中的财务业务一体化〔J〕.财务与会计，2009（04）.