人事档案管理体系中信息化管理模式的建设

秦丽娟

【摘要】本文就机关内部如何针对自身的人事管理架构建立完善的人事档案信息化管理体系展开详细探讨，并提出具体研究对策，供广大同行借鉴。

【关键词】人事档案管理;信息化管理模式;问题研究

一、人事档案管理体系中信息化管理模式建设的必要性

以大数据分析技术、移动交互技术为导向的人事档案数字化管理体系的构建主要以人事活动常态化管理、人事变动、人事信息共享、信息更新为导向，结合不同单位内部人事管理架构的不同开展相应的信息管理活动。可以说，数字化人事档案管理体系的构建以单位内部的基本人事组织模式为导向，根据单位内部的人事环境、人事管理体系、人力资源分布情况进行管理。其中大数据分析技术和移动信息交互技术的集中化应用是基于人事信息数字资源、电子资源形成的数据分析体系。因为在企事业单位社会职能履行的过程中，单位内部的人事情况每天都处在相对变化、运动的过程中，产生的信息内容相对较多，需要强大的信息处理机制对其产生的信息内容进行优化选取，选择出最有价值的信息材料进行整理、分类、归档。大数据分析技术主要是根据单位每天的人事活动情况的变化趋势进行分析、预测和计算，选取有价值的信息内容进行分类并根据信息性质的不同选择不同的数据库对相应的人事变化信息予以归档和存储，满足后期管理部门人事档案信息查询的需要。

二、人事档案管理体系中信息化管理模式建设的途径

（一）以机关单位内部宣传机制的信息传递流程进行建设。借助移动互联网平台、信息收发平台、档案数据资源网站以数字技术、大数据技术为导向的人事档案数字化管理体系的建设，还要根据单位内部宣传机制的信息传递流程进行建设。人事管理是现代机关企事业单位内部管理机制的重要组织环节，直接关系到本单位的管理效率和运营效率。因此以数字技术为核心的档案数字化管理体系有着明显的信息搜集、材料总结、资源对接等优势。因此在单位内部构建数字化人事信息管理体系，要切实根据单位内部宣传的信息要求进行，按照信息传播策略组织档案管理体系建设。以互联平台为导向的档案资源数据库有着较大的风险性，不能有效防护各种虚假信息资源。所以，以单位内部信息宣传机制作为条件限制，可有效约束档案信息管理方式，提高档案信息资源的处理能力。

（二）适应数字化建设的客观需要，建立信息交替互补机制。机关单位内部构建数字化人事档案管理体系，提升自身的信息化管理水平，就要适应数字化建设的客观需要，以信息技术、网络技术、移动媒体技术、数据分析技术为导向，建立多元化的信息交替互补机制。数字化是以信息局域网络为基础，利用先进的信息化手段和通信工具，包括各種移动终端设备而形成的数字化管理机制。在数字化管理体系建设过程中，必须要以符合数字化发展趋势需要为基础，根据用户组成的不同，构建基于用户管理、资源统一对接的网络协调管理系统。高质量的人事档案管理体系建设要为科学管理提供有力支撑，要遵循一般性的科学技术发展规律，以信息技术为引导整合人才资源，改进工作方法，提升管理质量。因为在信息技术引导下，档案管理人员只需要登录到局域网或局域网移动客户端当中点击相应的电子档案目录，就可以准确找到所要查询的档案材料，省去了查阅时间。因此数字化人事档案管理体系的建设要突出信息操作的方便快捷，以节约信息查阅时间为基础建立统一的数字网络，为各部门人事档案信息的查询提供服务。

（三）人事档案信息化管理模式建设要突出组织功能。人事档案数字化管理体系的建设，还要突出组织功能，以协调各部门的组织关系为基础，共同推进人事档案数字化管理建设进程。人事档案涉及单位中各个部门的信息内容，包括人事管理、人员调动、人事档案、教育培训、绩效考核、人员审查、党员统计等方方面面，因此人事档案数字化建设必须突出各组织部门的建设职能，发挥各组织部门的职能关系，多方联动，制定科学合理的信息采集维护和使用规定，明确界定各级各部门的责任区分、权限和义务，形成科学有序的信息化管理机制。在调动各组织部门组织职能的同时，要加强各组织部门人事管理人员的信息化培训，提高使用者的信息化操作能力，促进其形成信息化素养，让其根据人事变动情况对人事信息资源更新与维护，切实保障人事信息资源的准确有效。

（四）制定统一的信息资源管理标准。在人事档案数字化管理体系建设过程中还要制定统一的管理标准，充分利用科技手段构建数字化信息共享平台。在大数据分析技术和信息技术的引导下，数字传媒已成为当前社会信息传递的主要形式。图片、文本、声音、录像都以数字化编码的形式进行信息传播。因此，在单位内部人事数字化管理体系建设过程中，要突出信息共享平台的建设，建立专门的资源共享网站和信息共享机制，打造一体化的人事档案信息共享体系，满足各领域、各部门的档案信息查询需要。

三、结语

综上所述，机关单位内部要建立信息化、数字化人事档案管理体系就要根据自身组织架构的不同，通过发挥各部门的社会职能，多方联动，建设统一的数字化人事档案信息管理体系，突出信息共享功能和信息管理职能，促进档案信息多元化共享、多方传递，满足单位内部各组织部门人事档案信息检索与查询的需要。

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